ClickUp erleichtert die Planung und Organisation Ihrer Team-Meetings. Die folgenden bewährten Methoden sind effizient und einfach. Sie steigern Ihre Produktivität, helfen Ihrem Team, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren, und halten alle Informationen zu Ihren Besprechungen an einem Ort!
Empfohlene Hierarchie-Struktur
Wir empfehlen, deine Workspace Hierarchie für Meetings wie folgt zu organisieren:
- Erstellen Sie eine einzelne Liste, in der alle Ihre Meetings stattfinden werden.
- Erstellen Sie eine Aufgabe in der Liste für jedes Meeting.
- Fügen Sie der Aufgabe ein Dokument zum Notieren hinzu.
Sieh dir diese gebrauchsfertige Vorlage für Meeting-Notizen als Dokument an.
Details mit benutzerdefinierten Feldern hinzufügen
Mit Benutzerdefinierten Feldern können Sie einzigartige Aufgabenfelder erstellen, um jeder Aufgabe mehr Informationen hinzuzufügen. Benutzerdefinierte Felder können auf Listenebene festgelegt werden, sodass Sie bei Bedarf für jede Liste einen anderen Satz benutzerdefinierter Felder erstellen können.
Vor dem Meeting
Die Zeit vor einem Meeting kann genauso wertvoll sein wie das Meeting selbst. Mit ClickUp können Sie sicherstellen, dass Ihre Zeit effizient genutzt wird.
Vor einem Meeting empfehlen wir Folgendes, um Ihre Zeit optimal zu nutzen:
Zusammenarbeiten
Teamzusammenarbeit kann manchmal die Notwendigkeit eines Meetings verringern und ist oft effizienter. Wir empfehlen die asynchrone Zusammenarbeit mit Teamkolleg/innen, um festzustellen, ob ein Meeting notwendig ist.
- Nutze Aufgaben und Dokumente zur Zusammenarbeit.
Verwende @Erwähnungen in Aufgaben, Chat-Kanälen, Direktnachrichten oder Dokumenten, um Teilnehmer von Meetings, einzelne Benutzer oder Teams über Updates oder wichtige Informationen zu informieren.
- Nutze Chat für ausführliche Unterhaltungen, Ankündigungen und Direktnachrichten.
- Erstelle schnell einen Clip für Updates oder Anleitungen, anstatt ein Meeting abzuhalten.
Erstellen Sie eine Besprechungsagenda
Das Erstellen einer Agenda für Ihr Meeting ist eine großartige Möglichkeit, Ihrem Team Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass alle Meetingteilnehmer wissen, was sie erwartet. Sie können das Meeting-Notiz-Stil-Vorlage im Vorlagen-Center für ein sofort einsatzbereites Notizformat verwenden.
Richten Sie Ihr Besprechungsframework ein
Wenn Ihr Team feststellt, dass ein Meeting erforderlich ist, wird folgendes Vorgehen sicherstellen, dass Sie vorbereitet sind:
- Wiederkehrende Meetings: Erstellen Sie eine neue Aufgabenvorlage oder wählen Sie eine Aufgabenvorlage aus dem Vorlagen-Center und setzen Sie ein wiederkehrendes Fälligkeitsdatum für die Aufgabe.
- 1:1 Meetings: Erstelle eine neue Aufgabenvorlage oder wähle eine Vorlage aus dem Vorlagen-Center. Wir empfehlen, dass die Aufgabe und alle angehängten Dokumente privat gemacht werden, damit die Informationen nur für die entsprechenden Personen zugänglich sind. Schau dir unseren Kurs Best Practices für erfolgreiche 1:1-Meetings in der ClickUp University an.
- Einmalige Meetings: Verwende die Vorlage für die Aufgabe des Meetings, die du erstellt oder aus dem Vorlagencenter ausgewählt hast, und füge die relevanten Details zum Meeting hinzu.
Nutzung von Google Kalender
Mit der Google Kalender-Integration von ClickUp können Sie Ihren Google Kalender mit Ihrem ClickUp-Kalender synchronisieren, sodass Sie nie wieder ein Meeting verpassen. Wir empfehlen, alle relevanten Details in das Kalenderereignis einzuschließen:
- Klare Ziele für das Meeting.
- Geschätzte Zeit für jeden Tagesordnungspunkt, um Ihr Team auf Kurs zu halten.
- Verknüpfung zur Meeting-Aufgabe oder zum Dokument.
Fügen Sie eine Einbettungsansicht eines geteilten Google Kalenders in Ihrer Meeting-Liste für Sichtbarkeit hinzu.
Während des Meetings
Während Ihr Team sich trifft, empfehlen wir, das angehängte Dokument zur Notiznahme zu verwenden. Die Notizen könnten beinhalten:
- Maßnahmen für Besprechungen.
- Risiken oder Blockaden.
- Projektfortschritt.
Sie können sich die verfügbaren Vorlagen für Besprechungsnotizen in unserem Vorlagencenter ansehen:
Sie können auch Ihre eigenen Vorlagen für Besprechungsnotizen erstellen!
Nach dem Meeting
Nach dem Meeting können Sie die Meeting-Aufgabe nutzen, um die Aktionspunkte für Ihr Team zu koordinieren und zuzuweisen. Dazu empfehlen wir Folgendes:
- Hinterlassen Sie einen Kommentar zur Aufgabe und weisen Sie das zuständige Teammitglied zu.
- Erstellen Sie Aufgaben und Unteraufgaben direkt aus dem Besprechungsnotizen-Dokument. Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben aus Kommentaren erstellen können, indem Sie diesen Artikel lesen.
- Fügen Sie alle Meetingteilnehmer als Beobachter zur Meeting-Aufgabe hinzu.
- Füge den Link zur Aufzeichnung des Meetings und andere wichtige Ressourcen zu der Aufgabe hinzu, damit sie für die Gruppierung leicht zugänglich ist.