Elimina el trabajo administrativo en elementos repetibles como informes semanales, agendas de reuniones de equipo y actualizaciones de clientes con las tareas periódicas.
Qué necesitarás
- Las tareas periódicas están disponibles en todos los planes de ClickUp.
- Con un plan de pago, puedes hacer visibles todas las tareas periódicas futuras. Más información.
- Cualquier persona, incluidos los invitados, puede crear tareas periódicas.
Tareas periódicas
Puedes configurar tareas para que se repitan en un intervalo regular con programaciones, recurrencias y opciones de tarea personalizables.
Fechas de vencimiento
Las tareas periódicas usan la fecha de vencimiento como la fecha en la que se repetirá la tarea.
Fechas de inicio
Puedes establecer una fecha de inicio para tu tarea periódica desde el campo Fecha de inicio.
La fecha de inicio siempre se repetirá el mismo número de días antes de la fecha de vencimiento.
Horas de inicio y de vencimiento
También puedes establecer una hora para la creación de la tarea periódica desde el campo Añadir hora.
Si no se establece ninguna hora de recurrencia, la tarea se repetirá a las 11 p. m. en la zona horaria del usuario que configuró la programación periódica.
Cerrar una tarea periódica
Cuando marcas una tarea periódica como cerrada antes de la fecha de vencimiento, la tarea se repite de inmediato.
La siguiente instancia de la tarea se crea de inmediato, según la configuración de periodicidad de la tarea.
Si quieres que la siguiente instancia se cree cuando esté programada, en lugar de cuando se complete o se cierre, puedes usar la opción Según el calendario.
Mostrar tareas periódicas en el Calendario
En los planes de pago, puedes mostrar instancias futuras de tareas periódicas en las vistas de Calendario.
Para ver las tareas periódicas cerradas en una vista de Calendario, la configuración de la tarea periódica debe tener una fecha especificada y usar la opción Crear nueva tarea.
Tareas en varias listas
Las tareas en varias listas que se repiten y crean una nueva tarea solo lo harán en su Lista de origen.
Cuando las personas abandonan tu Entorno de trabajo
Las tareas periódicas asignadas a personas que ya no forman parte de tu Entorno de trabajo, o creadas por ellas, no se ven afectadas. La tarea seguirá repitiéndose con la cadencia establecida.
Limitaciones de las tareas periódicas
- Las tareas con 500 o más subtareas, incluidas las subtareas anidadas, archivadas y cerradas, no se repetirán y la configuración de periodicidad se eliminará de la tarea.
- El número total de subtareas incluye las subtareas anidadas, archivadas y cerradas.
- Para activar la periodicidad, mueve o elimina subtareas hasta tener menos de 500 y, a continuación, configura la periodicidad.
- El tiempo registrado no se transfiere a las nuevas tareas en las tareas periódicas.
- Las tareas periódicas no crean instancias en el pasado.
- Las tareas con configuración de periodicidad en Espacios, Carpetas, Subcarpetas o Listas archivadas no se repetirán.
- Las tareas pueden repetirse en días no laborables.
Configurar una tarea periódica
Para configurar una tarea periódica, puedes crear una tarea nueva o usar una existente.
Si usas una tarea existente, debe tener un estado No iniciada, Activa o Hecha. Las tareas con el estado Cerrada no se repetirán.
Para configurar una tarea existente como periódica:
- Haz clic en el campo de fechas situado encima de la descripción de la tarea.
- En la parte inferior izquierda del modal, haz clic en Establecer periodicidad.
- Selecciona una fecha en el calendario o escríbela en el campo Fecha de vencimiento. Puedes establecer fechas de vencimiento usando lenguaje natural.
- Configura tu programación periódica.
- Elige cuándo debe repetirse la tarea.
- Elige las opciones de tarea que prefieras.
- Haz clic en Guardar para crear tu tarea periódica.
