Las Automatizaciones de correo electrónico te permiten enviar correos automáticamente desde tu Entorno de trabajo de ClickUp según ciertos parámetros. Las Automatizaciones eliminan la necesidad de intervención manual de tu parte o de la de tus compañeros de equipo.

La disponibilidad y los límites de las funciones varían según el plan y el rol del usuario. Más información

El administrador o propietario del Entorno de trabajo debe habilitar el ClickApp de correo electrónico para cada Espacio.

Los administradores o propietarios en Entornos de trabajo Business Plus y Enterprise deben activar el permiso de correo electrónico personalizado Enviar correo electrónico para cada usuario.

Crear una Automatización de correo electrónico

Para crear una Automatización de correo electrónico usando una plantilla, desde una Lista, Subcarpeta, Carpeta o Espacio:

1. En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de robot.
2. Haz clic en Crear Automatización:
   • Selecciona un disparador o Acción de correo electrónico.
   • O bien, desde la barra lateral izquierda, selecciona Correo electrónico y elige una plantilla de Automatización.
3. Selecciona una cuenta de correo electrónico o inicia sesión.
4. Configura tu Disparador, Condiciones y Acciones.
5. Haz clic en Crear.

Opciones de campos de variables

Puedes agregar contenido dinámico a los campos de tu Automatización de correo electrónico.

Las opciones de campos de variables incluyen:

• ID de tarea: si el ClickApp de ID de tarea está habilitado en tu Entorno de trabajo, este campo se completará automáticamente.
• Nombre de la tarea
• Descripción de la tarea
• Personas asignadas
• Nombre de usuario del creador
• Correo electrónico del creador
• Fecha de vencimiento
• Fecha de inicio
• Fecha de creación
• Fecha de actualización
• Fecha completada
• Fecha de cierre
• Nombre del estado
• Color del estado
• Tipo de estado
• Prioridad
• Campos personalizados, excepto Progreso (automático), campos de Fórmula y columnas de Relación.

Enviar un correo electrónico cuando un Formulario crea una tarea

Puedes crear una Automatización para enviar un correo electrónico cada vez que un Formulario crea una tarea.

Los Formularios están disponibles en todos los planes de pago.

Para crear una Automatización que solo aplique a las tareas creadas desde Formularios:

1. Ve al Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista donde quieres la Automatización.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de robot.
3. En la sección Otras Automatizaciones, haz clic en Crear Automatización.
4. En la sección Disparador, selecciona Tarea o subtarea creada.
5. Haz clic en el menú desplegable Creado por y deselecciona todas las opciones excepto Formularios.
6. En la sección Acción, selecciona Cuando se cree la tarea, entonces Enviar correo electrónico.
7. Haz clic en Crear.
8. Selecciona una cuenta o inicia sesión.
9. En la sección Acción, ingresa tu información.

Solucionar problemas de Automatizaciones de correo electrónico

Las Automatizaciones de correo electrónico se desactivan si el correo electrónico usado para crear la Automatización no está autenticado o fue eliminado.

Si tienes problemas al usar Automatizaciones de correo electrónico, puede que tu cuenta de correo electrónico necesite reautorizarse. Prueba lo siguiente:

1. En el Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista donde se encuentra tu Automatización, abre una tarea.
2. Haz clic en el área de comentarios.
3. Haz clic en el ícono Enviar correo electrónico.
4. En la sección De, haz clic en la dirección de correo electrónico.
5. Haz clic en Administrar cuentas.
6. Coloca el cursor sobre la cuenta inactiva y selecciona Restaurar cuenta.
7. Completa los pasos restantes para autorizar tu cuenta de correo electrónico.

Una vez que hayas reautorizado tu cuenta de correo electrónico, prueba tu Automatización. Si eliminas a alguien de tu Entorno de trabajo mientras su dirección de correo electrónico se está usando en una Automatización de correo electrónico, la Automatización se desactivará.

Resolución de problemas adicionales

• Si ves un mensaje de error al usar una Automatización de correo electrónico, intenta quitar y volver a agregar la cuenta de correo electrónico usada en la Automatización.
• Si el campo De en tu correo electrónico está en blanco y ves el mensaje de error ACCESS_137, no tienes acceso a la dirección de correo electrónico del remitente. El propietario de la dirección de correo electrónico deberá ajustar los permisos de correo electrónico.
• Si ves un error CMAIL_203, es probable que la bandeja de entrada del destinatario esté llena o sin espacio de almacenamiento.