Utiliser les e-mails dans ClickUp

Avec cette ClickApp, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement dans une tâche. Les réponses seront toutes dirigées dans le même fil sous la tâche. Envoyez un commentaire à vos collègues en interne aussi simplement qu'un e-mail à une personne en dehors de ClickUp.

Vous pouvez également créer des tâches ou ajouter des commentaire par e-mail.

Ce dont vous aurez besoin

  • Les propriétaires et administrateurs de l'environnement de travail peuvent activer cette ClickUp.
  • Les invités ne peuvent pas utiliser la ClickApp E-mail.
  • Les environnements de travail avec le forfait Free Forever bénéficient d'un compte e-mail gratuit avec 100 utilisations.
  • Les environnements de travail avec le forfait Unlimited bénéficient d'un compte d'e-mail avec utilisations illimitées.
  • Les environnements de travail utilisant un forfait Business ou supérieur bénéficient de deux comptes de messagerie gratuits, y compris des signatures et des modèles d’e-mail.
  • Les environnements de travail avec le forfait Business et supérieur peuvent retirer le filigrane Sent using ClickUp des e-mails envoyés depuis ClickUp.
  • Les environnements de travail avec un forfait Business Plus et Enterprise peuvent utiliser des permissions personnalisées pour les administrateurs et les membres.
  • Chaque compte d'e-mail que vous ajoutez peut transférer automatiquement jusqu'à 100 contacts vers ClickUp.

Fournisseurs d'e-mail pris en charge

ClickUp prend actuellement en charge les fournisseurs d'e-mail suivants :

Activer la ClickApp E-mail

Avant d'envoyer ou de recevoir des e-mails dans ClickUp, un propriétaire ou administrateur de l'environnement de travail doit activer la ClickApp E-mail.

Pour activer la ClickApp : 

  1. Cliquez sur l’avatar de votre compte.
  2. Sélectionnez Mes paramètres.
  3. Dans la barre latérale, cliquez sur ClickApps.
  4. Cherchez et sélectionnez E-mail.
  5. Cliquez sur le bouton pour activer la ClickApp E-mail.
  6. Dans le menu déroulant Espaces, sélectionnez l'endroit où vous souhaitez activer la ClickApp.
  7. Sélectionnez Publiez les réponses aux e-mails sous forme de réponses filées au lieu de nouveaux commentaires si vous souhaitez que les e-mails apparaissent dans l'activité de votre tâche.

Autoriser les e-mails dans ClickUp

Lorsque vous ajoutez votre compte d'e-mail à ClickUp, les permissions requises par ClickUp changent en fonction de votre prestataire d'e-mail. Pour plus d'informations sur ces permissions, consultez les articles suivants :

Gérer les comptes d'e-mail

Pour gérer les adresses e-mail connectées à votre environnement de travail :

  1. Cliquez sur le menu d’actions rapides dans le coin supérieur droit et sélectionnez Centre d’applications.
  2. Sélectionnez E-mail.

Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent gérer les comptes e-mail depuis le Centre d’applications.

Les comptes d'e-mail peuvent être utilisés par un nombre illimité de personnes. Par exemple, vous pouvez choisir de faire utiliser un seul compte d'e-mail par tous les membres de votre environnement de travail.

L'utilisateur qui a connecté le compte d'e-mail doit donner la permission aux autres personnes pour qu'elles puissent envoyer des message depuis celui-ci.

Il peut parfois être nécessaire de procéder à une nouvelle authentification des adresses e-mail que vous avez ajoutées à ClickUp sur la page d'intégration E-mail, selon les politiques de sécurité de votre entreprise ou de votre fournisseur d'e-mail.

Acheter des comptes d'e-mail supplémentaires

Les administrateurs et les propriétaires avec le forfait Unlimited et supérieur peuvent acheter des comptes d'e-mail supplémentaires depuis la page Intégrations ou en rédigeant un e-mail.

Page Intégrations

Pour acheter des comptes d'e-mail supplémentaires depuis la page Intégrations :

  1. Cliquez sur le menu d’actions rapides dans le coin supérieur droit et sélectionnez Centre d’applications.
  2. Sélectionnez E-mail.
  3. Cliquez sur + Ajouter un nouveau.

Rédiger un e-mail

Pour acheter des comptes d'e-mail supplémentaires lorsque vous rédigez un e-mail :

  1. Cliquez sur le champ De.
  2. Sélectionnez Ajouter un compte de messagerie.

Le tarif d’un compte d’e-mail supplémentaire est de 24 $/an ou 2 $/mois. Ce prix sera ajusté au prorata du temps restant avant votre prochaine date de renouvellement.

Une fois les comptes supplémentaires achetés, les membres pourront associer leurs propres comptes d'e-mail à leur environnement de travail.

Vous aurez besoin d'une carte de crédit active associée à l'environnement de travail pour ajouter une nouvelle adresse e-mail à ce compte. Si vous ajoutez un compte pendant un cycle de facturation, le tarif sera calculé au prorata du temps restant avant la date de renouvellement de votre forfait.

Retirer des comptes d'e-mail

Les administrateurs et les propriétaires peuvent retirer des comptes d'e-mail de la page Intégrations ou en rédigeant un e-mail.