Configuración de las tareas periódicas
La siguiente tabla describe las opciones de configuración disponibles para las tareas periódicas:
| Grupo de configuración | Configuración | Descripción |
| Programación | Diaria | Se repite cada día con la opción de omitir los fines de semana. |
| Programación | Semanal | Se repite una vez a la semana el día seleccionado. |
| Programación | Mensual | Las opciones incluyen: • El mismo día cada mes • Primer día del mes • Último día del mes • Día predeterminado del mes. Por ejemplo, seleccionas el segundo miércoles de julio como fecha de vencimiento de la tarea periódica inicial. El día predeterminado del mes será el segundo miércoles de cada mes. |
| Programación | Anual | Se repite una vez al año el día seleccionado. |
| Programación | Días después | Se repite un número determinado de días después de que la tarea se haya marcado como completada. Si se actualiza la fecha de vencimiento, se creará de inmediato una nueva tarea periódica. |
| Programación | Personalizada | Indica si la tarea debe repetirse cada ciertos días, selecciona días de la semana, semanas del mes o días del año. |
| Repetir | Al completarse | La tarea se repetirá cuando pase a un estado cerrado. Esta opción muestra el nombre del estado cerrado de la Lista de origen de la tarea. |
| Repetir | Al terminar | La tarea se repetirá cuando pase a un estado hecho o cuando pase a un estado cerrado. |
| Repetir | Según el calendario | La tarea se repetirá cuando esté en estado no iniciada o activa. • Las tareas se repetirán a las 11:00 p. m. en la zona horaria del usuario que configuró la periodicidad. • Las tareas configuradas para repetirse según el calendario que se marquen como Hechas o Cerradas antes de su recurrencia programada se repetirán de inmediato. |
| Opciones de tarea | Omitir fines de semana | La tarea periódica no se programará en fin de semana. |
| Opciones de tarea | Crear nueva tarea | Las opciones incluyen: • No seleccionada: no se creará una nueva tarea al repetirse, y la actividad actual y completada, las subtareas, las listas de verificación y los comentarios asignados se conservarán en la tarea. • Seleccionada: la tarea periódica se duplica como nueva tarea en tu Entorno de trabajo. |
| Opciones de tarea | Repetir indefinidamente | Selecciona el tiempo durante el que se repite la tarea. Las opciones incluyen: • Seleccionada: la recurrencia continuará indefinidamente. • No seleccionada: desmarca y elige en el desplegable: • Repeticiones: establece cuántas veces se repetirá esta tarea. • Finalizar el: establece una fecha final para la recurrencia. |
| Opciones de tarea | Actualizar estado | • Se muestra cuando la tarea está configurada para repetirse según el calendario. Selecciona el estado que se asignará a la nueva tarea periódica. |
| Opciones de tarea | Campos de la tarea | Elige qué incluir de la tarea original en las instancias futuras. Las opciones incluyen: • Incluir todo • Solo comentarios asignados • Archivos adjuntos • Comentarios • Archivos adjuntos de comentarios • Descripción • Campos personalizados • Dependencias • Relaciones Las relaciones personalizadas que usan la opción Tareas de una lista específica no son totalmente compatibles. • Asignados • Listas de verificación • Mantener elementos marcados • Seguidores • Asignados de subtareas • Etiquetas • Reasignar fechas de subtareas • Subtareas • Actividad |
Ver todas las tareas periódicas
Usa la Vista general de tareas periódicas para ver todas las tareas periódicas de tu Entorno de trabajo.
Editar una tarea periódica
Puedes editar instancias de tareas periódicas sin afectar a la programación periódica.
Para restablecer completamente una tarea periódica, tendrás que eliminar la recurrencia.
Editar fechas de inicio
Para editar las fechas de inicio:
- Haz clic en el campo de fechas situado encima de la descripción de la tarea.
- Haz clic en Fecha de inicio en la esquina superior derecha del modal. Si ya se ha seleccionado una fecha de inicio, puedes hacer clic en la x para introducir una nueva. También puedes seleccionar una nueva fecha en el calendario.
