Müssen Sie einen kranken Kollegen vertreten und mit einem seiner Kunden nachfassen? Informationen gehen oft in E-Mails verloren, von der Kommunikation mit Kunden bis hin zu Beziehungen zu Lieferanten. Verwenden Sie die E-Mail-ClickApp, um Kontext und Gespräche in der Nähe der Arbeit zu halten.

Senden und Empfangen von E-Mails direkt aus Aufgaben und Anzeigen von Antworten als separate oder verknüpfte Kommentare. Sie können schnell zwischen dem Hinterlassen eines Kommentars für interne Teammitglieder und dem Senden einer E-Mail an Personen außerhalb von ClickUp wechseln.

Sie können auch Aufgaben erstellen oder Kommentare per E-Mail hinzufügen.

Was du wissen musst

• Workspace Eigentümer und Administratoren können diese ClickApp aktivieren.
• Gäste können die E-Mail-ClickApp nicht verwenden.
• Workspaces im Free Forever-Plan erhalten ein kostenloses E-Mail-Konto mit 100 Nutzungen.
• Workspaces im Unlimited-Plan erhalten ein kostenloses E.Mail-Konto mit unbegrenzter Nutzung.
• Workspaces mit Business-Plan und höher erhalten zwei kostenlose E-Mail-Konten, einschließlich Signaturen und E-Mail-Vorlagen.
• Workspaces im Business-Plan und höher können das Versendet mit ClickUp -Wasserzeichen aus E-Mails entfernen, die von ClickUp gesendet wurden.
• Workspaces auf dem Business Plus- und Enterprise-Plan können benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen für Administratoren und Mitglieder nutzen.
• Jedes hinzugefügte E-Mail-Konto kann automatisch bis zu 100 Kontakte in ClickUp übertragen.

Unterstützte E-Mail-Anbieter

ClickUp unterstützt derzeit die folgenden E-Mail-Anbieter:

• Outlook: E-Mails, die hotmail.com, live.com und outlook.com Domains verwenden.
• IMAP: Legacy-Clients, die OAUTH nicht unterstützen, einschließlich einiger lokaler MicrosoftExchange-Server.
• Gmail (OAuth): E-Mails, die eine gmail.com Domain verwenden.
• Microsoft 365 (OAuth): E-Mail-Konten, die Microsofts kostenpflichtige Microsoft 365-Dienste nutzen, einschließlich Hybrid-Exchange-Umgebungen.

Aktivieren Sie die E-Mail-ClickApp

Bevor E-Mails innerhalb von ClickUp gesendet oder empfangen werden können, muss ein Workspace-Eigentümer oder Administrator die E-Mail-ClickApp aktivieren.

So aktivierst du die ClickApp: 

1. Klicke auf deinen Konto-Avatar.
2. Wählen Sie Meine Einstellungen.
3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf ClickApps.
4. Suche nach E.Mail und wähle sie aus.
5. Klicken Sie auf die Umschaltfläche, um die E-Mail -ClickApp zu aktivieren.
6. Wähle aus dem Spaces-Dropdown aus, wo die ClickApp aktiviert werden soll.
7. Wählen Sie Antworten auf E-Mails als verknüpfte Kommentare statt als neue Kommentare aus, wenn Sie möchten, dass die E-Mails in Ihrer Aufgabenaktivität erscheinen.

E-Mail in ClickUp autorisieren

Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto zu ClickUp hinzufügen, sind die von ClickUp angeforderten Berechtigungen spezifisch für Ihren E-Mail-Anbieter. Für weitere Informationen zu diesen Berechtigungen besuchen Sie die folgenden Artikel:

• Outlook-Berechtigungen
• Gmail-E-Mail-Authentifizierung
• Authentifizierung für Office 365-E-Mails

Senden Sie E-Mails direkt aus einer Aufgabe heraus.

Sobald die ClickApp aktiviert wurde, ist es Zeit, die erste E-Mail zu senden.

So senden Sie eine E-Mail aus einer Aufgabe:

1. Öffne eine Aufgabe.

2. Klicken Sie in das Kommentar -Feld unten rechts.

3. Klicke auf das E-Mail -Symbol unten links.

4. Geben Sie die E-Mail ein und klicken Sie auf E-Mail senden.

   • Wenn Sie keine E-Mail-Adresse verbunden haben, wählen Sie im Feld Von die Option E-Mail verknüpfen.

Sobald du eine E.Mail von deiner Aufgabe aus versendet hast, wird die Antwort automatisch in den Aktivitäts-Feed der Aufgabe auf der rechten Seite des modalen Fensters eingefügt.

