Besoin de remplacer un collègue malade et de suivre avec l'un de ses clients ? Les informations sont souvent perdues dans les e-mails, qu'il s'agisse de communications avec des clients ou de relations avec des fournisseurs. Utilisez le ClickApp E-mail pour maintenir le contexte et les conversations à proximité du travail.

Envoyez et recevez des e-mails directement depuis les tâches et affichez les réponses comme des commentaires séparés ou en fil de discussion. You can quickly switch between leaving a comment for internal teammates and sending an email to anyone outside of ClickUp.

Vous pouvez également créer des tâches ou ajouter des commentaire par e-mail.

Ce dont vous aurez besoin

• Les propriétaires et administrateurs de l'environnement de travail peuvent activer cette ClickUp.
• Les invités ne peuvent pas utiliser la ClickApp E-mail.
• Les environnements de travail avec le forfait Free Forever bénéficient d'un compte e-mail gratuit avec 100 utilisations.
• Les environnements de travail avec le forfait Unlimited bénéficient d'un compte d'e-mail avec utilisations illimitées.
• Les environnements de travail utilisant un forfait Business ou supérieur bénéficient de deux comptes de messagerie gratuits, y compris des signatures et des modèles d’e-mail.
• Les environnements de travail avec le forfait Business et supérieur peuvent retirer le filigrane Sent using ClickUp des e-mails envoyés depuis ClickUp.
• Les environnements de travail avec un forfait Business Plus et Enterprise peuvent utiliser des permissions personnalisées pour les administrateurs et les membres.
• Chaque compte d'e-mail que vous ajoutez peut transférer automatiquement jusqu'à 100 contacts vers ClickUp.

Fournisseurs d'e-mail pris en charge

ClickUp prend actuellement en charge les fournisseurs d'e-mail suivants :

• Outlook : les e-mails des domaines hotmail.com, live.com et outlook.com.
• IMAP : les clients hérités qui ne prennent pas en charge OAUTH, y compris les serveurs MicrosoftExchange sur site.
• Gmail (OAuth) : les e-mails du domaine gmail.com.
• Microsoft 365 (OAuth) : les comptes d'e-mail utilisant les services payants de Microsoft 365, y compris les environnements d'échange hybride.

Activer la ClickApp E-mail

Avant d'envoyer ou de recevoir des e-mails dans ClickUp, un propriétaire ou administrateur de l'environnement de travail doit activer la ClickApp E-mail.

Pour activer la ClickApp : 

1. Cliquez sur l’avatar de votre compte.
2. Sélectionnez Mes paramètres.
3. Dans la barre latérale, cliquez sur ClickApps.
4. Cherchez et sélectionnez E-mail.
5. Cliquez sur le bouton pour activer la ClickApp E-mail.
6. Dans le menu déroulant Espaces, sélectionnez l'endroit où vous souhaitez activer la ClickApp.
7. Sélectionnez Publiez les réponses aux e-mails sous forme de réponses filées au lieu de nouveaux commentaires si vous souhaitez que les e-mails apparaissent dans l'activité de votre tâche.

Autoriser les e-mails dans ClickUp

Lorsque vous ajoutez votre compte d'e-mail à ClickUp, les permissions requises par ClickUp changent en fonction de votre prestataire d'e-mail. Pour plus d'informations sur ces permissions, consultez les articles suivants :

• Permissions pour Outlook
• Authentification d'e-mail Gmail
• Authentification d'e-mail Office 365

Envoyer des e-mails à partir d’une tâche

Une fois que la ClickApp est activée, vous pouvez envoyer votre premier e-mail.

Pour envoyer un e-mail depuis une tâche :

1. Ouvrez une tâche.

2. Cliquez dans le champ Commentaires en bas à droite.

3. Cliquez sur l'icône e-mail dans le coin inférieur gauche.

4. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer un e-mail.

   • Si vous n'avez pas connecté d'adresse de messagerie, cliquez sur le champ De et sélectionnez Associer un e-mail.

Une fois que vous avez envoyé un e-mail depuis votre tâche, les réponses seront automatiquement dirigées vers le fil d'activité de la tâche, sur la droite de la fenêtre.

