La recherche connectée transforme la façon dont les équipes travaillent en supprimant les silos, en éliminant les changements d'application et en transformant des données dispersées en informations exploitables en temps réel.

Cette recherche connectée d'entreprise unifie la recherche entre les applications, tire parti de Brain et des Super Agents pour trouver des fichiers, améliore la collaboration et intègre votre Environnement de travail aux outils existants.

La recherche connectée est disponible sur tous les forfaits dans le cadre d'un essai à durée limitée. Des restrictions s'appliqueront à l'avenir.

Il existe deux types de recherche connectée :

• Recherche connectée personnelle : les connexions personnelles vous sont réservées. Vous pouvez rechercher tous les fichiers auxquels vous avez accès dans l'application connectée, et personne d'autre ne peut effectuer de recherche dans vos connexions personnelles.
• Recherche connectée de l'Environnement de travail : permettez à tous les membres de l'Environnement de travail de rechercher des fichiers à partir du compte connecté. Pour plus de détails, consultez le tableau de la section Recherche connectée de l'Environnement de travail ci-dessous.

Les propriétaires et administrateurs de l'Environnement de travail peuvent activer le ClickApp Recherche connectée et connecter des applications.

Les invités ne peuvent pas utiliser la recherche connectée.

Recherche connectée personnelle

Connectez d'autres applications pour les inclure dans vos résultats de recherche ClickUp. Les résultats provenant des autres applications ne seront visibles que par vous.

Vous pouvez rechercher tous les fichiers auxquels vous avez accès dans l'application connectée, et personne d'autre ne peut effectuer de recherche dans vos connexions personnelles.

La recherche connectée personnelle est disponible pour les applications suivantes :

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• SharePoint
• OneDrive
• Outlook Mail
• Notion
• Microsoft Teams

Recherche connectée de l'Environnement de travail

Connectez d'autres applications pour les inclure dans les résultats de recherche ClickUp pour tous les membres de votre Environnement de travail.

La recherche connectée de l'Environnement de travail est disponible pour les applications suivantes :

Activer le ClickApp Recherche connectée

Un propriétaire ou un administrateur de l'Environnement de travail doit activer le ClickApp Recherche connectée pour votre Environnement de travail :

1. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur l'avatar de votre Environnement de travail.
2. Sélectionnez Applications.
3. Recherchez Recherche connectée ou parcourez les applications, puis activez-la.

Connecter une application

Découvrez comment connecter une application externe pour commencer à utiliser la recherche connectée !

Activer la recherche connectée

Lorsque vous connectez une application, la recherche connectée est activée par défaut. Si vous l'avez désactivée pendant la configuration, vous pouvez l'activer manuellement.

Pour activer manuellement la recherche connectée pour une application depuis l'App Center :

1. Recherchez et sélectionnez l'intégration.
2. Cliquez sur l'onglet Personnel ou Environnement de travail.
3. Cliquez sur le bouton bascule en regard de Recherche connectée personnelle ou Recherche connectée de l'Environnement de travail.
4. En regard de votre connexion, cliquez sur Enregistrer ou Reconnecter.
5. L'indexation démarre. Vous pouvez suivre sa progression en ouvrant la barre de commandes IA.
6. Une fois l'indexation terminée, les fichiers de l'intégration s'affichent lorsque vous effectuez une recherche dans votre Environnement de travail. Les résultats affichent l'icône de leur application en regard.

Filtrer les résultats de recherche par application

Vous pouvez filtrer les résultats de recherche par application de recherche connectée en les épinglant à la barre de commandes IA.

Utiliser les Super Agents et Brain pour rechercher des fichiers

Tirez parti de la recherche connectée dans vos Super Agents et Brain.

Indexation de la recherche

Apprenez-en plus sur l'indexation de la recherche.

Qu'est-ce qu'un index de recherche ?

Lorsque vous connectez une intégration (comme SharePoint, Google Drive, etc.) à ClickUp via la recherche connectée, nous indexons les ressources : nous organisons et cataloguons les fichiers et les données de vos intégrations connectées pour les rendre facilement et rapidement consultables dans ClickUp.

Comment fonctionne l'indexation ?

