Mantén los informes de tiempo precisos y conformes enviando, revisando y aprobando hojas de horas en ClickUp.

Tanto si preparas facturas para trabajos de clientes, generas informes semanales o mensuales, o analizas los datos de tiempo de tu equipo, las aprobaciones garantizan que siempre tengas la información de control de tiempo más reciente y precisa.

La disponibilidad y los límites de la función de aprobación de hojas de horas varían según el plan y están sujetos a cambios. Más información

Configurar las aprobaciones de hojas de horas

Un propietario o administrador del Entorno de trabajo puede configurar las aprobaciones de hojas de horas.

Para configurar las aprobaciones de hojas de horas, desde el Centro de hojas de horas:

1. Haz clic en la pestaña Aprobaciones.
2. Haz clic en Configurar aprobaciones de hojas de horas.
3. Selecciona un plazo para la hoja de horas mediante los menús desplegables Fecha de vencimiento y Hora.

   

4. Puedes elegir enviar recordatorios antes y/o después del plazo de la hoja de horas cada semana.
5. Haz clic en Continuar.
6. Haz clic en la barra de búsqueda y selecciona los remitentes de hojas de horas.
   • Opcional: completa este paso más adelante haciendo clic en Hacer esto más tarde.
7. Haz clic en Añadir.
8. En la columna Aprobadores, haz clic en el icono de persona para añadir aprobadores. Usa los filtros que aparecen debajo de la barra de búsqueda para acotar los resultados.

   

9. Una vez añadidos todos los aprobadores, haz clic en Guardar.

Editar remitentes y aprobadores

Después de configurar las aprobaciones de hojas de horas, los propietarios y administradores pueden editar los remitentes y aprobadores:

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Hojas de horas.
   • Si Hojas de horas no está fijado, haz clic en Más y selecciona Hojas de horas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobación.
3. En Configuración de aprobación de hojas de horas, a la derecha, haz clic en Editar bajo Editar aprobadores y remitentes.
4. Añade, edita o elimina remitentes y sus aprobadores. Pulsa Mayús + clic para seleccionar o deseleccionar un rango de personas entre dos individuos seleccionados, o pulsa Ctrl/Cmd + clic para seleccionar o deseleccionar personas de forma individual.

Abrir las aprobaciones de hojas de horas

Puedes acceder a la pestaña Aprobaciones dentro de las hojas de horas.

Dentro de Aprobaciones hay cuatro pestañas:

• Por revisar: los aprobadores pueden ver todas las hojas de horas que aún no han aprobado.
• Cambios solicitados: los aprobadores pueden ver todas las hojas de horas con cambios solicitados.
• Aprobadas: los aprobadores pueden ver todas las hojas de horas que han aprobado.
• Todas: los aprobadores pueden ver todas las hojas de horas, incluidas las que deben revisar, las que tienen cambios solicitados y las que han aprobado.

Filtrar hojas de horas

Localiza hojas de horas concretas usando los tres filtros de la parte superior de cada pestaña:

• Propietario de la hoja de horas: filtra por personas.
• Equipos: filtra por equipos.
• Periodo de tiempo: filtra las hojas de horas por uno de los siguientes periodos:
  • Todas
  • Esta semana
  • La semana pasada
  • Las últimas 2 semanas
  • Este mes
  • El mes pasado
  • Este trimestre
  • El trimestre pasado
  • Rango...

Enviar una hoja de horas

Cuando hayas terminado de registrar el tiempo de la semana, puedes enviar tu hoja de horas.

Las entradas de tiempo se bloquean en el momento del envío.

Para enviar tu hoja de horas:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas. De forma predeterminada, verás la semana actual.
   • Para cambiar de semana, haz clic en las fechas de la esquina superior izquierda y selecciona una semana.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Enviar para aprobación.
3. Revisa la cantidad de tiempo trabajado y haz clic en Enviar.

Comentar en una hoja de horas enviada

Para comentar en una hoja de horas enviada:

1. En la barra lateral, haz clic en Hojas de horas.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de aprobaciones para abrir la barra lateral de Aprobaciones.
3. Desde la barra lateral de Aprobaciones, selecciona una hoja de horas para abrirla.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de comentario para abrir la barra lateral de Comentarios.
5. Responde a un comentario existente o deja uno nuevo.

Volver a enviar una hoja de horas

Si un administrador revisa la hoja de horas y solicita cambios, puedes realizarlos y volver a enviarla.

Para volver a enviar una hoja de horas:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. Realiza los cambios necesarios en tu hoja de horas.
3. En la esquina superior derecha, haz clic en Enviar para aprobación.
4. En Reenviar anterior, selecciona la hoja de horas para reenviarla.

   

5. Revisa el tiempo trabajado actualizado y haz clic en Enviar.

Retirar el envío de una hoja de horas

Si cometiste un error en tu hoja de horas, puedes retirarla antes de que sea revisada.

Para retirar una hoja de horas enviada:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de aprobaciones para abrir la barra lateral de Aprobaciones.
3. Desde la barra lateral de Aprobaciones, sitúa el cursor sobre la hoja de horas y haz clic en el icono de puntos suspensivos ....
4. Haz clic en Retirar.

Revisar hojas de horas

Los aprobadores pueden aprobar hojas de horas enviadas o solicitar cambios en ellas.

Aprobar hojas de horas

Puedes aprobar hojas de horas desde la columna Revisar o desde una hoja de horas abierta.

