E-Mail in ClickUp verwenden

Wir arbeiten daran, unsere Hilfecenter-Artikel zu übersetzen. Du kannst unser Hilfecenter auch auf Englisch nutzen oder uns kontaktieren, um Feedback zu geben.

Mit dieser ClickApp kannst du E-Mails direkt innerhalb einer Aufgabe senden und empfangen. Antworten werden in den gleichen Aufgaben-Thread geleitet. Wechsle ganz einfach zwischen dem Senden eines Kommentars an interne Teamkollegen und dem Senden einer E-Mail an Personen außerhalb von ClickUp.

So behältst du deine Kommunikation an einem Ort.

Du kannst auch Aufgaben erstellen oder Kommentare per E-Mail hinzufügen.

Das benötigst du dafür

  • Diese ClickApp kann von Workspace-Eigentümern oder Administratoren aktiviert werden.
  • Gäste können die E-Mail-ClickApp nicht verwenden.
  • Kostenlose Workspaces erhalten ein kostenloses E-Mail-Konto mit 100 Verwendungen.
  • Unbegrenzte Workspaces erhalten ein kostenloses E-Mail-Konto mit unbegrenzter Nutzung.
  • Business-Workspaces und höher erhalten zwei kostenlose E-Mail-Konten, einschließlich Signaturen und E-Mail-Vorlagen.
  • Business Plus- und Enterprise-Workspaces können benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen für Administratoren und Mitglieder verwenden.
  • Jedes hinzugefügte E-Mail-Konto kann automatisch bis zu 100 Kontakte in ClickUp übertragen.
  • ClickUp unterstützt derzeit die folgenden E-Mail-Anbieter:

E-Mails, die von ClickUp gesendet werden, setzen die Textfarbe standardmäßig auf Schwarz und enthalten ein Mit ClickUp gesendet Wasserzeichen. Benutzer müssen über den Business-Plan oder höher verfügen, um das Wasserzeichen zu entfernen.

Aktivieren der E-Mail-ClickApp

Bevor du E-Mails innerhalb von ClickUp senden oder empfangen kannst, muss ein Workspace-Eigentümer oder Administrator die E-Mail-ClickApp aktivieren.
So kannst du die ClickApp aktivieren:
  • Klicke auf deinen Workspace-Avatar in der unteren linken Ecke.
  • Wähle ClickApps aus.
  • Aktiviere die E-Mail-ClickApp.
  • Wähle aus dem Dropdownmenü Spaces, wo die ClickApp aktiviert werden soll.
  • Wähle Antworten auf E-Mails als Thread-Kommentare anstelle von neuen Kommentaren, wenn du möchtest, dass die E-Mails in deiner Aufgabenaktivität erscheinen.

E-Mail in ClickUp autorisieren

Wenn du dein E-Mail-Konto zu ClickUp hinzufügst, sind die von ClickUp angeforderten Berechtigungen spezifisch für deinen E-Mail-Anbieter. Weitere Informationen zu diesen Berechtigungen findest du in den folgenden Artikeln:

Videoübersicht

Schau dir das folgende ClickTip-Video zum Versenden von E-Mails aus einer Aufgabe an:

E-Mails aus einer Aufgabe heraus senden

Sobald die ClickApp aktiviert ist, ist es Zeit, die erste E-Mail zu senden.
So kannst du eine E-Mail aus einer Aufgabe senden:
  1. Öffne eine Aufgabe.
  2. Klicke in das Kommentar Feld in der unteren rechten Ecke.
  3. Klicke auf das E-Mail Symbol in der unteren linken EckeUseEmailSendEmail.png

     

  4. Gib die E-Mail ein und klicke auf E-Mail senden.
  5. Wenn du noch keine E-Mail-Adresse verbunden hast, wähle im Feld Von die Option E-Mail verknüpfen.
  •  

Sobald du eine E-Mail von deiner Aufgabe aus gesendet hast, wird die Antwort automatisch im Aktivitätsfeed der Aufgabe auf der rechten Seite des Aufgabenmodals eingeblendet.

Um Benachrichtigungen für E-Mail-Antworten zu erhalten, müssen ClickBot-Benachrichtigungen aktiviert sein. Achte auch darauf, dass du die ursprüngliche E-Mail von der Aufgabe aus gesendet hast oder auf einen Thread antwortest, der mit der gesendeten E-Mail begonnen hat.

ClickUp unterstützt die folgenden E-Mail-Funktionen:

  • Von: Wähle die E-Mail-Adresse aus, von der du senden möchten.
  • An: Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
    • Wenn deine Aufgabe ein benutzerdefiniertes Feld für E-Mail hat, wird diese E-Mail als vorgeschlagene E-Mail beim Verfassen angezeigt. Klicke auf die vorgeschlagene E-Mail, um dieses Feld schnell auszufüllen.
  • CC: Füge deine E-Mail-Adresse in Kopie hinzu.
  • BCC: Füge deine E-Mail-Adresse in Blindkopie hinzu.
  • Betreff: Gib den Betreff deiner E-Mail ein.
  • Nachricht: Gib den Text deiner E-Mail ein.
  • Anhänge: Füge deiner E-Mail Dateien hinzu.
  • Signaturen: Im Business-Plan und höher kannst du ganz einfach benutzerdefinierte E-Mail-Signaturen verwenden.
  • Vorlagen: Im Business-Plan und höher kannst du dieselben Prozesse mit benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen wiederholen.

E-Mails, die von ClickUp-Aufgaben gesendet werden, unterliegen den Größenbeschränkungen für Anhänge des E-Mail-Anbieters. Zum Beispiel beträgt das Größenlimit für Anhänge bei Gmail 25 MB.

