Les modèles de liste de contrôle vous permettent de mettre en place rapidement des processus cohérents. Utilisez-les pour reproduire vos listes de contrôle les plus fréquentes et accomplir vos tâches plus efficacement.

Les modèles ne se limitent pas aux listes de contrôle. Vous pouvez également en créer pour les Espaces, Dossiers, Sous-dossiers et Listes, ainsi que pour les tâches !

Ce dont vous aurez besoin

• Les modèles de liste de contrôle sont disponibles sur tous les abonnements.
• Les Invités peuvent utiliser les modèles de liste de contrôle selon leurs autorisations :
  • Complet : peut créer, modifier, retirer et appliquer des modèles de liste de contrôle.
  • Modification : peut créer, modifier et appliquer des modèles de liste de contrôle, mais ne peut pas les retirer des tâches.
  • Commentaire : ne peut pas utiliser les modèles.
  • Lecture seule : ne peut pas utiliser les modèles.
• Les tâches peuvent comporter jusqu'à 250 listes de contrôle. Les listes de contrôle peuvent contenir jusqu'à 500 éléments. Les descriptions des éléments de liste de contrôle ne peuvent pas dépasser 2 000 caractères.

Créer un modèle de liste de contrôle

Pour créer un modèle de liste de contrôle :

1. Ouvrez une tâche contenant une liste de contrôle.
2. Faites défiler jusqu'à la section Listes de contrôle.
3. Survolez la liste de contrôle que vous souhaitez transformer en modèle et cliquez sur l'icône points de suspension ….
4. Sélectionnez Enregistrer comme modèle.
5. Saisissez le nom de votre nouveau modèle.
6. Sélectionnez les personnes avec qui partager le modèle :
   • Tous les membres : les membres, les administrateurs et le propriétaire de l'Environnement de travail peuvent voir et utiliser ce modèle.
   • Moi uniquement : personne d'autre ne pourra voir ni utiliser ce modèle.
   • Sélectionner des personnes : choisissez les personnes avec qui partager ce modèle dans la liste des membres de votre Environnement de travail.
   • Tout le monde (invités compris) : tous les membres de l'Environnement de travail peuvent voir et utiliser ce modèle.
   • Administrateurs : seuls les administrateurs et le propriétaire de l'Environnement de travail peuvent voir et utiliser ce modèle. Seuls le propriétaire et les administrateurs de l'Environnement de travail peuvent choisir cette option.
7. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Enregistrer le modèle.

Appliquer un modèle de liste de contrôle

Vous pouvez appliquer manuellement un modèle de liste de contrôle à des tâches ou configurer une Automatisation pour le faire à votre place.

Appliquer un modèle de liste de contrôle à des tâches

Pour appliquer un modèle de liste de contrôle à une tâche :

1. En bas à gauche, survolez la section Listes de contrôle et cliquez sur Utiliser un modèle.
   • Si la tâche ne contient aucune liste de contrôle, cliquez sur + Créer une liste de contrôle, puis survolez votre nouvelle liste de contrôle et cliquez sur Utiliser un modèle.
2. Recherchez et sélectionnez un modèle de liste de contrôle.
3. Cliquez sur Utiliser un modèle en haut à droite pour confirmer.

Appliquer un modèle de liste de contrôle via une Automatisation

Pour appliquer un modèle de liste de contrôle via une Automatisation :

1. Dans le coin supérieur droit de la vue, cliquez sur l'icône robot. Les Automatisations ne peuvent pas être ajoutées à la vue Toutes les tâches.
2. Dans le menu déroulant à droite, sélectionnez l'Action Appliquer un modèle.
3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un modèle.
4. Sélectionnez votre modèle.
5. En haut à droite, cliquez sur Utiliser un modèle pour confirmer.
6. À gauche, cliquez sur le menu déroulant pour choisir un Déclencheur d'Automatisation. Les déclencheurs d'Automatisation s'activent sur toutes les tâches de l'Espace, du Dossier, du Sous-dossier ou de la Liste sélectionné.
7. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Créer.

Modifier un modèle de liste de contrôle existant

Pour modifier un modèle de liste de contrôle existant :

1. Ouvrez une tâche et faites défiler vers le bas pour survoler la section Listes de contrôle.
2. Cliquez sur + Créer une liste de contrôle, puis sélectionnez le bouton Utiliser un modèle.
3. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur Utiliser un modèle pour appliquer le modèle de liste de contrôle à votre tâche.
5. Apportez les modifications souhaitées à la liste de contrôle dans la tâche.
6. Survolez le nom de la liste de contrôle et cliquez sur l'icône points de suspension ….
7. Sélectionnez Mettre à jour le modèle existant.
8. Sélectionnez le même modèle de liste de contrôle que vous avez appliqué et cliquez sur Suivant.
9. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Enregistrer le modèle.

Supprimer un modèle de liste de contrôle

Pour supprimer un modèle de liste de contrôle depuis le Centre de modèles :

1. Recherchez et sélectionnez le modèle de liste de contrôle.
2. En haut à gauche, cliquez sur l'icône points de suspension ….
3. Sélectionnez Supprimer. Les modèles de liste de contrôle supprimés ne peuvent pas être récupérés.
4. Pour confirmer, cliquez sur Supprimer.