Desde la columna Revisar:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. Para aprobar, haz clic en el icono Aprobar en la columna Revisar.
4. Añade un comentario si quieres y haz clic en Aprobar. Una vez aprobada la hoja de horas, ya no se puede editar.

Desde una hoja de horas abierta:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. Haz clic en la hoja de horas para abrirla.
4. Revisa la hoja de horas.
5. Para aprobar, haz clic en Aprobar en la esquina superior derecha.
6. Añade un comentario si quieres y haz clic en Aprobar. Una vez aprobada la hoja de horas, ya no se puede editar.

Solicitar cambios en hojas de horas

Puedes solicitar cambios en hojas de horas desde la columna Revisar o desde una hoja de horas abierta.

Desde la columna Revisar:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. Para solicitar cambios, haz clic en el icono Solicitar cambios en la columna Revisar.
4. Añade un comentario si quieres y haz clic en Solicitar cambios. Una vez solicitados los cambios, la hoja de horas se puede editar.

Desde una hoja de horas abierta:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. Haz clic en la hoja de horas para abrirla.
4. Para solicitar cambios, haz clic en Solicitar cambios en la esquina superior derecha.
5. Añade un comentario si quieres y haz clic en Solicitar cambios. Una vez solicitados los cambios, la hoja de horas se puede editar.

Aprobar hojas de horas en bloque

Los aprobadores pueden aprobar varias hojas de horas a la vez.

Para aprobar hojas de horas en bloque:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. A la izquierda de cada envío, haz clic en la casilla de selección.
4. En la parte inferior, haz clic en Aprobar todo.

Reabrir una hoja de horas

Los aprobadores pueden reabrir hojas de horas que hayan aprobado anteriormente.

Para reabrir una hoja de horas:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. En Aprobaciones de hojas de horas, haz clic en la pestaña Aprobadas.
4. Haz clic en la hoja de horas para abrirla.
5. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de puntos suspensivos....

   

6. Selecciona Reabrir.
7. Añade un comentario y haz clic en Reabrir.
8. La hoja de horas se desbloqueará y su estado se actualizará a Cambios necesarios.

Comprobar el estado de aprobación de tu hoja de horas

Al consultar una hoja de horas, verás el estado junto al intervalo de fechas.

Para comprobar todos los estados de tus hojas de horas enviadas:

1. En la barra lateral, abre las hojas de horas.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones para ver tus envíos de hojas de horas.
   • También puedes hacer clic en el icono de aprobaciones en la esquina superior derecha para abrir la barra lateral de Aprobaciones.
3. Filtra tus hojas de horas mediante las pestañas Por revisar, Cambios solicitados, Aprobadas y Todas.

   

4. Las columnas de la derecha indican cuánto tiempo facturable y no facturable se ha registrado, la capacidad, cuánto tiempo se ha registrado por encima de la capacidad y el estado actual de la hoja de horas. Los estados posibles son:

• Pendiente: la hoja de horas no ha sido revisada. No se pueden realizar cambios en ella.
• Cambios necesarios: un aprobador ha revisado la hoja de horas y ha solicitado cambios. Se pueden realizar cambios en ella.
• Aprobada: la hoja de horas fue revisada y aprobada por un aprobador. No se pueden realizar cambios en ella.

Notificaciones de hojas de horas

Las notificaciones de hojas de horas varían según se trate de remitentes o aprobadores. Los recordatorios se envían una sola vez en el momento programado.

Remitentes

Los remitentes reciben notificaciones por:

• Comentarios nuevos: los remitentes reciben una notificación cuando se añaden nuevos comentarios a sus envíos.
• Recordatorios: se envían notificaciones antes de que venza una hoja de horas, después de la hora de vencimiento y cuando pasa a estar vencida. Una vez enviadas las horas, no se envían recordatorios adicionales por nuevas entradas de tiempo.

Aprobadores

Los aprobadores reciben notificaciones cuando se añaden nuevos comentarios a los envíos que tienen pendientes de revisión.

Administradores

Los administradores y propietarios reciben notificaciones de los comentarios publicados en las hojas de horas en las que están designados como aprobadores.

Desactivar las aprobaciones de hojas de horas

Si ya no necesitas aprobar hojas de horas, un propietario o administrador del Entorno de trabajo puede desactivar las aprobaciones.

Para desactivar las aprobaciones desde la pestaña de aprobaciones:

1. En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración de aprobación.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en los puntos suspensivos ... y selecciona Desactivar aprobaciones de tiempo.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre las aprobaciones de hojas de horas.

¿Quién puede enviar una hoja de horas?

Cualquier persona con acceso a las hojas de horas puede enviar su tiempo para su aprobación.

¿Quién puede ver y aprobar las hojas de horas enviadas?

Los administradores y propietarios tienen acceso completo a todas las entradas de tiempo, hojas de horas y aprobaciones del entorno de trabajo. También pueden editar las entradas de tiempo bloqueadas y aprobadas.

¿Puedo tener varias aprobaciones en el mismo periodo?

Sí, es posible tener varias solicitudes de aprobación para el mismo periodo de hoja de horas.

¿Qué significa que las entradas de tiempo estén bloqueadas?

Las entradas de tiempo bloqueadas aparecen desactivadas con fondo gris y no se pueden editar. Esto ocurre normalmente cuando una hoja de horas enviada está pendiente de aprobación.