ClickUp facilita la programación y organización de tus reuniones de equipo. Las siguientes prácticas recomendadas son eficientes y simples. ¡Aumentarán tu productividad, ayudarán a tu equipo a concentrarse en los resultados y mantendrán toda la información de tus reuniones en un solo lugar!
Estructura jerárquica recomendada
Recomendamos organizar tu entorno de trabajo Jerarquía para reuniones de la siguiente manera:
- Crea una única Lista donde existirán todas tus reuniones.
- Crea una tarea en la Lista para cada reunión.
- Adjunta un documento a la tarea para tomar notas.
Echa un vistazo a esta plantilla de documento para notas de reuniones lista para usar.
Agregar detalle con campos personalizados
Con Campos personalizados, puedes crear campos de tarea únicos para agregar más información a cada tarea. Los Campos personalizados pueden establecer a nivel de Lista, por lo que, si es necesario, puedes crear un conjunto diferente de Campos personalizados para cada Lista.
Antes de la reunión
El tiempo antes de una reunión puede ser tan valioso como la propia reunión. Con ClickUp, puedes asegurarte de que todo tu tiempo se invierta de manera eficiente.
Antes de una reunión, recomendamos hacer lo siguiente para aprovechar mejor el tiempo:
Colaborar
La colaboración en equipo a veces puede reducir la necesidad de una reunión y suele ser más eficaz. Recomendamos la colaboración asíncrona con los colegas de equipo para determinar si es necesaria una reunión.
- Utiliza tareas y documentos para colaborar.
Utiliza @menciones en tareas, Chat o Documentos para notificar a los asistentes a reuniones, usuarios individuales o equipos sobre cualquier actualización o información importante.
- Utiliza el Chat para conversaciones detalladas, anuncios y mensajes directos.
- Crea un Clip rápido para actualizaciones o información instructiva en lugar de una reunión.
Crea una agenda para la reunión
Crear una agenda para tu reunión es una excelente manera de ahorrar tiempo a tu equipo y garantizar que todos los asistentes sepan qué esperar. Puedes utilizar la plantilla de estilo para notas de reuniones en el Centro de plantillas para un formato de notas listo para usar.
Configura el esquema de tu reunión
Si tu equipo determina que una reunión es necesaria, el siguiente marco asegurará que estés preparado:
- Reuniones periódicas: Crea una nueva plantilla de tarea o selecciona una plantilla de tarea del Centro de plantillas y establece una fecha límite periódica para la tarea.
- Reuniones 1:1: Crea una nueva plantilla de tarea o selecciona una del Centro de Plantillas. Recomendamos que la tarea y cualquier documento adjunto se configuren como privados para que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información. Descubre nuestro curso sobre Prácticas recomendadas para llevar a cabo reuniones 1:1 exitosas en la Universidad de ClickUp.
- Reuniones únicas: Utiliza la plantilla de tarea de reunión que hayas creado o seleccionado del Centro de plantillas y añade los detalles relevantes de la reunión.
Utiliza Google Calendar
Con la integración de Google Calendar de ClickUp, puedes sincronizar tu Google Calendar con tu calendario de ClickUp para que nunca te pierdas una reunión. Recomendamos incluir todos los detalles relevantes en el evento del calendario, incluyendo:
- Definir claramente los objetivos de la agenda de la reunión.
- Tiempo estimado para cada punto del orden del día, para ayudar a tu equipo a mantener el rumbo.
- Enlace a la tarea de la reunión o al documento.
Agrega una vista incrustada de un Calendario de Google compartido en tu lista de reuniones para mayor visibilidad.
Durante la reunión
Mientras tu equipo está en reunión, recomendamos usar el documento adjunto para tomar notas. Las notas podrían incluir:
- Elementos de acción de la reunión.
- Riesgos o bloqueos.
- Progreso del proyecto.
Puedes echar un vistazo a las plantillas de notas de reuniones disponibles en nuestro Centro de plantillas:
¡También puedes crear tus propias plantillas de notas de reunión!
Después de la reunión
Después de la reunión, puedes utilizar la tarea de reunión para coordinar y asignar los ítems de acción para tu equipo. Para hacerlo, te recomendamos lo siguiente:
- Deja un comentario en la tarea y asigna al miembro del equipo correspondiente.
- Crea tareas y subtareas directamente desde las notas de la reunión Doc. Aprende a crear tareas a partir de comentarios consultando este artículo.
- Agrega a todos los participantes de la reunión como observadores en la tarea de la reunión.
- Agrega a la tarea el enlace de grabación de la reunión y cualquier otro recurso importante, para que esté fácilmente disponible para el grupo.