Halte die Zeitberichterstattung präzise und regelkonform, indem du Stundenzettel in ClickUp einreichst, prüfst und genehmigst!

Ob du Rechnungen für Kundenprojekte vorbereitest, wöchentliche oder monatliche Berichte erstellst oder die Zeitdaten deines Teams analysierst – Genehmigungen stellen sicher, dass du immer die aktuellsten und genauesten Zeiterfassungsinformationen zur Hand hast!

Verfügbarkeit und Limits der Stundenzettelgenehmigungen variieren je nach Plan und können sich ändern. Mehr erfahren

Stundenzettelgenehmigungen einrichten

Ein Workspace-Eigentümer oder -Administrator kann Stundenzettelgenehmigungen einrichten.

So richtest du Stundenzettelgenehmigungen über den Timesheets Hub ein:

1. Klicke auf den Tab Genehmigungen.
2. Klicke auf Stundenzettelgenehmigungen einrichten.
3. Lege eine Stundenzettel-Frist über die Dropdownmenüs Fälligkeitsdatum und Uhrzeit fest.

   

4. Du kannst optional Erinnerungen vor und/oder nach der wöchentlichen Stundenzettel-Frist senden lassen.
5. Klicke auf Weiter.
6. Klicke in die Suchleiste und wähle Stundenzettel-Einreichende aus.
   • Optional: Schließe diesen Schritt später ab, indem du auf Später erledigen klickst.
7. Klicke auf Hinzufügen.
8. Klicke in der Spalte Genehmigende auf das Personen-Symbol, um Genehmigende hinzuzufügen. Nutze die Filter unter der Suchleiste, um die Ergebnisse einzugrenzen.

   

9. Klicke auf Speichern, sobald alle Genehmigenden hinzugefügt wurden.

Einreichende und Genehmigende bearbeiten

Nach dem Einrichten von Stundenzettelgenehmigungen können Eigentümer und Administratoren Einreichende und Genehmigende bearbeiten:

1. Klicke in der linken Seitenleiste auf Timesheets.
   • Wenn Timesheets nicht angeheftet ist, klicke auf Mehr und wähle Timesheets aus.
2. Klicke oben auf den Tab Genehmigung.
3. Klicke in den Stundenzettel-Genehmigungseinstellungen auf der rechten Seite unter Genehmigende und Einreichende bearbeiten auf Bearbeiten.
4. Füge Einreichende und ihre Genehmigenden hinzu, bearbeite oder entferne sie. Drücke Shift + Klick, um einen Bereich von Personen zwischen zwei ausgewählten Personen auszuwählen oder abzuwählen, oder Strg/Cmd + Klick, um einzelne Personen auszuwählen oder abzuwählen.

Stundenzettelgenehmigungen öffnen

Du kannst auf den Tab Genehmigungen innerhalb von Stundenzetteln zugreifen.

Im Bereich Genehmigungen gibt es vier Tabs:

• Zu prüfen: Genehmigende sehen alle Stundenzettel, die sie noch nicht genehmigt haben.
• Änderungen angefordert: Genehmigende sehen alle Stundenzettel, für die Änderungen angefordert wurden.
• Genehmigt: Genehmigende sehen alle Stundenzettel, die sie genehmigt haben.
• Alle: Genehmigende sehen alle Stundenzettel – einschließlich der zu prüfenden, der Stundenzettel mit angeforderten Änderungen und der bereits genehmigten.

Stundenzettel filtern

Nutze die drei Filter oben in jedem Tab, um gezielt nach bestimmten Stundenzetteln zu suchen:

• Stundenzettel-Eigentümer: Nach Personen filtern.
• Teams: Nach Teams filtern.
• Zeitraum: Stundenzettel nach einem der folgenden Zeiträume filtern:
  • Alle
  • Diese Woche
  • Letzte Woche
  • Letzte 2 Wochen
  • Diesen Monat
  • Letzten Monat
  • Dieses Quartal
  • Letztes Quartal
  • Zeitraum ...

Einen Stundenzettel einreichen

Wenn du die Zeiterfassung für die Woche abgeschlossen hast, kannst du deinen Stundenzettel einreichen.

Zeiteinträge werden nach der Einreichung gesperrt.

So reichst du deinen Stundenzettel ein:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel. Standardmäßig wird die aktuelle Woche angezeigt.
   • Um die Woche zu wechseln, klicke oben links auf die Datumsangabe und wähle eine Woche aus.
2. Klicke oben rechts auf Zur Genehmigung einreichen.
3. Prüfe die erfasste Arbeitszeit und klicke auf Einreichen.

