Usa Correo electrónico en ClickUp

Esta ClickApp te permite enviar y recibir correos electrónicos directamente en una tarea. Las respuestas se añadirán al mismo hilo de la tarea. Te resultará muy fácil enviar un comentario a tus compañeros de equipo y luego enviar un correo electrónico a una persona externa a ClickUp.

También puedes crear tareas o añadir comentarios por correo electrónico.

Qué necesitas

  • Los propietarios y administradores de un entorno de trabajo pueden activar ClickApp.
  • Los invitados no pueden usar la ClickApp Correo electrónico.
  • En el plan Free Forever, los entornos de trabajo tienen una cuenta de correo electrónico gratis con 100 usos.
  • En el plan Unlimited, los entornos de trabajo incluyen una cuenta de correo electrónico gratuita de uso ilimitado.
  • En los planes Business y superiores, los entornos de trabajo incluyen dos cuentas de correo electrónico gratuitas, con funciones de firma y plantillas de correo electrónico.
  • En los planes Business y superiores, es posible quitar la marca de agua Sent using ClickUp de los correos electrónicos enviados desde ClickUp.
  • En los planes Business Plus y Enterprise, los entornos de trabajo admiten permisos de correo electrónico personalizados para administradores y miembros.
  • Cada cuenta de correo electrónico que añadas puede transferir a ClickUp hasta 100 contactos automáticamente.

Proveedores de correo electrónico compatibles

ClickUp funciona con los siguientes proveedores de correo electrónico:

Activa la ClickApp Correo electrónico

Para poder enviar o recibir correos electrónicos en ClickUp, un propietario o administrador del entorno de trabajo debe activar la ClickApp Correo electrónico.

Sigue estos pasos para activar la ClickApp: 

  1. Haz clic en el avatar de tu cuenta.
  2. Selecciona Mis ajustes.
  3. En la barra lateral, haz clic en ClickApps.
  4. Busca y selecciona Correo electrónico.
  5. Haz clic en el interruptor para activar la ClickApp Correo electrónico.
  6. En el menú desplegable Espacios, selecciona dónde quieres activar la ClickApp.
  7. Selecciona Publicar respuestas a correos electrónicos como respuestas en hilo en lugar de como nuevos comentarios si quieres que los correos electrónicos aparezcan en la actividad de tu tarea.

Autoriza Correo electrónico en ClickUp

Cuando añades tu cuenta de correo electrónico a ClickUp, ClickUp te solicita permisos específicos de tu proveedor de correo. Puedes consultar más información en estos artículos:

Gestiona cuentas de correo electrónico

Sigue estos pasos para gestionar las direcciones de correo electrónico vinculadas a tu entorno de trabajo:

  1. Haz clic en el menú de acciones rápidas, en la esquina superior derecha, y selecciona Centro de aplicaciones.
  2. Selecciona Correo electrónico.

Solo los propietarios y administradores pueden gestionar las cuentas de correo electrónico desde el Centro de aplicaciones.

Las cuentas de correo electrónico pueden utilizarlas un número limitado de persona. Por ejemplo, puedes permitir que todos los miembros de tu entorno de trabajo usen una misma cuenta.

El usuario que haya vinculado la cuenta de correo tendrá que dar permiso a los demás para que puedan enviar mensajes desde esa cuenta.

En función de las políticas de seguridad de tu organización o proveedor de correo electrónico, es posible que ocasionalmente tengas que autenticar otra vez las direcciones de correo electrónico que hayas añadido a ClickUp. Para ello, ve a la página de la integración Correo electrónico

Compra más cuentas de correo electrónico

Los administradores y propietarios que tengan un plan Unlimited o superior pueden comprar más cuentas de correo electrónico en la página de integraciones o cuando están escribiendo un correo electrónico.

Página de integraciones

Sigue estos pasos para comprar más cuentas de correo electrónico desde la página de integraciones:

  1. Haz clic en el menú de acciones rápidas, en la esquina superior derecha, y selecciona Centro de aplicaciones.
  2. Selecciona Correo electrónico.
  3. Haz clic en + Añadir nuevo.

Al escribir un correo electrónico

Sigue estos pasos para comprar más cuentas de correo electrónico cuando estás escribiendo un mensaje:

  1. Haz clic en el campo De.
  2. Selecciona Añadir cuenta de correo electrónico.

Cada cuenta de correo electrónico adicional tiene un coste de 24 USD/año o 2 USD/mes, y el precio se calcula en función del tiempo restante hasta la próxima fecha de renovación.

Los miembros de un entorno de trabajo para el que se han comprado más cuentas pueden vincular sus cuentas de correo electrónico a dicho entorno.

Necesitas una tarjeta de crédito activa asociada al entorno de trabajo para añadir otra dirección de correo a la cuenta. Si añades una cuenta a mitad de un ciclo de facturación, se te cobrará la parte proporcional al tiempo restante hasta la próxima fecha de renovación.

Quita cuentas de correo electrónico

Los administradores y propietarios pueden quitar cuentas de correo electrónico en la página de integraciones o cuando están escribiendo un correo electrónico.