Videoübersicht

Schau dir das folgende ClickTip-Video zur Verwaltung deiner E-Mail-Konten an:

E-Mail-Adressen verwalten

So kannst du die E-Mail-Adressen verwalten, die mit deinem Workspace verbunden sind:
  1. Klicke auf dein Profil-Avatar in der unteren linken Ecke.
  2. Wähle Integrationen aus.
  3. Wähle E-Mail aus.

E-Mail-Konten können von einer unbegrenzten Anzahl von Personen genutzt werden. Zum Beispiel kannst du wählen, dass alle in deinem Workspace ein E-Mail-Konto verwenden.

Der Benutzer, der das E-Mail-Konto verbunden hat, muss anderen die Erlaubnis geben, bevor sie Nachrichten von dem Konto senden können.

Es kann sein, dass du die E-Mail-Adressen, die du zu ClickUp hinzugefügt hast, gelegentlich erneut authentifizieren musst, abhängig von deinem E-Mail-Anbieter oder den Sicherheitsrichtlinien deiner Organisation. Dies kannst du einfach über die E-Mail Integrationsseite vornehmen. 

Zusätzliche E-Mail-Konten erwerben

Administratoren und Eigentümer von Unlimited-Plänen und höher können auf zwei Arten zusätzliche E-Mail-Konten erwerben:

  • Über das Integrations-Menü: klicke auf + Neues hinzufügen.
  • Beim Verfassen einer E-Mail: wähle im Von-Feld die Option E-Mail verknüpfen aus.

UseEmaukLinkAnEmail.png

Die Kosten für jedes zusätzliche E-Mail-Konto betragen 24 $/Jahr oder 2 $/Mitglied, und der Preis wird anteilig auf die verbleibende Zeit bis zu deinem nächsten Verlängerungsdatum berechnet.

Sobald zusätzliche Konten erworben wurden, können Mitglieder des Workspaces ihre eigenen E-Mail-Konten mit dem Workspace verknüpfen.

Du benötigst eine aktive Kreditkarte, die mit dem Workspace verknüpft ist, um eine weitere E-Mail-Adresse zum Konto hinzuzufügen. Wenn du ein E-Mail-Konto in der Mitte eines Abrechnungszyklus hinzufügst, wird dir ein anteiliger Betrag für die verbleibende Zeit bis zu deinem Verlängerungsdatum berechnet.

Videoübersicht

Schau dir das folgende ClickTip-Video zur Erstellung von E-Mail-Signaturen an:


E-Mail-Signaturen erstellen

Workspaces im Business-Plan und höher können E-Mail-Signaturen erstellen. Jedes Mitglied kann mehrere Signaturen haben.
So kannst du eine Signatur erstellen:
  1. Beim Verfassen einer E-Mail aus einer Aufgabe, wähle Signaturen hinzufügen in der unteren linken Ecke.
  2. Wähle Signatur hinzufügen oder Signaturen verwalten aus den Optionen.
  3. Gib deiner Signatur einen Namen.
  4. Erstelle deine Signatur.
    • Du kannst deine Signatur mit HTML erstellen, indem du auf das Symbol in der oberen rechten Ecke klickst.
  5. Speichere die Signatur.

Du kannst eine Signatur als Standard festlegen, indem du auf die Auslassungspunkte ... neben der Signatur klickst und die Option Als Standardsignatur festlegen aktivierst.

Videoübersicht

Schau dir das folgende ClickTip-Video zur Einstellung benutzerdefinierter E-Mail-Berechtigungen an:

Benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen

Eigentümer und Administratoren in Business Plus- und Enterprise-Workspaces können benutzerdefinierte E-Mail-Berechtigungen festlegen. So kannst du benutzerdefinierte Berechtigungen festlegen:
  1. Klicke auf dein Profil-Avatar in der unteren linken Ecke.
  2. Wähle Sicherheit & Berechtigungen.
  3. Scrolle nach unten zu Erweiterte Berechtigungen.
  4. Es gibt zwei E-Mail-Berechtigungen, die für Mitglieder und Administratoren ein- oder ausgeschaltet werden können:
    • E-Mail senden (E-Mail ClickApp): Gibt dem Benutzer die Berechtigung, E-Mails mit der E-Mail-ClickApp zu senden.
    • Die Berechtigung E-Mail-Konten hinzufügen muss aktiviert sein, bevor du diese Berechtigung einschalten kannst.
    • E-Mail-Konten hinzufügen (E-Mail ClickApp): Gibt dem Benutzer die Berechtigung, autorisierte E-Mail-Konten mit der E-Mail-ClickApp hinzuzufügen.
Das Aktivieren der Berechtigung E-Mail-Konten hinzufügen aktiviert automatisch die Berechtigung E-Mail senden, aber jede Kombination der beiden Berechtigungen kann festgelegt werden.

E-Mail-Add-ons kaufen

Eigentümer und Administratoren können Add-ons auf der Abrechnungsseite in den Workspace-Einstellungen erwerben. Die Kosten pro E-Mail-Konto betragen 24 $/Jahr oder 2 $/Mitglied, und der Preis wird anteilig auf der Grundlage der verbleibenden Zeit bis zum nächsten Verlängerungsdatum berechnet.

Du musst dein E-Mail-Kontolimit erreicht haben, um Add-ons zu erwerben.

So kannst du ein E-Mail-Add-on erwerben:

  1. Öffne eine Aufgabe.
  2. Klicke auf das Kommentarfeld.
  3. Wähle das E-Mail-Symbol.
  4. Klicke auf die E-Mail-Adresse im Von-Feld.
  5. Klicke auf Konten verwalten.
  6. Klicke in der unteren linken Ecke auf + Neues hinzufügen.
  7. Klicke auf Zusätzliches Konto hinzufügen.

 

War dieser Beitrag hilfreich?