Afin de recevoir des notifications pour les réponses à votre e-mail, vous devez activer les notifications ClickBot. Il faut également que l'e-mail original ait été envoyé depuis la tâche ou que vous suiviez ce fil.

ClickUp prend en charge les fonctionnalités d'e-mail suivantes :

• De : sélectionnez l'adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez envoyer votre message.

• À : saisissez l'adresse e-mail du destinataire.

  • Si votre tâche a un champ personnalisé e-mail, cette adresse apparaîtra dans les suggestions lorsque vous rédigez un message. Cliquez sur l'e-mail suggéré pour remplir ce champ plus rapidement.

• Cc : envoyez une copie carbone de votre e-mail.

• Cci : envoyez une copie carbone invisible de votre e-mail.

• Objet : saisissez l'objet de votre e-mail. 

  • Si la ligne d'objet d'un e-mail envoyé depuis ClickUp est modifiée par le destinataire, vous ne recevrez pas la réponse dans ClickUp. 

• Message : saisissez le corps de votre e-mail.

• Pièces jointes : joignez des fichiers à votre e-mail.

• Signatures : avec le forfait Business ou supérieur, utilisez facilement des signatures d'e-mail personnalisées.

• Modèles : avec le forfait Business ou supérieur, répétez les mêmes processus avec des modèles d'e-mail personnalisés.

Les e-mails envoyés depuis une tâche ClickUp sont soumis aux limites de taille de pièce jointe du fournisseur d'e-mail. Par exemple, avec Gmail, les pièces jointes sont limitées à 25 Mo.

Créer des signatures d'e-mail

Les environnements de travail avec le forfait Business ou supérieur peuvent créer des signatures pour leurs e-mails. Chaque membre peut configurer plusieurs signatures.

Pour créer une signature :

1. Lorsque vous rédigez un e-mail à partir d'une tâche, sélectionnez Ajouter une signature dans le coin inférieur gauche.

2. Sélectionnez Ajouter une signature ou Gérer les signatures parmi les options.

3. Donnez un nom à votre signature.

4. Créez votre signature.

   Vous pouvez écrire votre signature en HTML en cliquant sur l'icône dans le coin supérieur droit.

5. Enregistrez la signature.

Vous pouvez définir une signature par défaut en cliquant sur les points de suspension (...) à coté de la signature et en activant l'option Définir comme signature par défaut.

Envoyer un e-mail en tant que

Utilisez un nom personnalisé lors de l'envoi d'e-mails.

Certains prestataires de messagerie envoient uniquement des e-mails en utilisant le nom par défaut de votre compte d’e-mail.

Pour utiliser un nom personnalisé :

1. Cliquez sur le champ De.
2. Sélectionnez Gérer les comptes.
3. Cliquez sur l'icône d'extension à gauche de votre adresse e-mail.
4. Sous Envoyer un e-mail en tant que, tapez le nom que vous souhaitez utiliser.
   
5. Cliquez sur Enregistrer.

Permissions personnalisées d'e-mail

Les propriétaires et administrateurs d'environnements de travail avec un forfait Business Plus et Enterprise peuvent paramétrer des permissions personnalisées d'e-mail. Pour paramétrer des permissions personnalisées :

1. Cliquez sur l’avatar de votre compte dans le coin supérieur droit et sélectionnez Mes paramètres. Dans la barre latérale, cliquez sur Sécurité et permissions.
2. Faites défiler la page jusqu’aux Permissions avancées.
3. Deux permissions d’e-mail peuvent être activées ou désactivées pour les membres et les administrateurs :
   • Envoyer des e-mails (ClickApp E-mail) : donne la permission à l’utilisateur d’envoyer des e-mails avec la ClickApp E-mail. La permission Ajouter des comptes de messagerie doit être activée au préalable.
   • Ajouter des comptes de messagerie (ClickApp E-mail) : donne la permission à l’utilisateur d’ajouter des comptes d’e-mail autorisés avec la ClickApp E-mail.

Activer la permission Ajouter des comptes de messagerie active automatiquement la permission Envoyer des e-mails, mais toutes les combinaisons de ces deux permissions sont possibles.