Une fois la connexion établie, ClickUp analyse et ingère les données pertinentes (noms de fichiers, chemins d'accès et parfois contenu des fichiers, selon les autorisations). Les utilisateurs peuvent ainsi trouver des informations dans tous les outils connectés au même endroit, sans avoir à effectuer des recherches manuellement sur chaque plateforme.

À quelle fréquence l'indexation se produit-elle ?

• Analyse initiale : lorsqu'une nouvelle intégration est connectée, ClickUp effectue une analyse en masse pour indexer toutes les données prises en charge à partir de la source connectée.
• Mises à jour continues : après l'analyse initiale, ClickUp réanalyse périodiquement pour maintenir l'index à jour. La fréquence varie selon l'intégration, mais la plupart des sources sont actualisées toutes les quelques heures.
• Déclencheurs en temps réel (si disponibles) : certaines intégrations prennent en charge des déclencheurs basés sur des événements (par exemple, des Webhooks), ce qui permet une indexation quasi en temps réel des contenus nouveaux ou mis à jour.

Sécurité de l'indexation

Informations importantes pour les équipes de sécurité :

• Désactivation d'une connexion : si une intégration est déconnectée dans l'App Center de ClickUp, toutes les données indexées provenant de cette source sont supprimées de ClickUp.
• L'indexation est automatisée : lorsque la recherche connectée est activée, notre système ingère automatiquement les données des comptes connectés, ce qui peut apparaître dans les journaux comme un accès important ou répété aux fichiers ou aux données. Il s'agit d'un comportement normal pour cette fonctionnalité, et non d'un signe d'activité malveillante.
• Accès et autorisations : la visibilité du contenu indexé dans ClickUp dépend de la façon dont l'intégration est connectée. Pour les connexions d'Environnement de travail (administrateur), nous indexons tout ce à quoi le compte de connexion peut accéder, même si certains fichiers sont limités dans le système source. Utilisez des dossiers ou lecteurs partagés à l'échelle de l'entreprise pour éviter d'exposer des fichiers sensibles. Pour les connexions personnelles, seuls les fichiers accessibles à l'utilisateur qui établit la connexion sont indexés, et les résultats ne sont visibles que par cet utilisateur.
• Réponse aux alertes de sécurité : l'activité d'indexation automatisée peut déclencher des alertes dans vos outils de surveillance de la sécurité (SIEM, DLP, etc.), notamment lors de la configuration initiale ou des synchronisations en masse. C'est tout à fait normal. Si votre équipe de sécurité a des doutes, vous pouvez déconnecter l'intégration et les données indexées seront supprimées de ClickUp.
• La recherche connectée effectue une analyse initiale et une réindexation périodique pour maintenir les résultats à jour. Pour des sources comme SharePoint et OneDrive, cette activité en arrière-plan peut apparaître dans des journaux SIEM, DLP ou de sécurité externes sous la forme d'accès répétés ou en masse à des fichiers. Il s'agit d'un comportement attendu. Les journaux d'audit n'indiquent actuellement pas quel utilisateur a créé une connexion tierce personnelle ; les administrateurs doivent donc utiliser les connexions d'Environnement de travail approuvées comme surface de contrôle principale.

Sécurité de la recherche connectée

Découvrez la gestion des données et la sécurité de la recherche connectée.

Gestion des données et accès des utilisateurs

La recherche connectée respecte les autorisations existantes des applications connectées. Nous appliquons des contrôles basés sur les rôles pour maintenir un accès cohérent et à jour.

Vous pouvez également choisir quelles informations sont disponibles pour les membres de votre Environnement de travail. Voici les deux types de connexions :

• Connexion d'Environnement de travail : cette connexion doit être configurée par un propriétaire ou un administrateur de l'Environnement de travail. Grâce à cette connexion, tous les utilisateurs de l'Environnement de travail peuvent rechercher des données dans les applications connectées via la recherche connectée et l'IA.

Toutes les applications de recherche connectée ne prennent pas en charge ce type de connexion.

• Connexion personnelle : cette connexion peut être configurée par n'importe quel utilisateur. Toutes les données auxquelles cet utilisateur a accès sont consultables. Aucun autre membre de l'Environnement de travail ne peut utiliser cette connexion.

