¿Necesitas cubrir a un compañero enfermo y hacer un seguimiento con uno de sus clientes? A menudo se pierde información en los emails, desde las comunicaciones con los clientes hasta las relaciones con los proveedores. Utiliza la ClickApp de correo electrónico para mantener el contexto y las conversaciones cerca del trabajo.

Envía y recibe emails directamente desde las tareas y muestra las respuestas como comentarios separados o en hilos. Puedes cambiar rápidamente entre dejar un comentario para los colegas de equipo internos y enviar un email a cualquier persona ajena a ClickUp.

También puedes crear tareas o añadir comentarios por correo electrónico.

Lo que necesitarás

• Los propietarios y administradores del entorno de trabajo pueden habilitar esta ClickApp.
• Invitados no pueden usar la ClickApp de Email.
• Los espacios en el plan Free Forever obtienen una cuenta de correo electrónico gratuita con 100 usos.
• Los entornos de trabajo en el plan Unlimited obtienen una cuenta de correo electrónico gratuita con uso ilimitado.
• Los espacios de trabajo en el plan Business y superiores obtienen dos cuentas de correo electrónico gratuitas, incluyendo firmas y plantillas de correo electrónico.
• Los entornos de trabajo en el plan Business y superiores pueden eliminar la marca de agua Enviado usando ClickUp de los correos electrónicos enviados desde ClickUp.
• Los entornos de trabajo en el plan Business Plus y Enterprise pueden usar permisos de correo electrónico personalizados para administradores y miembros.
• Cada cuenta de correo electrónico que agregues puede transferir automáticamente hasta 100 contactos a ClickUp.

Proveedores de correo electrónico compatibles

ClickUp admite actualmente los siguientes proveedores de email:

• Outlook: Correos electrónicos que utilizan dominios hotmail.com, live.com, y outlook.com.
• IMAP: Clientes heredados que no admiten OAUTH, incluidos algunos servidores MicrosoftExchange locales.
• Gmail (OAuth): Correos utilizando un dominio gmail.com.
• Microsoft 365 (OAuth): Cuentas de email que emplean los servicios de pago Microsoft 365 de Microsoft, incluidos los entornos de intercambio híbridos.

Activar la ClickApp de correo electrónico

Antes de enviar o recibir correos electrónicos dentro de ClickUp, un propietario del entorno de trabajo o administrador debe habilitar la ClickApp de Email.

Para habilitar la ClickApp: 

1. Haz clic en tu avatar de cuenta.
2. Selecciona **Mis ajustes**.
3. Desde la barra lateral, haz clic en ClickApps.
4. Busca y selecciona Email.
5. Haz clic en el interruptor para activar la ClickApp de Correo electrónico.
6. Desde el desplegable de espacios, selecciona dónde habilitar la ClickApp.
7. Selecciona Publicar respuestas a emails como comentarios hilvanados en lugar de nuevos comentarios si quieres que los emails aparezcan en la actividad de tu tarea.

Autorizar correo electrónico en ClickUp

Al agregar tu cuenta de correo electrónico a ClickUp, los permisos solicitados por ClickUp son específicos para tu proveedor de correo electrónico. Para más información sobre estos permisos, visita los siguientes artículos:

• Permisos de Outlook
• autenticación de correo electrónico de Gmail
• Autenticación de correo electrónico de Office 365

Envía correos electrónicos desde una tarea

Una vez activada la ClickApp, es hora de enviar el primer email.

Para enviar un correo electrónico desde una tarea:

1. Abre una tarea.

2. Haz clic en el campo de Comentario en la parte inferior derecha.

3. Haz clic en el icono de email de la parte inferior izquierda.

4. Escribe el email y haz clic en Enviar email.

   • Si no has conectado una dirección de correo electrónico, en el campo De selecciona Vincular un correo electrónico.

Una vez que hayas enviado un correo electrónico desde tu tarea, la respuesta se canalizará automáticamente al feed de actividad de la tarea en el lado derecho del modal de la tarea.