Editar las fechas de vencimiento de tareas periódicas
Puedes editar la fecha de vencimiento de las tareas periódicas. Solo cambiarla a una fecha posterior afectará a la programación periódica general.
Establecer una fecha de vencimiento anterior
Puedes cambiar la fecha de vencimiento a una fecha anterior sin afectar a la programación periódica.
Por ejemplo, una tarea se repite el día 15 de cada mes. En octubre, cambias la fecha de vencimiento al 10 de octubre. La siguiente instancia de la tarea vencerá el 15 de noviembre.
Establecer una fecha de vencimiento posterior
Cuando cambias la fecha de vencimiento a una fecha posterior, igual o después de la fecha de vencimiento de la siguiente instancia, la programación periódica se actualiza en consecuencia.
Por ejemplo, una tarea se repite el día 15 de cada mes. En octubre, cambias la fecha de vencimiento al 20 de noviembre. La siguiente instancia de la tarea vencerá el 20 de diciembre.
Puedes adelantar una tarea hasta el día anterior a la siguiente recurrencia sin afectar a la programación periódica.
Tareas periódicas omitidas
Cambiar la fecha de vencimiento de las tareas periódicas a una fecha anterior puede hacer que parezca que se ha omitido una instancia de la tarea periódica.
Por ejemplo:
Una tarea tiene como fecha de vencimiento el primer jueves de julio. Añades una programación periódica a la tarea para que se repita el primer jueves de cada mes.
La siguiente instancia de la tarea vence el primer jueves de agosto.
Para la instancia de agosto de la tarea periódica, cambias manualmente la fecha de vencimiento al primer jueves de julio.
La siguiente instancia de la tarea periódica será el primer jueves de septiembre.
Editar la fecha de vencimiento de la instancia de agosto de la tarea periódica no afectó a la programación periódica general.
Si tus tareas periódicas parecen haber omitido una recurrencia, detén la repetición de la tarea y vuelve a configurarla.
Borrar fechas de vencimiento
Borrar la fecha de vencimiento de la instancia actual de una tarea periódica actualizará todas las instancias futuras para que se repitan en la fecha actual.
Por ejemplo, eliminas la fecha de vencimiento de la instancia actual de la tarea periódica el 10 de junio sin hacer clic en No repetir. La siguiente instancia vencerá el 10 de julio.
Reasignar fechas de subtareas
Cuando creas nuevas tareas como parte de una programación periódica, puedes elegir reasignar las fechas de inicio y de vencimiento de las subtareas.
Cuando una tarea principal no tiene fechas de inicio ni de vencimiento establecidas, las subtareas conservarán sus fechas actuales en las instancias futuras.
La siguiente tabla muestra una tarea periódica semanal y sus subtareas que reasignan sus fechas de vencimiento:
| Tarea | Fecha de vencimiento de la primera instancia | Fecha de vencimiento de la segunda instancia |
| Tarea principal | 10 de julio | 17 de julio |
| Subtarea 1 | 11 de julio | 18 de julio |
| Subtarea 2 | 15 de julio | 22 de julio |
Detener la repetición de una tarea
Para detener la repetición de una tarea:
- Abre la tarea periódica.
- Haz clic en la fecha de vencimiento.
- En la esquina inferior izquierda del selector de fecha, haz clic en Se repite.
- Selecciona No repetir.
Tareas periódicas y Automatizaciones
Las tareas periódicas creadas mediante plantillas de tarea no se pueden usar como desencadenador de una Automatización. Esto significa que, cuando creas una Automatización con el Desencadenador Tarea creada y la Acción Aplicar una plantilla, no puedes activar la Automatización desde tareas creadas mediante la configuración de periodicidad.
Tareas periódicas y relaciones personalizadas
Puedes usar relaciones personalizadas con tareas periódicas.
El uso de Tareas de una lista específica no es compatible con las tareas periódicas. Cuando una tarea se repite, las relaciones de Tareas de una lista específica no se transfieren a la nueva tarea.
Tendrás que volver a añadir las tareas relacionadas después de que se cree la nueva tarea.