ClickUp semplifica la pianificazione e l'organizzazione delle riunioni di squadra. Le seguenti best practice sono efficienti e semplici. Aumenteranno la tua produttività, aiuteranno il tuo team a concentrarsi sui risultati e manterranno tutte le informazioni delle riunioni in un unico posto!
Struttura della gerarchia consigliata
Consigliamo di organizzare la Gerarchia del vostro Spazio di lavoro per le riunioni nel modo seguente:
- Crea un unico Elenco dove esisteranno tutte le tue riunioni.
- Crea una tarefa nella Lista per ogni riunione.
- Allega un documento alla task per prendere appunti.
Dai un'occhiata a questo modello di documento per appunti di riunione pronto all'uso.
Aggiungi dettagli con i Campi personalizzati
Con i Campi Personalizzati, puoi creare campi di attività unici per aggiungere più informazioni a ogni attività. I Campi personalizzati possono essere impostati a livello di Lista, quindi, se necessario, puoi creare un set diverso di Campi personalizzati per ogni Lista.
Prima della riunione
Il tempo prima di una riunione può essere tanto prezioso quanto la riunione stessa. Con ClickUp, puoi assicurarti che tutto il tuo tempo sia speso in modo efficiente.
Prima di una riunione, consigliamo di fare quanto segue per sfruttare al meglio il tempo:
Collabora
La collaborazione di squadra può talvolta ridurre la necessità di una riunione ed è spesso più efficiente. Raccomandiamo la collaborazione asincrona con i membri del team per determinare se una riunione è necessaria.
- Utilizza attività e Documenti per collaborare.
Utilizza le @menzioni nelle attività, nella Chat o nei Documenti per notificare ai partecipanti alle riunioni, agli utenti singoli o ai team aggiornamenti o informazioni importanti.
- Utilizza la Chat per conversazioni approfondite, annunci e messaggi diretti.
- Crea rapidamente un Clip per aggiornamenti o informazioni istruzionali invece di una riunione.
Crea un'agenda per la riunione
Creare un'agenda per la tua riunione è un ottimo modo per risparmiare tempo al tuo team e assicurare che tutti i partecipanti sappiano cosa aspettarsi. Puoi utilizzare il modello di stile per note di riunione nel centro di modelli per un formato di nota pronto all'uso.
Configura il tuo schema per le riunioni
Se il tuo team decide che è necessaria una riunione, il seguente schema ti permetterà di essere preparato:
- Riunioni ricorrenti: Crea un nuovo modello di attività o seleziona un modello dal centro modelli e imposta una data di scadenza ricorrente per l'attività.
- Riunioni 1:1: Crea un nuovo modello di attività o seleziona un modello dal centro modelli. Raccomandiamo che l'attività e i documenti allegati siano resi privati, in modo che le informazioni siano accessibili solo alle persone appropriate. Scopri il nostro corso Best Practice per Gestire Riunioni 1:1 di Successo presso l'Università ClickUp.
- Riunioni singole: Utilizza il modello di tarefa per riunioni che hai creato o selezionato dal centro di modelli e aggiungi i dettagli pertinenti della riunione.
Utilizza Google Calendar
Con l'integrazione di Google Calendar di ClickUp, puoi sincronizzare il tuo Google Calendar con il calendario ClickUp per non perdere mai una riunione. Raccomandiamo di includere tutti i dettagli rilevanti nell'evento del calendario, inclusi:
- Obiettivi chiari per l'agenda della riunione.
- Tempo stimato per ogni punto dell'agenda per aiutare il tuo team a rimanere in pista.
- Collega alla tarefa della riunione o al Doc.
Aggiungi una visualizzazione Incorporata di un Google Calendar condiviso nella tua lista di riunioni per maggiore visibilità.
Durante la riunione
Mentre il tuo team è in riunione, ti consigliamo di utilizzare il documento allegato per prendere appunti. Gli appunti potrebbero includere:
- Elementi di azione della riunione.
- Rischi o ostacoli.
- Progresso del progetto.
Puoi dare un'occhiata ai modelli di note di riunione disponibili nel nostro centro modelli:
Puoi anche creare i tuoi modelli per appunti di riunione!
Dopo la riunione
Dopo la riunione, puoi utilizzare l'attività della riunione per coordinare e assegnare gli elementi di azione al tuo team. Da fare, ti consigliamo quanto segue:
- Lascia un commento sull'attività e assegna il membro del team rilevante.
- Crea attività e sotto-attività secondarie direttamente dal documento delle note della riunione. Scopri come creare attività dai commenti consultando questo articolo.
- Aggiungi tutti i partecipanti alla riunione come osservatori all'attività della riunione.
- Aggiungi il link della registrazione della riunione e qualsiasi altra risorsa importante alla task affinché sia facilmente accessibile al gruppo.