Connected Search verändert die Arbeitsweise von Teams, indem es Informationssilos aufbricht, den App-Wechsel überflüssig macht und verstreute Daten in Echtzeit in verwertbare Erkenntnisse umwandelt.

Diese Enterprise-Connected-Search-Funktion vereint die Suche über Apps hinweg, nutzt Brain und Super Agents zum Finden von Dateien, verbessert die Zusammenarbeit und integriert deinen Workspace in vorhandene Tools.

Connected Search ist auf allen Tarifen als zeitlich begrenztes Testangebot verfügbar. Zukünftige Einschränkungen vorbehalten.

Es gibt zwei Arten von Connected Search:

• Personal Connected Search: Persönliche Verbindungen sind nur für dich. Du kannst nach allen Dateien suchen, auf die du in der verbundenen App Zugriff hast – niemand sonst kann Dateien aus deinen persönlichen Verbindungen durchsuchen.
• Workspace Connected Search: Ermöglicht allen Workspace-Mitgliedern, nach Dateien aus dem verbundenen Konto zu suchen. Weitere Details findest du in der Tabelle im Abschnitt Workspace Connected Search weiter unten.

Workspace-Eigentümer und Admins können die Connected-Search-ClickApp aktivieren und Apps verbinden.

Gäste können Connected Search nicht nutzen.

Personal Connected Search

Verbinde andere Apps, um sie in deine ClickUp-Suchergebnisse einzubeziehen. Suchergebnisse aus diesen Apps sind nur für dich sichtbar.

Du kannst nach allen Dateien suchen, auf die du in der verbundenen App Zugriff hast – niemand sonst kann Dateien aus deinen persönlichen Verbindungen durchsuchen.

Personal Connected Search ist für folgende Apps verfügbar:

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• SharePoint
• OneDrive
• Outlook Mail
• Notion
• Microsoft Teams

Workspace Connected Search

Verbinde andere Apps, um sie in die ClickUp-Suchergebnisse für alle Personen in deinem Workspace einzubeziehen.

Workspace Connected Search ist für folgende Apps verfügbar:

Die Connected-Search-ClickApp aktivieren

Ein Workspace-Eigentümer oder Admin muss die Connected-Search-ClickApp für deinen Workspace aktivieren:

1. Klicke oben links auf deinen Workspace-Avatar.
2. Wähle Apps aus.
3. Suche nach Connected Search oder navigiere dazu und aktiviere die ClickApp.

Eine App verbinden

Erfahre, wie du eine externe App verbindest, um Connected Search zu nutzen!

Connected Search aktivieren

Wenn du eine App verbindest, ist Connected Search standardmäßig aktiviert. Falls du Connected Search während der Einrichtung deaktiviert hast, kannst du es manuell aktivieren.

So aktivierst du Connected Search für eine App manuell über das App Center:

1. Suche nach der Integration und wähle sie aus.
2. Klicke auf die Registerkarte Personal oder Workspace.
3. Klicke auf den Schalter neben Personal Connected Search oder Workspace Connected Search.
4. Klicke neben deiner Verbindung auf Speichern oder Erneut verbinden.
5. Die Indexierung beginnt. Den Fortschritt kannst du in der KI-Befehlsleiste verfolgen.
6. Sobald die Indexierung abgeschlossen ist, werden die Dateien der Integration angezeigt, wenn du deinen Workspace durchsuchst. Neben den Ergebnissen wird jeweils das Symbol der zugehörigen App angezeigt.

Suchergebnisse nach App filtern

Du kannst Suchergebnisse nach einzelnen Connected-Search-Apps filtern, indem du sie an die KI-Befehlsleiste anheftest.

Super Agents und Brain zum Suchen von Dateien verwenden

Nutze Connected Search in deinen Super Agents und Brain.

Suchindexierung

Erfahre mehr über die Suchindexierung.

Was ist ein Suchindex?

Wenn du eine Integration (z. B. SharePoint, Google Drive usw.) über Connected Search mit ClickUp verbindest, indexieren wir Assets – das heißt, wir organisieren und katalogisieren Dateien und Daten aus deinen verbundenen Integrationen, damit sie in ClickUp schnell und einfach durchsuchbar sind.

Wie funktioniert die Indexierung?

Sobald eine Verbindung hergestellt ist, scannt ClickUp relevante Daten und liest sie ein – zum Beispiel Dateinamen, Pfade und je nach Berechtigungen auch Dateiinhalte. So können Nutzer Informationen aus allen verbundenen Tools an einem Ort finden, ohne jede Plattform einzeln zu durchsuchen.

