Checklisten-Vorlagen helfen dir dabei, einheitliche Prozesse schnell einzurichten. Du kannst sie nutzen, um deine meistgenutzten Checklisten wiederzuverwenden und Aufgaben effizienter zu erledigen.

Vorlagen sind nicht auf Checklisten beschränkt. Du kannst Vorlagen auch für Spaces, Ordner, Unterordner und Listen sowie für Aufgaben verwenden!

Was du benötigst

• Checklisten-Vorlagen sind in jedem Plan verfügbar.
• Gäste können Checklisten-Vorlagen je nach ihren Berechtigungen verwenden:
  • Vollzugriff: Kann Checklisten-Vorlagen erstellen, bearbeiten, entfernen und anwenden.
  • Bearbeiten: Kann Checklisten-Vorlagen erstellen, bearbeiten und anwenden, sie jedoch nicht aus Aufgaben entfernen.
  • Kommentieren: Kann keine Vorlagen verwenden.
  • Nur ansehen: Kann keine Vorlagen verwenden.
• Aufgaben können bis zu 250 Checklisten haben. Checklisten können bis zu 500 Einträge enthalten. Beschreibungen von Checklisten-Einträgen dürfen 2.000 Zeichen nicht überschreiten.

Eine Checklisten-Vorlage erstellen

So erstellst du eine neue Checklisten-Vorlage:

1. Öffne eine Aufgabe mit einer Checkliste.
2. Scrolle nach unten zum Abschnitt Checklisten.
3. Fahre mit der Maus über die Checkliste, die du in eine Vorlage umwandeln möchtest, und klicke auf das Ellipsis ...-Symbol.
4. Wähle Als Vorlage speichern.
5. Gib den Namen deiner neuen Vorlage ein.
6. Wähle aus, mit wem du die Vorlage teilen möchtest:
   • Alle Mitglieder: Mitglieder, Admins und der Workspace-Eigentümer können diese Vorlage sehen und verwenden.
   • Nur ich: Niemand sonst kann diese Vorlage sehen oder verwenden.
   • Personen auswählen: Wähle aus einer Liste der Personen in deinem Workspace die aus, mit denen du diese Vorlage teilen möchtest.
   • Alle (einschließlich Gäste): Alle im Workspace können diese Vorlage sehen und verwenden.
   • Admins: Nur Admins und der Workspace-Eigentümer können diese Vorlage sehen und verwenden. Nur der Workspace-Eigentümer und Admins können diese Option auswählen.
7. Klicke unten rechts auf Vorlage speichern.

Eine Checklisten-Vorlage anwenden

Du kannst eine Checklisten-Vorlage manuell auf Aufgaben anwenden oder eine Automatisierung einrichten, die das für dich erledigt.

Eine Checklisten-Vorlage auf Aufgaben anwenden

So wendest du eine Checklisten-Vorlage auf eine Aufgabe an:

1. Fahre unten links mit der Maus über den Abschnitt Checklisten und klicke auf Vorlage verwenden.
   • Wenn die Aufgabe noch keine Checklisten hat, klicke auf + Checkliste erstellen, fahre dann mit der Maus über deine neue Checkliste und klicke auf Vorlage verwenden.
2. Suche nach einer Checklisten-Vorlage und wähle sie aus.
3. Klicke oben rechts auf Vorlage verwenden, um zu bestätigen.

Eine Checklisten-Vorlage per Automatisierung anwenden

So wendest du eine Checklisten-Vorlage per Automatisierung an:

1. Klicke oben rechts in der Ansicht auf das Roboter-Symbol. Automatisierungen können nicht zu Alle Aufgaben hinzugefügt werden.
2. Wähle im Dropdown-Menü auf der rechten Seite die Aktion Vorlage anwenden.
3. Klicke auf das Dropdown-Menü Vorlage auswählen.
4. Wähle deine Vorlage aus.
5. Klicke oben rechts auf Vorlage verwenden, um zu bestätigen.
6. Klicke links auf das Dropdown-Menü, um einen Automatisierungs-Trigger auszuwählen. Automatisierungs-Trigger werden für alle Aufgaben im ausgewählten Space, Ordner, Unterordner oder in der ausgewählten Liste ausgelöst.
7. Klicke unten rechts auf Erstellen.

Eine vorhandene Checklisten-Vorlage bearbeiten

So bearbeitest du eine vorhandene Checklisten-Vorlage:

1. Öffne eine Aufgabe und scrolle nach unten, um mit der Maus über den Abschnitt Checklisten zu fahren.
2. Klicke auf + Checkliste erstellen und wähle dann die Schaltfläche Vorlage verwenden.
3. Wähle die Vorlage aus, die du bearbeiten möchtest.
4. Klicke auf Vorlage verwenden, um die Checklisten-Vorlage auf deine Aufgabe anzuwenden.
5. Nimm die gewünschten Änderungen an der Checkliste in der Aufgabe vor.
6. Fahre mit der Maus über den Checklisten-Namen und klicke auf das Ellipsis ...-Symbol.
7. Wähle Vorhandene Vorlage aktualisieren.
8. Wähle dieselbe Checklisten-Vorlage aus, die du angewendet hast, und klicke auf Weiter.
9. Klicke unten rechts auf Vorlage speichern.

Eine Checklisten-Vorlage löschen

So löschst du eine Checklisten-Vorlage aus dem Vorlagen-Center:

1. Suche nach der Checklisten-Vorlage und wähle sie aus.
2. Klicke oben links auf das Ellipsis ...-Symbol.
3. Wähle Löschen. Gelöschte Checklisten-Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden.
4. Klicke zur Bestätigung auf Löschen.