Proteja informações importantes de campos personalizados. Escolha quem pode interagir com cada campo personalizado para proteger anotações internas de clientes, informações confidenciais de projetos e muito mais.
Você pode definir permissões para todos no seu Espaço de trabalho e usar exceções para pessoas específicas, Super Agents e Teams!
O que você vai precisar
- As permissões de campos personalizados estão disponíveis nos planos Business Plus e Enterprise.
- Se um campo personalizado não tiver permissões definidas, qualquer função de usuário com a permissão de função personalizada Gerenciar campos personalizados pode definir exceções ou torná-lo privado.
- Se alguém que não seja o criador do campo personalizado torná-lo privado, o criador continuará tendo acesso ao campo.
- Os proprietários do Espaço de trabalho podem permitir que administradores gerenciem campos personalizados privados no plano Enterprise.
Tipos de permissão de campo personalizado
Há cinco tipos de permissão de campo personalizado.
| Permissão de campo personalizado | Descrição |
| Padrão do Espaço de trabalho | A função de usuário de cada pessoa e a configuração de permissões de função personalizada dessa função determinam o nível de acesso ao campo personalizado. Este é o padrão quando nenhuma permissão é selecionada para um campo personalizado. |
| Pode editar | Pessoas, Super Agents ou Teams com este nível de permissão podem editar o campo personalizado e definir seus valores nas tarefas. |
| Pode definir | Pessoas, Super Agents ou Teams com este nível de permissão podem definir os valores do campo personalizado nas tarefas. Eles não podem editar o campo personalizado. |
| Pode visualizar | Pessoas, Super Agents ou Teams com este nível de permissão podem ver o campo personalizado, mas não podem definir seus valores nem editar sua descrição. |
| Privado | Apenas pessoas e Super Agents adicionados na seção Exceções podem ver campos personalizados privados. Os campos personalizados privados ficam ocultos para todos os demais. |
Tem dúvidas? Leia as nossas perguntas frequentes sobre permissões de campos personalizados!
Permissões
Defina um nível de permissão para o seu campo personalizado. Todos no seu Espaço de trabalho terão essa permissão, a menos que alguém com a permissão de função personalizada Gerenciar campos personalizados a substitua para pessoas e Super Agents específicos usando exceções.
Para definir permissões para um campo personalizado:
- No Gerenciador de campos personalizados, clique no nome do campo.
- Na barra lateral direita, clique em Mais configurações e permissões.
- Clique no menu suspenso Permissões e selecione um nível.
Exceções
Defina permissões de campo personalizado que substituam as padrões para pessoas, Super Agents e Teams específicos. As exceções sempre substituem as permissões do campo e as permissões baseadas na função da pessoa ou do Team.
Por exemplo, membros normalmente não podem editar campos personalizados. Se um administrador ou proprietário definir a exceção de um membro como Pode editar para um campo personalizado, esse membro passará a poder editar o campo.
Os criadores de campos personalizados continuam tendo acesso aos campos personalizados que criaram, mesmo que sua função de usuário seja alterada.
Definir exceções para um campo existente
Para definir uma nova exceção para campos personalizados existentes no Gerenciador de campos personalizados:
- Clique em um campo para abrir a barra lateral do editor.
- Clique em Mais configurações e permissões.
- Clique em Adicionar exceção.
- Pesquise e selecione a pessoa, o Super Agent ou o Team. Eles aparecerão listados na seção Exceções.
- À direita do nome, clique no nível de permissão atual e selecione um novo.
Definir exceções para um novo campo
Você também pode definir exceções ao criar um novo campo personalizado na visualização de Lista ou Tabela.
Tornar um campo personalizado privado
Torne um campo personalizado existente privado e compartilhe-o com pessoas e Super Agents específicos. O campo ficará visível em tarefas e visualizações apenas para pessoas e Super Agents com permissão explícita.
Para tornar um campo personalizado existente privado no Gerenciador de campos personalizados:
- Clique em um campo para abrir a barra lateral do editor.
- Clique em Mais configurações e permissões.
- Clique no ícone de cadeado.
- As exceções existentes não são afetadas. Atualize as que deseja alterar.
Se alguém que não seja o criador tornar um campo personalizado privado, o criador continuará tendo acesso ao campo.
Ordenar, agrupar e filtrar tarefas por campos personalizados privados
Pessoas e Super Agents com permissão podem agrupar, ordenar e filtrar tarefas por campos personalizados privados em suas visualizações.
Se a visualização for salva, pessoas e Super Agents sem permissão para o campo privado não verão o agrupamento, a ordenação ou a filtragem afetarem sua visualização.
Se alguém sem permissão para um campo privado alterar e salvar uma visualização que está agrupada, ordenada ou filtrada por esse campo, a visualização perderá o agrupamento, a ordenação e a filtragem do campo privado.
Usar campos personalizados privados com Formulários
Pessoas e Super Agents com permissão podem adicionar campos personalizados privados a Formulários. O campo privado ficará visível para qualquer pessoa que preencher o Formulário.
Pessoas e Super Agents no seu Espaço de trabalho sem permissão verão um espaço reservado para o campo personalizado ao editar o Formulário.
Usar campos personalizados privados com Automações
Pessoas e Super Agents com permissão podem usar campos personalizados privados em Automações.
Pessoas e Super Agents sem permissão verão um espaço reservado para a Automação ao gerenciar Automações.
Usar campos personalizados privados em Fórmulas
Você precisa ter acesso a todos os campos usados em Fórmulas para ver os resultados. Se um campo privado ao qual você não tem acesso for utilizado, você não verá os resultados.
Permitir que administradores gerenciem campos personalizados privados
No plano Enterprise, os proprietários do Espaço de trabalho podem permitir que administradores gerenciem campos personalizados privados nas configurações de permissões avançadas.