Um Benachrichtigungen für E-Mail-Antworten zu erhalten, müssen Sie ClickBot-Benachrichtigungen aktiviert haben. Außerdem müssen Sie die ursprüngliche E-Mail aus der Aufgabe gesendet haben oder ein Follower des Threads sein, der mit der gesendeten E-Mail begann.

ClickUp unterstützt die folgenden E-Mail-Funktionen:

• Von: Wählen Sie die E-Mail-Adresse, von der Sie senden möchten.

• An: Tippe die E.Mail Adresse des Empfängers ein.

  • Wenn Ihre Aufgabe ein E-Mail-Benutzerdefiniertes Feld hat, erscheint diese E-Mail als vorgeschlagene E-Mail beim Verfassen. Klicken Sie auf die vorgeschlagene E-Mail, um dieses Feld schnell auszufüllen.

• CC: Kopieren Sie Ihre E-Mail.

• BCC: Blindkopie Ihrer E-Mail.

• Betreff: Geben Sie den Betreff Ihrer E-Mail ein. 

  • Wenn die Betreffzeile einer von ClickUp gesendeten E-Mail vom Empfänger geändert wird, erhalten Sie die Antwort nicht in ClickUp. 

• Nachricht: Tippe den Text deiner E.Mail ein.

• Anhänge: Dateien an Ihre E-Mail anhängen.

• Signaturen: Ab dem Business-Plan können Sie ganz einfach mit benutzerdefinierten E-Mail-Signaturen unterschreiben.

• Vorlagen: Im Business-Plan und höher können Sie dieselben Prozesse mit benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen wiederholen.

Für E-Mails, die von ClickUp Aufgaben verschickt werden, gelten die Größenbeschränkungen des E.Mail Anbieters für Anhänge. Zum Beispiel beträgt das Limit für die Größe des Anhangs bei Google Mail 25 MB.

Erstellen Sie E-Mail-Signaturen

Workspaces mit dem Business-Plan und höher können E-Mail-Signaturen erstellen. Jedes Mitglied kann mehrere Signaturen haben.

Um eine Unterschrift zu erstellen:

1. Wenn Sie eine E-Mail aus einer Aufgabe heraus verfassen, wählen Sie unten links Signaturen hinzufügen .

2. Wählen Sie Signatur hinzufügen oder Signaturen verwalten aus den Optionen.

3. Geben Sie Ihrer Signatur einen Namen.

4. Erstellen Sie Ihre Signatur.

   Sie können Ihre Signatur mit HTML erstellen, indem Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke klicken.

5. Die Signatur speichern.

Du kannst eine Signatur als Standard einstellen, indem du auf die Ellipse ... neben der Signatur klickst und die Option Als Standardsignatur einstellen umschaltest.

E-Mail senden als

Verwenden Sie einen benutzerdefinierten Namen beim Senden von E-Mails.

Einige E-Mail-Anbieter versenden E-Mails nur unter dem Standardnamen deines E-Mail-Kontos.

Um einen benutzerdefinierten Namen zu verwenden:

1. Klicken Sie auf das Von -Feld.
2. Wählen Sie Konten verwalten.
3. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol links von Ihrer E-Mail-Adresse.
4. Unter E-Mail senden als geben Sie den Namen ein, den Sie verwenden möchten.
   
5. Klicke auf Speichern.

Benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen

Eigentümer und Administratoren in Business Plus- und Enterprise-Workspaces können benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen festlegen. Um benutzerdefinierte Berechtigungen festzulegen:

1. Klicke in der oberen rechten Ecke auf deinen Konto-Avatar und wähle Meine Einstellungen aus. Klicke in der Seitenleiste auf Sicherheit & Berechtigungen.
2. Scrollen Sie nach unten zu Erweiterten Berechtigungen.
3. Es gibt zwei E-Mail-Berechtigungen, die für Mitglieder und Administratoren ein- oder ausgeschaltet werden können:
   • E-Mail senden (E-Mail-ClickApp): Ermöglicht dem Benutzer, E-Mails mit der E-Mail-ClickApp zu versenden. Die Berechtigung zum Hinzufügen von E-Mail-Konten muss aktiviert sein, bevor Sie diese Berechtigung umschalten können.
   • E-Mail-Konten hinzufügen (E-Mail-ClickApp): Ermöglicht dem Benutzer, autorisierte E-Mail-Konten mit der E-Mail-ClickApp hinzuzufügen.

Das Umschalten der Berechtigung E.Mail Konten hinzufügen aktiviert automatisch die Berechtigung E.Mail senden , aber es kann eine beliebige Kombination der beiden Berechtigungen eingestellt werden.