Page Intégrations

Pour retirer un compte d'e-mail depuis la page Intégrations :

  1. Cliquez sur le menu d’actions rapides dans le coin supérieur droit et sélectionnez Centre d’applications.
  2. Dans la barre latérale, sélectionnez E-mail.
  3. Cliquez sur Gmail ou Outlook Email.
  4. Cliquez sur Configurer.
  5. Placez le curseur au-dessus de l'e-mail que vous souhaitez retirer et cliquez sur l'icône Supprimer à droite.
  6. Lisez la fenêtre modale d'avertissement, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer. 

Capture d'écran du bouton supprimer à côté d'un e-mail.

Rédiger un e-mail

Pour retirer un compte d'e-mail en rédigeant un e-mail :

  1. Cliquez sur le champ De.
  2. Sélectionnez Gérer les comptes.
  3. Placez le curseur au-dessus de l'e-mail que vous souhaitez retirer et cliquez sur l'icône Supprimer à droite.
  4. Lisez la fenêtre modale d'avertissement, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer

Envoyer des e-mails à partir d’une tâche

Une fois que la ClickApp est activée, vous pouvez envoyer votre premier e-mail.

Pour envoyer un e-mail depuis une tâche :

  1. Ouvrez une tâche.

  2. Cliquez dans le champ Commentaires en bas à droite.

  3. Cliquez sur l'icône e-mail dans le coin inférieur gauche.

  4. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer un e-mail.

    • Si vous n'avez pas connecté d'adresse de messagerie, cliquez sur le champ De et sélectionnez Associer un e-mail.

Une fois que vous avez envoyé un e-mail depuis votre tâche, les réponses seront automatiquement dirigées vers le fil d'activité de la tâche, sur la droite de la fenêtre.

Afin de recevoir des notifications pour les réponses à votre e-mail, vous devez activer les notifications ClickBot. Il faut également que l'e-mail original ait été envoyé depuis la tâche ou que vous suiviez ce fil.

ClickUp prend en charge les fonctionnalités d'e-mail suivantes :

  • De : sélectionnez l'adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez envoyer votre message.

  • À : saisissez l'adresse e-mail du destinataire.

    • Si votre tâche a un champ personnalisé e-mail, cette adresse apparaîtra dans les suggestions lorsque vous rédigez un message. Cliquez sur l'e-mail suggéré pour remplir ce champ plus rapidement.

  • Cc : envoyez une copie carbone de votre e-mail.

  • Cci : envoyez une copie carbone invisible de votre e-mail.

  • Objet : saisissez l'objet de votre e-mail. 

    • Si la ligne d'objet d'un e-mail envoyé depuis ClickUp est modifiée par le destinataire, vous ne recevrez pas la réponse dans ClickUp. 
  • Message : saisissez le corps de votre e-mail.

  • Pièces jointes : joignez des fichiers à votre e-mail.

  • Signatures : avec le forfait Business ou supérieur, utilisez facilement des signatures d'e-mail personnalisées.

  • Modèles : avec le forfait Business ou supérieur, répétez les mêmes processus avec des modèles d'e-mail personnalisés.

Les e-mails envoyés depuis une tâche ClickUp sont soumis aux limites de taille de pièce jointe du fournisseur d'e-mail. Par exemple, avec Gmail, les pièces jointes sont limitées à 25 Mo.

Créer des signatures d'e-mail

Les environnements de travail avec le forfait Business ou supérieur peuvent créer des signatures pour leurs e-mails. Chaque membre peut configurer plusieurs signatures.

Pour créer une signature :

  1. Lorsque vous rédigez un e-mail à partir d'une tâche, sélectionnez Ajouter une signature dans le coin inférieur gauche.

  2. Sélectionnez Ajouter une signature ou Gérer les signatures parmi les options.

  3. Donnez un nom à votre signature.

  4. Créez votre signature.

    Vous pouvez écrire votre signature en HTML en cliquant sur l'icône dans le coin supérieur droit.
  5. Enregistrez la signature.

Vous pouvez définir une signature par défaut en cliquant sur les points de suspension (...) à coté de la signature et en activant l'option Définir comme signature par défaut.

Permissions personnalisées d'e-mail

Les propriétaires et administrateurs d'environnements de travail avec un forfait Business Plus et Enterprise peuvent paramétrer des permissions personnalisées d'e-mail. Pour paramétrer des permissions personnalisées :

  1. Cliquez sur l’avatar de votre compte dans le coin supérieur droit et sélectionnez Mes paramètres. Dans la barre latérale, cliquez sur Sécurité et permissions.
  2. Faites défiler la page jusqu’aux Permissions avancées.
  3. Deux permissions d’e-mail peuvent être activées ou désactivées pour les membres et les administrateurs :
    • Envoyer des e-mails (ClickApp E-mail) : donne la permission à l’utilisateur d’envoyer des e-mails avec la ClickApp E-mail. La permission Ajouter des comptes de messagerie doit être activée au préalable.
    • Ajouter des comptes de messagerie (ClickApp E-mail) : donne la permission à l’utilisateur d’ajouter des comptes d’e-mail autorisés avec la ClickApp E-mail.

Activer la permission Ajouter des comptes de messagerie active automatiquement la permission Envoyer des e-mails, mais toutes les combinaisons de ces deux permissions sont possibles.

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