Engagement en matière de sécurité et de confidentialité

ClickUp s'engage à proposer un programme de sécurité et de confidentialité robuste qui protège les données sur l'ensemble de sa plateforme.

Cela inclut des mesures de sécurité renforcées, le respect des normes du secteur et une surveillance continue des menaces potentielles.

Pour garantir la sécurité et la gestion des données, et permettre un partage sécurisé des données, la recherche connectée optimisée par l'IA de ClickUp met en œuvre les protections suivantes :

Autorisations d'accès

• Options de partage de connexion : les membres de votre Environnement de travail peuvent établir des connexions personnelles privées. Les administrateurs peuvent gérer les connexions d'Environnement de travail et partager le contenu de recherche avec tous.
• Accès basé sur les rôles : les recherches connectées ne peuvent référencer que les données indexées auxquelles le compte connecté a accès. Si le compte connecté ne peut pas accéder à des données dans le système connecté, l'utilisateur ou l'Environnement de travail ne pourra pas y accéder via IA Brain et la recherche connectée.
• Filtrage des données de connexion d'Environnement de travail : pour les connexions d'Environnement de travail, nous indexons le contenu auquel le compte de connexion peut accéder dans les emplacements sélectionnés pour la recherche connectée, y compris les fichiers privés enregistrés dans ces emplacements. Ce filtrage varie selon le système connecté, par exemple les propriétés de fichiers Box ou les paramètres de groupe Confluence.
• Autorisations de rôle utilisateur : le contenu privé dans ClickUp est inaccessible aux utilisateurs non autorisés via la recherche ou IA Brain. Les membres de votre Environnement de travail ne peuvent accéder qu'au contenu ClickUp qui leur a été partagé lorsqu'ils utilisent IA Brain ou la recherche.
• Contrôles de partage : les administrateurs ClickUp peuvent affiner les données directement dans ClickUp via les options de configuration de la recherche connectée. Ce filtrage varie selon le système connecté, par exemple les propriétés de fichiers Google Drive, les dépôts GitHub et les sélecteurs d'emplacement.
• Limiter le partage : les administrateurs informatiques peuvent restreindre davantage l'accès aux données avec les connexions d'Environnement de travail en utilisant des comptes de service. Les comptes de service sont des comptes créés uniquement à des fins d'intégration et ne sont pas utilisés par des employés pour leur travail. L'accès réel aux données est entièrement géré par le système connecté, et non par ClickUp. Les utilisateurs individuels doivent utiliser leurs comptes professionnels dans chaque système connecté pour accéder aux résultats de la recherche connectée.
• Synchronisation des accès : les modifications d'accès et d'autorisations dans un système connecté sont automatiquement répercutées dans les données indexées.
• Authentification OAuth : connexions standardisées lorsque l'intégration tierce prend en charge cette méthode.
• Activation : les propriétaires et les administrateurs peuvent activer ou désactiver le ClickApp Recherche connectée.

Confidentialité et sécurité de IA Brain

Consultez notre article sur les modèles IA Brain, la confidentialité et la sécurité pour en savoir plus sur les mesures spécifiques que nous avons mises en place.

Sécurité des données

Consultez notre article sur la confidentialité et la sécurité pour en savoir plus sur les mesures de chiffrement et de sécurité spécifiques que nous avons mises en place.

Conservation des données

Les données indexées sont conservées jusqu'à la suppression du compte ou de la connexion tierce.

Qu'est-ce qu'un index de recherche ?

L'indexation consiste à ingérer les ressources des intégrations connectées de manière organisée afin de pouvoir les rechercher rapidement et facilement.

Qu'est-ce qui est indexé pour la recherche connectée ?

• Les ressources et objets ClickUp. Les ressources comprennent les tâches, les Documents, les Tableaux blancs, les Tableaux de bord, les Discussions, les Espaces, les Dossiers, les Sous-dossiers, les Listes et les pièces jointes.
• Les objets d'intégration tierce. Cela inclut des éléments tels que des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des PDF, des dossiers, etc. Cela dépend des droits d'accès aux objets de l'utilisateur qui a créé la connexion. Par exemple, si l'utilisateur qui a configuré la connexion peut voir les données dans un outil connecté et qu'il s'agit d'un type de données que nous recherchons, celles-ci seront indexées pour sa recherche.