Protégez les informations importantes de vos champs personnalisés. Choisissez qui peut interagir avec chaque champ personnalisé pour protéger les notes internes sur les clients, les informations sensibles de projet, et bien plus encore.
Vous pouvez définir des autorisations pour tous les membres de votre Environnement de travail et utiliser des exceptions pour des personnes spécifiques, des Super Agents et des Teams !
Ce dont vous aurez besoin
- Les autorisations de champ personnalisé sont disponibles avec les plans Business Plus et Enterprise.
- Si un champ personnalisé ne dispose d'aucune autorisation définie, tout rôle utilisateur disposant des autorisations de rôle personnalisé Gérer les champs personnalisés peut définir des exceptions ou rendre le champ privé.
- Si quelqu'un d'autre que le créateur du champ personnalisé rend ce champ privé, le créateur conserve l'accès au champ.
- Les propriétaires d'Environnement de travail peuvent autoriser les administrateurs à gérer les champs personnalisés privés dans le plan Enterprise.
Types d'autorisations de champ personnalisé
Il existe cinq types d'autorisations de champ personnalisé.
| Autorisation de champ personnalisé | Description |
| Environnement de travail par défaut | Le rôle utilisateur de chaque personne et les autorisations de rôle personnalisé associées déterminent son niveau d'accès au champ personnalisé. Il s'agit du paramètre par défaut lorsqu'aucune autorisation n'est sélectionnée pour un champ personnalisé. |
| Peut modifier | Les personnes, Super Agents ou Teams disposant de ce niveau d'autorisation peuvent modifier le champ personnalisé et définir ses valeurs sur les tâches. |
| Peut définir | Les personnes, Super Agents ou Teams disposant de ce niveau d'autorisation peuvent définir les valeurs du champ personnalisé sur les tâches. Elles ne peuvent pas modifier le champ personnalisé. |
| Peut afficher | Les personnes, Super Agents ou Teams disposant de ce niveau d'autorisation peuvent voir le champ personnalisé, mais ne peuvent ni définir ses valeurs ni modifier sa description. |
| Privé | Seules les personnes et les Super Agents ajoutés dans la section Exceptions peuvent voir les champs personnalisés privés. Ces champs sont masqués pour tous les autres utilisateurs. |
Des questions ? Consultez notre FAQ sur les autorisations de champs personnalisés !
Autorisations
Définissez un niveau d'autorisation pour votre champ personnalisé. Tous les membres de votre Environnement de travail bénéficieront de cette autorisation, sauf si une personne disposant de l'autorisation de rôle personnalisé Gérer les champs personnalisés la remplace pour des personnes spécifiques et des Super Agents via des exceptions.
Pour définir des autorisations pour un champ personnalisé :
- Dans le Gestionnaire de champs personnalisés, cliquez sur le nom du champ.
- Dans la barre latérale droite, cliquez sur Plus de paramètres et d'autorisations.
- Cliquez sur le menu déroulant Autorisations et sélectionnez un niveau.
Exceptions
Définissez des autorisations de champ personnalisé prioritaires pour des personnes spécifiques, des Super Agents et des Teams. Les exceptions remplacent toujours les autorisations du champ ainsi que les autorisations basées sur le rôle de la personne ou de la Team.
Par exemple, les membres ne peuvent généralement pas modifier les champs personnalisés. Si un administrateur ou un propriétaire définit l'exception d'un membre sur Peut modifier pour un champ personnalisé, ce membre pourra désormais modifier ce champ.
Les créateurs de champs personnalisés conservent l'accès aux champs personnalisés qu'ils créent, même si leur rôle utilisateur change.
Définir des exceptions pour un champ existant
Pour définir une nouvelle exception pour des champs personnalisés existants depuis le Gestionnaire de champs personnalisés :
- Cliquez sur un champ pour ouvrir la barre latérale de l'éditeur.
- Cliquez sur Plus de paramètres et d'autorisations.
- Cliquez sur Ajouter une exception.
- Recherchez et sélectionnez la personne, le Super Agent ou la Team. Ils apparaîtront dans la section Exceptions.
- À droite de leur nom, cliquez sur leur niveau d'autorisation actuel et sélectionnez-en un nouveau.
Définir des exceptions pour un nouveau champ
Vous pouvez également définir des exceptions lors de la création d'un nouveau champ personnalisé depuis la vue Liste ou Tableau.
Rendre un champ personnalisé privé
Rendez un champ personnalisé existant privé et partagez-le avec des personnes et des Super Agents spécifiques. Le champ sera visible dans les tâches et les vues uniquement pour les personnes et les Super Agents disposant d'une autorisation explicite.
Pour rendre un champ personnalisé existant privé depuis le Gestionnaire de champs personnalisés :
- Cliquez sur un champ pour ouvrir la barre latérale de l'éditeur.
- Cliquez sur Plus de paramètres et d'autorisations.
- Cliquez sur l'icône de verrou.
- Les exceptions existantes ne sont pas affectées. Mettez à jour celles que vous souhaitez modifier.
Si quelqu'un d'autre que le créateur rend un champ personnalisé privé, le créateur conserve l'accès au champ.
Trier, regrouper et filtrer les tâches par champs personnalisés privés
Les personnes et les Super Agents disposant des autorisations nécessaires peuvent regrouper, trier et filtrer les tâches par champs personnalisés privés dans leurs vues.
Si la vue est enregistrée, les personnes et les Super Agents ne disposant pas des autorisations sur le champ privé ne verront pas le regroupement, le tri ou le filtrage appliqués à leur vue.
Si une personne ne disposant pas des autorisations sur un champ privé modifie et enregistre une vue regroupée, triée ou filtrée par ce champ privé, la vue perd le regroupement, le tri ou le filtrage associés à ce champ.
Utiliser des champs personnalisés privés avec des formulaires
Les personnes et les Super Agents disposant des autorisations nécessaires peuvent ajouter des champs personnalisés privés à des Formulaires. Le champ privé sera visible pour toute personne qui remplit le Formulaire.
Les personnes et les Super Agents de votre Environnement de travail ne disposant pas des autorisations verront un espace réservé pour le champ personnalisé lors de la modification du Formulaire.
Utiliser des champs personnalisés privés avec des Automatisations
Les personnes et les Super Agents disposant des autorisations nécessaires peuvent utiliser des champs personnalisés privés dans des Automatisations.
Les personnes et les Super Agents ne disposant pas des autorisations verront un espace réservé pour l'Automatisation lors de la gestion des Automatisations.
Utiliser des champs personnalisés privés dans des Formules
Vous devez avoir accès à tous les champs utilisés dans les Formules pour voir les résultats. Si une Formule utilise un champ privé auquel vous n'avez pas accès, les résultats ne s'afficheront pas.
Autoriser les administrateurs à gérer les champs personnalisés privés
Dans le plan Enterprise, les propriétaires d'Environnement de travail peuvent autoriser les administrateurs à gérer les champs personnalisés privés dans leurs paramètres d'autorisations avancées.