Página de integraciones

Sigue estos pasos para quitar una cuenta de correo electrónico en la página de integraciones:

  1. Haz clic en el menú de acciones rápidas, en la esquina superior derecha, y selecciona Centro de aplicaciones.
  2. En la barra lateral, selecciona Correo electrónico.
  3. Haz clic en Gmail o en Outlook Email.
  4. Haz clic en Configurar.
  5. Pasa el ratón sobre el correo electrónico que quieres quitar y haz clic en el icono de eliminar situado a su derecha.
  6. Lee el cuadro de diálogo modal de advertencia y, después, haz clic en Eliminar para confirmar la operación. 

Captura de pantalla del botón Eliminar junto a un correo electrónico.

Al escribir un correo electrónico

Sigue estos pasos para quitar una cuenta de correo electrónico cuando estás escribiendo un correo electrónico:

  1. Haz clic en el campo De.
  2. Selecciona Gestionar cuentas.
  3. Pasa el ratón sobre el correo electrónico que quieres quitar y haz clic en el icono de eliminar situado a su derecha.
  4. Lee el cuadro de diálogo modal de advertencia y, después, haz clic en Eliminar para confirmar la operación

Envía correos electrónicos desde una tarea

Una vez que se ha activado la ClickApp, ya puedes empezar a enviar correos electrónicos.

Sigue estos pasos para enviar un correo electrónico desde una tarea:

  1. Abre una tarea.

  2. Haz clic en el campo Comentario, situado abajo a la derecha.

  3. Haz clic en el icono de correo electrónico que encontrarás abajo a la izquierda.

  4. Escribe la dirección de correo electrónico y haz clic en Enviar correo electrónico.

    • Si aún no has vinculado una dirección de correo electrónico, selecciona Vincular un correo electrónico en el campo De.

Cuando envías un correo electrónico desde una tarea, la respuesta se añade automáticamente al canal de actividad de la tarea que aparece en el lateral derecho de la ventana modal de la tarea.

Solo recibirás notificaciones cuando responden a tu correo electrónico si has activado Notificaciones de ClickBot. Además, debes haber enviado el correo electrónico original desde la tarea o constar como seguidor en el hilo que se abrió al enviar el mensaje.

ClickUp admite las siguientes funciones de correo electrónico:

  • De: selecciona la dirección de correo electrónico desde la que quieres enviar el mensaje.

  • Para: escribe la dirección de correo electrónico del destinatario.

    • Si tu tarea tiene un campo personalizado de correo electrónico, esa dirección de correo aparecerá sugerida cuando escribas un mensaje nuevo. Haz clic en el correo sugerido para rellenar este campo al instante.

  • CC: pon a una persona en copia de tu correo electrónico.

  • BCC: pon a una persona en copia oculta de tu correo electrónico.

  • Asunto: escribe el asunto de tu mensaje. 

    • Si el destinatario cambia el asunto de un correo electrónico enviado desde ClickUp, no recibirás la respuesta en ClickUp. 
  • Mensaje: escribe el cuerpo del mensaje.

  • Adjuntos: adjunta archivos a tu correo electrónico.

  • Firmas: en los planes Business y superiores, puedes añadir una firma personalizada al final de tus correos fácilmente.

  • Plantillas: en los planes Business y superiores, puedes repetir procesos usando plantillas de correo electrónico personalizadas.

Los correos electrónicos enviados desde tareas de ClickUp están sujetos al límite de tamaño definido por el proveedor de correo electrónico para archivos adjuntos. El límite de tamaño para archivos adjuntos en Gmail, por ejemplo, es de 25 MB.

Crea firmas de correo electrónico

En los entornos de trabajo Business y superiores, puedes crear firmas de correo electrónico. Cada miembro puede tener varias firmas.

Sigue estos pasos para crear una firma:

  1. Cuando estés escribiendo un correo electrónico desde una tarea, selecciona Añadir firma en la esquina inferior izquierda.

  2. Selecciona Añadir firma o Gestionar firmas en la lista de opciones.

  3. Ponle un nombre a tu firma.

  4. Crea tu firma.

    Si quieres usar HTML para escribir tu firma, haz clic en el icono disponible en la esquina superior derecha.
  5. Guarda la firma.

Configura tu firma como predeterminada. Solo tienes hacer clic en los puntos suspensivos (…) que verás junto a la firma y activar la opción Establecer como firma predeterminada.

Permisos de correo electrónico personalizados

Los propietarios y administradores de entornos de trabajo con un plan Business Plus o Enterprise pueden definir permisos de correo electrónico personalizados. Estos son los pasos para hacerlo:

  1. Haz clic en el avatar de tu cuenta, en la esquina superior derecha, y selecciona Mis ajustes. En la barra lateral, haz clic en Seguridad y permisos.
  2. Desplázate abajo hasta Permisos avanzados.
  3. Hay dos permisos de correo electrónico que se pueden activar o desactivar para miembros y administradores:
    • Enviar correo electrónico (ClickApp Correo electrónico): permite al usuario enviar mensajes con la ClickApp Correo electrónico. Este permiso no se pueda activar si antes no se ha activado Añadir cuentas de correo electrónico.
    • Añadir cuentas de correo electrónico (ClickApp Correo electrónico): permite al usuario añadir cuentas de correo electrónico autorizadas mediante la ClickApp Correo electrónico.

El permiso Añadir cuentas de correo electrónico activa automáticamente el permiso Enviar correo electrónico, pero es posible definir cualquier combinación de estos dos ermisos.

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