Wie oft wird indexiert?

• Erster Scan: Wenn eine neue Integration verbunden wird, führt ClickUp einen Bulk-Scan durch, um alle unterstützten Daten aus der verbundenen Quelle zu indexieren.
• Laufende Aktualisierungen: Nach dem ersten Scan scannt ClickUp regelmäßig erneut, um den Index aktuell zu halten. Die Häufigkeit hängt von der Integration ab, die meisten Quellen werden jedoch alle paar Stunden aktualisiert.
• Echtzeit-Auslöser (sofern verfügbar): Einige Integrationen unterstützen ereignisbasierte Auslöser (z. B. Webhooks), die eine nahezu echtzeitnahe Indexierung neuer oder aktualisierter Inhalte ermöglichen.

Sicherheit bei der Indexierung

Wichtige Hinweise für Sicherheitsteams:

• Verbindung deaktivieren: Wenn eine Integration im ClickUp App Center getrennt wird, werden alle indexierten Daten dieser Quelle aus ClickUp gelöscht.
• Indexierung ist automatisiert: Wenn Connected Search aktiviert ist, liest unser System automatisch Daten aus verbundenen Konten ein. In Protokollen kann das als umfangreicher oder wiederholter Zugriff auf Dateien oder Daten erscheinen – das ist ein erwartetes Verhalten der Funktion und kein Hinweis auf schädliche Aktivität.
• Zugriff & Berechtigungen: Die Sichtbarkeit indexierter Inhalte in ClickUp hängt davon ab, wie die Integration verbunden ist. Bei Workspace-Verbindungen (Admin) indexieren wir alles, auf das das verbindende Konto Zugriff hat – auch wenn bestimmte Dateien im Quellsystem eingeschränkt sind. Verwende freigegebene, unternehmensweite Ordner oder Laufwerke, um zu verhindern, dass vertrauliche Dateien angezeigt werden. Bei persönlichen Verbindungen werden nur die für den verbindenden Nutzer zugänglichen Dateien indexiert, und die Ergebnisse sind nur für diese Person sichtbar.
• Auf Sicherheitswarnungen reagieren: Automatisierte Indexierungsaktivitäten können in Sicherheitsüberwachungstools (SIEM, DLP usw.) Warnungen auslösen – besonders bei der ersten Einrichtung oder bei Bulk-Synchronisierungen. Das ist normal. Wenn dein Sicherheitsteam Bedenken hat, kannst du die Integration trennen; die indexierten Daten werden dann aus ClickUp gelöscht.
• Connected Search führt einen ersten Scan und eine regelmäßige Neu-Indexierung durch, um die Ergebnisse aktuell zu halten. Bei Quellen wie SharePoint und OneDrive kann diese Hintergrundaktivität in externen SIEM-, DLP- oder Sicherheitsprotokollen als wiederholter oder umfangreicher Dateizugriff erscheinen. Das ist erwartetes Verhalten. Audit-Protokolle zeigen derzeit nicht an, welcher Nutzer eine persönliche Drittanbieterverbindung erstellt hat. Admins sollten daher genehmigte Workspace-Verbindungen als primäre Steuerungsebene nutzen.

Connected Search – Sicherheit

Erfahre mehr über Datenverwaltung und Sicherheit bei Connected Search.

Datenverwaltung und Nutzerzugriff

Connected Search respektiert die vorhandenen Berechtigungen der verbundenen Anwendungen. Wir setzen rollenbasierte Zugriffskontrollen durch, um den Zugriff aktuell und konsistent zu halten.

Außerdem kannst du festlegen, welche Informationen den Personen in deinem Workspace zur Verfügung stehen. Es gibt zwei Arten von Verbindungen:

• Workspace-Verbindung: Diese Verbindung muss von einem Workspace-Eigentümer oder Admin eingerichtet werden. Damit können alle Nutzer im Workspace Daten in den verbundenen Apps über Connected Search und KI durchsuchen.

Nicht alle Connected-Search-Apps unterstützen diese Art von Verbindung.

• Persönliche Verbindung: Diese Verbindung kann von jeder Person eingerichtet werden. Alle Daten, auf die sie Zugriff haben, sind durchsuchbar. Niemand sonst im Workspace kann diese Verbindung nutzen.

Sicherheits- und Datenschutzverpflichtung

ClickUp ist dem Betrieb eines robusten Sicherheits- und Datenschutzprogramms verpflichtet, das Daten auf der gesamten Plattform schützt.