Einen eingereichten Stundenzettel kommentieren

So kommentierst du einen eingereichten Stundenzettel:

1. Klicke in der Seitenleiste auf Timesheets.
2. Klicke oben rechts auf das Genehmigungen-Symbol, um die Seitenleiste Genehmigungen zu öffnen.
3. Wähle in der Seitenleiste Genehmigungen einen Stundenzettel aus, um ihn zu öffnen.
4. Klicke oben rechts auf das Kommentar-Symbol, um die Seitenleiste Kommentare zu öffnen.
5. Antworte auf einen vorhandenen Kommentar oder hinterlasse einen neuen!

Einen Stundenzettel erneut einreichen

Wenn ein Administrator den Stundenzettel geprüft und Änderungen angefordert hat, kannst du die Änderungen vornehmen und den Stundenzettel erneut einreichen.

So reichst du einen Stundenzettel erneut ein:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Nimm die erforderlichen Änderungen an deinem Stundenzettel vor.
3. Klicke oben rechts auf Zur Genehmigung einreichen.
4. Wähle unter Vorherigen erneut einreichen den Stundenzettel aus, um ihn erneut einzureichen.

   

5. Prüfe die aktualisierte Arbeitszeit und klicke auf Einreichen.

Eine Stundenzetteleinreichung zurückziehen

Wenn du einen Fehler in deinem Stundenzettel gemacht hast, kannst du ihn zurückziehen, bevor er geprüft wird.

So ziehst du einen eingereichten Stundenzettel zurück:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Klicke oben rechts auf das Genehmigungen-Symbol, um die Seitenleiste Genehmigungen zu öffnen.
3. Fahre in der Seitenleiste Genehmigungen mit der Maus über den Stundenzettel und klicke auf das Ellipsis ...-Symbol.
4. Klicke auf Zurückziehen.

Stundenzettel prüfen

Genehmigende können eingereichte Stundenzettel genehmigen oder Änderungen anfordern.

Stundenzettel genehmigen

Du kannst Stundenzettel über die Spalte Prüfen oder einen geöffneten Stundenzettel genehmigen.

Über die Spalte Prüfen:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Klicke oben auf den Tab Genehmigungen.
3. Klicke zum Genehmigen auf das Genehmigen-Symbol in der Spalte Prüfen.
4. Füge optional einen Kommentar hinzu und klicke auf Genehmigen. Ein genehmigter Stundenzettel kann nicht mehr bearbeitet werden.

Über einen geöffneten Stundenzettel:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Klicke oben auf den Tab Genehmigungen.
3. Klicke auf den Stundenzettel, um ihn zu öffnen.
4. Prüfe den Stundenzettel.
5. Klicke zum Genehmigen oben rechts auf Genehmigen.
6. Füge optional einen Kommentar hinzu und klicke auf Genehmigen. Ein genehmigter Stundenzettel kann nicht mehr bearbeitet werden.

Änderungen an Stundenzetteln anfordern

Du kannst Änderungen an Stundenzetteln über die Spalte Prüfen oder einen geöffneten Stundenzettel anfordern.

Über die Spalte Prüfen:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Klicke oben auf den Tab Genehmigungen.
3. Klicke zum Anfordern von Änderungen auf das Änderungen anfordern-Symbol in der Spalte Prüfen.
4. Füge optional einen Kommentar hinzu und klicke auf Änderungen anfordern. Sobald Änderungen angefordert wurden, kann der Stundenzettel bearbeitet werden.

Über einen geöffneten Stundenzettel:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Klicke oben auf den Tab Genehmigungen.
3. Klicke auf den Stundenzettel, um ihn zu öffnen.
4. Klicke zum Anfordern von Änderungen oben rechts auf Änderungen anfordern.
5. Füge optional einen Kommentar hinzu und klicke auf Änderungen anfordern. Sobald Änderungen angefordert wurden, kann der Stundenzettel bearbeitet werden.

Mehrere Stundenzettel gleichzeitig genehmigen

Genehmigende können mehrere Stundenzettel auf einmal genehmigen.

So genehmigst du mehrere Stundenzettel gleichzeitig:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Klicke oben auf den Tab Genehmigungen.
3. Klicke links neben jeder Einreichung auf das Kontrollkästchen.
4. Klicke unten auf Alle genehmigen.

Einen Stundenzettel erneut öffnen

Genehmigende können Stundenzettel, die sie zuvor genehmigt haben, erneut öffnen.

