O ClickUp facilita o agendamento e a organização das suas reuniões de equipe. As seguintes práticas recomendadas são eficientes e simples. Eles aumentarão sua produtividade, ajudarão sua equipe a se concentrar no resultado e manterão todas as informações da reunião em um só lugar!
Estrutura de hierarquia recomendada
Recomendamos organizar a Hierarquia do seu Espaço de Trabalho aqui para reuniões da seguinte maneira:
- Crie uma única lista onde todas as suas reuniões existirão.
- Crie uma tarefa na lista para cada reunião.
- Anexe um Doc à tarefa para fazer anotações.
Confira este modelo pronto de documento para notas de reunião meeting notes Doc template.
Adicione detalhes com Campos Personalizados
Com Campos Personalizados, você pode criar campos de tarefa únicos para adicionar mais informações a cada tarefa. Os Campos personalizados podem ser configurados no nível da Lista, então, se necessário, você pode criar um conjunto diferente de Campos personalizados para cada Lista.
Antes da reunião
O tempo antes de uma reunião pode ser tão valioso quanto a própria reunião. Com o ClickUp, você pode garantir que todo o seu tempo seja utilizado de maneira eficiente.
Antes de uma reunião, recomendamos que você faça o seguinte para aproveitar melhor o seu tempo:
Colaborar
A colaboração em equipe pode, às vezes, reduzir a necessidade de uma reunião e geralmente é mais eficiente. Recomendamos a colaboração assíncrona com os colegas de equipe para determinar se uma reunião é necessária.
- Utilize tarefas e Docs para colaborar.
Use @menções em tarefas, Chat ou Documentos para notificar os participantes da reunião, usuários individuais ou equipes sobre quaisquer atualizações ou informações importantes.
- Use o Chat para conversas detalhadas, anúncios e mensagens diretas.
- Crie um Clipe rápido para atualizações ou informações instrutivas em vez de uma reunião.
Crie uma agenda de reunião
Criar uma pauta para a reunião é uma ótima maneira de poupar o tempo da sua equipe e garantir que todos os participantes da reunião saibam o que esperar. Você pode usar o modelo de anotações de reunião no central de modelos para um formato de nota pronto para uso.
Estruture sua reunião
Se a sua equipe determinar que uma reunião é necessária, a estrutura a seguir garantirá que você esteja preparado:
- Reuniões recorrentes: Crie um novo modelo de tarefa ou selecione um modelo de tarefa do central de modelos e defina uma data final recorrente para a tarefa.
- Reuniões 1:1: Crie um novo modelo de tarefa ou selecione um modelo do centro de modelos. Recomendamos que a tarefa e quaisquer Docs anexados sejam configurados como privados, para que as informações sejam acessíveis apenas às pessoas apropriadas. Confira nosso curso Práticas Recomendadas para Conduzir Reuniões 1:1 de Sucesso na ClickUp University.
- Reuniões únicas: Use o modelo de tarefa de reunião que você criou ou escolheu no centro de modelos e adicione os detalhes relevantes da reunião.
Use o Google Agenda
Com a integração do Google Agenda do ClickUp, você pode sincronizar seu Google Agenda com o calendário do ClickUp para nunca perder uma reunião. Recomendamos que você inclua todos os detalhes relevantes no evento do calendário, inclusive:
- Limpar metas da agenda da reunião.
- Tempo estimado para cada item da agenda para ajudar sua equipe a manter o foco.
- Vincular à tarefa ou documento da reunião.
Adicione uma visualização de Incorporação de um Google Agenda compartilhado na sua lista de reuniões para maior visibilidade.
Durante a reunião
Enquanto sua equipe está em reunião, recomendamos usar o documento anexado para fazer anotações. As notas podem incluir:
- Itens de ação da reunião.
- Riscos ou impedimentos.
- Progresso do projeto.
Você pode conferir os modelos disponíveis de notas de reunião no nosso central de modelos:
Você também pode criar seus próprios modelos de notas de reunião!
Após a reunião
Após a reunião, você pode usar a tarefa da reunião para coordenar e atribuir os itens de ação para a sua equipe. Para fazer isso, recomendamos o seguinte:
- Deixe um comentário na tarefa e atribua o membro da equipe relevante.
- Crie tarefas e subtarefas diretamente do documento de notas da reunião. Para saber como criar tarefas a partir de comentários, consulte este artigo.
- Adicione todos os participantes da reunião como observadores da tarefa da reunião.
- Adicione o link da gravação da reunião e quaisquer outros recursos importantes à tarefa para que ela fique facilmente disponível para o grupo.