Para recibir notificaciones de respuestas por correo electrónico, debes tener habilitadas las notificaciones de ClickBot. Además, debes haber enviado el correo electrónico original desde la tarea o ser un seguidor del hilo que se originó con el correo enviado.

ClickUp admite las siguientes funciones de correo electrónico:

• De: Selecciona la dirección de correo electrónico desde la cual te gustaría enviar.

• Para: Escribe la dirección de correo electrónico del destinatario.

  • Si tu tarea tiene un campo personalizado de correo electrónico, ese correo aparecerá como un correo sugerido al redactar. Haz clic en el correo electrónico sugerido para llenar rápidamente este campo.

• CC: Copia de carbono de tu correo electrónico.

• BCC: Copia de carbono oculta de tu correo electrónico.

• Asunto: Escribe el asunto de tu correo electrónico. 

  • Si la línea de asunto de un correo electrónico enviado desde ClickUp es cambiada por el destinatario, no recibirás la respuesta dentro de ClickUp. 

• Mensaje: Escribe el cuerpo de tu correo electrónico.

• Adjuntos: Adjunta archivos a tu correo electrónico.

• Firmas: En el plan Business y superiores, firma fácilmente usando firmas de correo electrónico personalizadas.

• Plantillas: En el plan Business y superiores, repite los mismos procesos utilizando plantillas de correo electrónico personalizadas.

Los correos electrónicos enviados desde las tareas de ClickUp están sujetos a las limitaciones de tamaño de adjunto del proveedor de correo electrónico. Por ejemplo, el límite de tamaño de adjunto para Gmail es de 25 MB.

Crear firmas de email

Los entornos de trabajo en el plan Business y superiores pueden crear firmas de correo electrónico. Cada miembro puede tener varias firmas.

Para crear una firma:

1. Al redactar un correo electrónico desde una tarea, selecciona Agregar firmas en la parte inferior izquierda.

2. Selecciona Agregar firma o Gestionar firmas de las opciones.

3. Asigna un nombre a tu firma.

4. Crea tu firma.

   Puedes escribir tu firma empleando HTML haciendo clic en el icono de la esquina superior derecha.

5. Guarda la firma.

Puedes hacer que una firma sea la predeterminada haciendo clic en los puntos suspensivos ... junto a la firma y activando la opción de Establecer como firma predeterminada.

Enviar correo electrónico como

Usa un nombre personalizado al enviar correos electrónicos.

Algunos proveedores de correo electrónico sólo envían correos electrónicos con el nombre predeterminado de la cuenta.

Para usar un nombre personalizado:

1. Haz clic en el campo De.
2. Seleccionar Administrar cuentas.
3. Haz clic en el ícono de expandir a la izquierda de tu dirección de correo electrónico.
4. En Enviar correo como, escribe el nombre que deseas utilizar.
   
5. Haz clic en Guardar.

Permisos de correo electrónico personalizados

Los propietarios y administradores en los entornos de trabajo Business Plus y Enterprise pueden establecer permisos de correo electrónico personalizados. Para configurar permisos personalizados:

1. Haz clic en tu avatar de cuenta en la esquina superior derecha y selecciona Mis ajustes. Desde la barra lateral, haz clic en Seguridad y permisos.
2. Desplázate hacia abajo hasta Permisos avanzados.
3. Hay dos permisos de correo electrónico que pueden activarse o desactivarse para miembros y administradores:
   • Enviar correo electrónico (ClickApp de correo electrónico): Permite al usuario enviar correos electrónicos mediante la ClickApp de correo electrónico. La licencia Agregar cuentas de email debe estar activado antes de que puedas activar esta licencia.
   • Agregar Cuentas de Correo Electrónico (Email ClickApp): Otorga al usuario el permiso para añadir cuentas de correo electrónico autorizadas utilizando la Email ClickApp.

Activar el permiso Agregar cuentas de correo electrónico habilita automáticamente el permiso Enviar correo electrónico , pero se puede configurar cualquier combinación de estos dos permisos.