So öffnest du einen Stundenzettel erneut:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Klicke oben auf den Tab Genehmigungen.
3. Klicke unter Stundenzettelgenehmigungen auf den Tab Genehmigt.
4. Klicke auf den Stundenzettel, um ihn zu öffnen.
5. Klicke oben rechts auf das Ellipsis...-Symbol.

   

6. Wähle Erneut öffnen aus.
7. Füge einen Kommentar hinzu und klicke auf Erneut öffnen.
8. Der Stundenzettel wird entsperrt und sein Status auf Änderungen erforderlich aktualisiert.

Genehmigungsstatus deines Stundenzettels prüfen

Beim Anzeigen eines Stundenzettels siehst du den Status neben dem Datumsbereich.

So prüfst du alle Status deiner eingereichten Stundenzettel:

1. Öffne in der Seitenleiste Stundenzettel.
2. Klicke oben auf den Tab Genehmigungen, um deine Stundenzetteleinreichungen zu sehen.
   • Alternativ kannst du oben rechts auf das Genehmigungen-Symbol klicken, um die Seitenleiste Genehmigungen zu öffnen.
3. Filtere deine Stundenzettel über die Tabs Zu prüfen, Änderungen angefordert, Genehmigt und Alle.

   

4. Die Spalten auf der rechten Seite zeigen, wie viel abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit erfasst wurde, die Kapazität, wie viel Zeit über die Kapazität hinaus erfasst wurde und den aktuellen Status des Stundenzettels. Folgende Status sind möglich:

• Ausstehend: Der Stundenzettel wurde noch nicht geprüft. Änderungen am Stundenzettel sind nicht möglich.
• Änderungen erforderlich: Eine genehmigende Person hat den Stundenzettel geprüft und Änderungen angefordert. Änderungen am Stundenzettel sind möglich.
• Genehmigt: Der Stundenzettel wurde von einer genehmigenden Person geprüft und genehmigt. Änderungen am Stundenzettel sind nicht möglich.

Stundenzettel-Benachrichtigungen

Stundenzettel-Benachrichtigungen unterscheiden sich für Einreichende und Genehmigende. Erinnerungen werden einmalig zum geplanten Zeitpunkt gesendet.

Einreichende

Einreichende erhalten Benachrichtigungen für:

• Neue Kommentare: Einreichende werden benachrichtigt, wenn ihren Einreichungen neue Kommentare hinzugefügt werden.
• Erinnerungen: Benachrichtigungen werden gesendet, bevor ein Stundenzettel fällig ist, nach dem Fälligkeitszeitpunkt und wenn er überfällig wird. Sobald Stunden eingereicht wurden, werden für neue Zeiteinträge keine weiteren Erinnerungen gesendet.

Genehmigende

Genehmigende erhalten Benachrichtigungen, wenn Einreichungen, die sie prüfen, neue Kommentare erhalten.

Administratoren

Administratoren und Eigentümer erhalten Benachrichtigungen für Kommentare, die in Stundenzetteln gepostet werden, für die sie als Genehmigende festgelegt sind.

Stundenzettelgenehmigungen deaktivieren

Wenn du Stundenzettel nicht mehr genehmigen musst, kann ein Workspace-Eigentümer oder -Administrator Genehmigungen deaktivieren.

So deaktivierst du Genehmigungen über den Tab „Genehmigungen":

1. Klicke oben rechts auf Genehmigungseinstellungen.
2. Klicke oben rechts auf das Ellipsis ...-Symbol und wähle Zeitgenehmigungen deaktivieren aus.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zu Stundenzettelgenehmigungen.

Wer kann einen Stundenzettel einreichen?

Alle Personen mit Zugriff auf Stundenzettel können ihre Zeit zur Genehmigung einreichen.

Wer kann eingereichte Stundenzettel anzeigen und genehmigen?

Administratoren und Eigentümer haben vollen Zugriff auf alle Zeiteinträge, Stundenzettel und Genehmigungen im Workspace. Sie können außerdem gesperrte und genehmigte Zeiteinträge bearbeiten.

Kann ich mehrere Genehmigungen im selben Zeitraum haben?

Ja, es ist möglich, mehrere Genehmigungsanfragen für denselben Stundenzettelzeitraum zu haben.

Was bedeutet es, wenn Zeiteinträge gesperrt sind?

Gesperrte Zeiteinträge sind deaktiviert, haben einen grauen Hintergrund und können nicht bearbeitet werden. Das passiert in der Regel, wenn ein eingereichter Stundenzettel auf eine Genehmigung wartet.