Dazu gehören starke Sicherheitsmaßnahmen, die Einhaltung von Branchenstandards und die kontinuierliche Überwachung auf potenzielle Bedrohungen.

Um Sicherheit und Datenverwaltung zu gewährleisten und eine sichere Datenfreigabe zu ermöglichen, setzt die KI-gestützte Connected Search von ClickUp folgende Schutzmaßnahmen um:

Zugriffsberechtigungen

• Optionen zur Verbindungsfreigabe: Die Personen in deinem Workspace können private persönliche Verbindungen einrichten. Admins können Workspace-Verbindungen verwalten und Suchinhalte mit allen teilen.
• Rollenbasierter Zugriff: Connected Searches können nur auf indexierte Daten zugreifen, auf die das verbundene Konto Zugriff hat. Wenn das verbundene Konto nicht auf Daten im verbundenen System zugreifen kann, können der Nutzer oder der Workspace auch nicht über Brain KI und Connected Search darauf zugreifen.
• Datenfilterung bei Workspace-Verbindungen: Bei Workspace-Verbindungen indexieren wir die Inhalte, auf die das verbindende Konto an den für Connected Search ausgewählten Speicherorten zugreifen kann – einschließlich privater Dateien an diesen Speicherorten. Die Filterung unterscheidet sich je nach verbundenem System, zum Beispiel Box-Dateieigenschaften oder Confluence-Gruppeneinstellungen.
• Nutzerrollenberechtigungen: Private Inhalte in ClickUp sind für nicht autorisierte Nutzer weder über die Suche noch über Brain KI zugänglich. Die Personen in deinem Workspace können nur ClickUp-Inhalte aufrufen, die mit ihnen geteilt wurden – egal ob sie Brain KI oder die Suche verwenden.
• Freigabekontrollen: ClickUp-Admins können Daten direkt in ClickUp über die Connected-Search-Konfigurationsoptionen weiter einschränken. Die Filterung unterscheidet sich je nach verbundenem System, zum Beispiel Google-Drive-Dateieigenschaften, GitHub-Repos und Speicherortauswahl.
• Freigabe einschränken: IT-Admins können den Datenzugriff bei Workspace-Verbindungen durch den Einsatz von Dienstkonten weiter einschränken. Dienstkonten werden ausschließlich für Integrationszwecke erstellt und von keinem einzelnen Mitarbeiter für die reguläre Arbeit genutzt. Der tatsächliche Datenzugriff wird vollständig vom verbundenen System und nicht von ClickUp verwaltet. Einzelne Nutzer müssen ihre Arbeitskonten im jeweiligen verbundenen System verwenden, um auf Connected-Search-Ergebnisse zuzugreifen.
• Zugriffssynchronisierung: Zugriffs- und Berechtigungsänderungen in einem verbundenen System werden automatisch in den indexierten Daten aktualisiert.
• OAuth-Authentifizierung: Standardisierte Anmeldung, sofern die Drittanbieter-Integration diese Methode unterstützt.
• Aktivierung: Eigentümer und Admins können die Connected-Search-ClickApp aktivieren oder deaktivieren.

Brain KI – Datenschutz und Sicherheit

Weitere Informationen zu den von uns umgesetzten Maßnahmen findest du in unserem Artikel zu Brain KI-Modellen, Datenschutz und Sicherheit.

Datensicherheit

Weitere Informationen zu den von uns umgesetzten Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen findest du in unserem Artikel zu Datenschutz und Sicherheit.

Datenspeicherung

Indexierte Daten werden aufbewahrt, bis das Konto gelöscht oder die Drittanbieterverbindung entfernt wird.

Was ist ein Suchindex?

Indexierung bedeutet, dass Assets aus verbundenen Integrationen geordnet eingelesen werden, damit sie schnell und einfach durchsucht werden können.

Was wird für Connected Search indexiert?

• ClickUp-Assets und -Objekte. Dazu gehören Aufgaben, Docs, Whiteboards, Dashboards, Chat, Spaces, Ordner, Unterordner, Listen und Anhänge.
• Objekte von Drittanbieter-Integrationen. Dazu zählen Elemente wie Dokumente, Tabellen, Präsentationen, PDFs, Ordner usw. Was indexiert wird, hängt vom Objektzugriff des Nutzers ab, der die Verbindung erstellt hat. Wenn dieser Nutzer die Daten in einem verbundenen Tool sehen kann und es sich um einen Datentyp handelt, den wir erfassen, wird er für seine Suche indexiert.