A hierarquia do ClickUp permite que você organize o espaço de trabalho da sua equipe de PMO com eficiência, reduza a troca de contexto e encontre informações rapidamente.
Abaixo estão as melhores práticas de hierarquia de Espaço de trabalho para equipes de PMO.
Organize seu espaço de PMO
Recomendamos que todos os membros da equipe do PMO trabalhem no mesmo PMO Space. Você pode habilitar ClickApps para personalizar seu Espaço, e também filtrar, ordenar, agrupar e salvar visualizações para personalização adicional.
Organize suas pastas de PMO
Dentro do Espaço PMO, existem vários tipos de Pastas que podem ser úteis para sua equipe. Você pode usar uma, todas ou uma combinação dessas Pastas, dependendo do tamanho e escopo dos projetos que sua equipe de PMO gerencia. Você pode filtrar, ordenar, agrupar e salvar visualizações dentro de suas pastas para personalização adicional.
| Pasta | Descrição |
| Projetos em Fases | Crie uma pasta de projetos por fases para cada projeto ou programa em fases em que sua equipe está trabalhando. Isso é ideal para projetos complexos em cascata porque as visualizações no nível da Pasta proporcionam visibilidade em todas as fases. Cada projeto deve ter uma Pasta, e cada etapa de um projeto deve ter sua própria Lista. Com essa configuração, os membros da equipe de projeto podem focar nas tarefas de uma única Lista, dependendo da etapa do projeto. |
| Projetos multifuncionais | Crie uma pasta de projetos interfuncionais para cada projeto ou programa que exija colaboração entre departamentos ou funções. Cada projeto deve ter uma Pasta, e cada departamento envolvido deve ter sua própria Lista. Com essa configuração, os colaboradores podem focar em tarefas em uma única Lista, dependendo do seu departamento. Crie uma visualização de Gantt no nível da Pasta para ver Dependências e planejar projetos. As visualizações no nível da pasta oferecem visibilidade em todos os departamentos e funções. |
| Projetos Simples | Crie uma pasta de projetos simples para manter todos os seus projetos menores em um único local. Cada projeto deve ter uma Lista dentro desta Pasta. |
| Portfólio | Crie uma pasta de portfólio para que a liderança acompanhe e priorize todos os seus projetos em um único local. Recomendamos que você configure um roteiro do PMO e uma lista de integridade do projeto dentro dessa pasta. Essas listas são abordadas na próxima seção. Use tarefas em várias listas para que as tarefas possam existir tanto nas listas de projeto quanto nas listas de portfólio. |
| Modelos | Modelos permitem que você recrie fluxos de trabalho comumente usados em poucos cliques. Recomendamos criar uma pasta separada para todos os seus modelos para garantir que não sejam feitas alterações neles. |
Organize suas Listas de PMO
Existem várias maneiras de organizar suas listas para PMO, então destacamos nossas recomendações favoritas abaixo. Você pode filtrar, ordenar, agrupar e salvar visualizações dentro de suas Listas para personalização adicional.
Listas de gerenciamento de programas
Recomendamos criar uma Lista de Gestão de Programas para cada pasta de projeto para consolidar tarefas administrativas. Crie uma tarefa recorrente de Relatório de Status para o gerente de projeto comunicar atualizações importantes toda semana.
Listas de Projetos por Fases
Recomendamos criar uma Lista para cada fase do seu projeto. Por exemplo, um projeto em cascata pode ter quatro fases distintas, equivalendo a 4 Listas. Gerentes de projeto podem usar as visualizações de Lista e Quadro filtradas por status da tarefa para manter todos alinhados e dentro do prazo. Você pode usar a visualização de Gantt no nível da Pasta para ver todas as fases do projeto em uma única visualização. A visualização de Gantt também permite identificar rapidamente as Dependências de tarefas e Marcos.
Listas de Projetos Multifuncionais
Recomendamos criar uma Lista por departamento em sua organização. Sozinha, cada Lista é uma simples lista de tarefas. Em combinação com outras listas de departamentos na pasta, você pode configurar visualizações para ver todo o trabalho de todas as equipes em um único local. Isso facilita a identificação de Dependências de tarefas e bloqueadores.
Listas de projetos simples
Recomendamos criar uma Lista para cada projeto. Agrupe tarefas por responsável, status, Campos Personalizados e mais para garantir que seus projetos cumpram os prazos. Salve as edições de agrupamento como novas visualizações para acessá-las quando quiser.
Listas de Portfólio
Recomendamos criar as seguintes Listas para sua Pasta de Portfólio:
| Roteiro do PMO | Crie uma Lista de Roteiro PMO para acompanhar todos os projetos em seu portfólio, incluindo novos pedidos de projeto. Você pode utilizar Formulários para automatizar o processo de recebimento e Campos Personalizados para organizar detalhes importantes do projeto, métricas de sucesso e muito mais. |
| Saúde do Projeto | Crie uma Lista de Saúde do Projeto para destacar atualizações contínuas do projeto. Tanto a liderança quanto os contribuidores individuais podem usar esta Lista para ver o progresso geral e os próximos passos estratégicos. Use Campos Personalizados e Etiquetas para identificar e organizar diferentes tipos de tarefas. |
Organize suas tarefas de PMO
Seja usando uma Lista de gerenciamento de programa ou tarefa, recomendamos criar recorrentes Tarefas de Relatório de Status na sua Lista de saúde do projeto.
Certifique-se de que o ClickApp de Tarefas em Múltiplas Listas está ativado e crie uma Automação no nível do Espaço. Isso permite que você adicione automaticamente tarefas à Lista de saúde do projeto quando seu Campo Personalizado for alterado para relatório de status. Leia mais sobre os Campos personalizados que recomendamos para PMO e Automações que recomendamos para PMO.
Em vez de criar e manter relatórios de status separados, o gerente técnico de programas atualiza as tarefas recorrentes fornecendo um comentário semanal com o status.
Comunique atualizações de relatórios de status aos interessados por mencionando observadores de tarefas ou enviando a tarefa para pessoas fora do ClickUp.
As partes interessadas podem ser adicionadas como seguidores para serem notificadas das atualizações semanais, e os colegas de equipe podem usar comentários e @menções para colaborar.
Adicione um Campo Personalizado de Comentário ao seu projeto de saúde visualização de Lista para que as pessoas possam ver o status mais recente e anterior sem abrir a tarefa.