Mantieni i report del tempo accurati e conformi inviando, esaminando e approvando i fogli presenze in ClickUp!

Che tu stia preparando fatture per lavori con i clienti, generando report settimanali o mensili, o analizzando i dati sul tempo del tuo team, le approvazioni ti garantiscono di avere sempre le informazioni più aggiornate e accurate sul Monitoraggio del tempo!

La disponibilità e i limiti della funzionalità di approvazione dei fogli presenze variano in base al piano e sono soggetti a modifiche. Scopri di più

Configura le approvazioni dei fogli presenze

Il titolare o un amministratore dell'area di lavoro può configurare le approvazioni dei fogli presenze.

Per configurare le approvazioni dei fogli presenze, dall'Hub fogli presenze:

1. Fai clic sulla scheda Approvazioni.
2. Fai clic su Configura le approvazioni dei fogli presenze.
3. Seleziona una scadenza per il foglio presenze usando i menu a discesa Data di scadenza e Ora.

   

4. Puoi scegliere di inviare promemoria prima e/o dopo la scadenza del foglio presenze ogni settimana.
5. Fai clic su Continua.
6. Fai clic sulla barra di ricerca e seleziona i mittenti del foglio presenze.
   • Facoltativo: completa questo passaggio in seguito facendo clic su Fai questo in seguito.
7. Fai clic su Aggiungi.
8. Nella colonna Approvatori, fai clic sull'icona persona per aggiungere gli approvatori. Usa i filtri sotto la barra di ricerca per restringere i risultati.

   

9. Dopo aver aggiunto tutti gli approvatori, fai clic su Salva.

Modifica mittenti e approvatori

Dopo aver configurato le approvazioni dei fogli presenze, i titolari e gli amministratori possono modificare mittenti e approvatori:

1. Nella barra laterale a sinistra, fai clic su Fogli presenze.
   • Se Fogli presenze non è fissato, fai clic su Altro e seleziona Fogli presenze.
2. In alto, fai clic sulla scheda Approvazione.
3. Nelle Impostazioni di approvazione foglio presenze a destra, fai clic su Modifica sotto Modifica approvatori e mittenti.
4. Aggiungi, modifica o rimuovi i mittenti e i rispettivi approvatori. Premi Shift + Clic per selezionare o deselezionare un intervallo di persone tra due individui selezionati, oppure premi Ctrl/Cmd + Clic per selezionare o deselezionare singole persone.

Apri le approvazioni dei fogli presenze

Puoi accedere alla scheda Approvazioni all'interno dei fogli presenze.

Nella sezione Approvazioni sono presenti quattro schede:

• Da esaminare: gli approvatori possono vedere tutti i fogli presenze che non hanno ancora approvato.
• Modifiche richieste: gli approvatori possono vedere tutti i fogli presenze per cui sono state richieste modifiche.
• Approvati: gli approvatori possono vedere tutti i fogli presenze che hanno approvato.
• Tutti: gli approvatori possono vedere tutti i fogli presenze, inclusi quelli da esaminare, quelli con modifiche richieste e quelli approvati.

Filtra i fogli presenze

Individua fogli presenze specifici usando i tre filtri nella parte superiore di ciascuna scheda:

• Titolare del foglio presenze: filtra per persone.
• Team: filtra per Team.
• Periodo di tempo: filtra i fogli presenze per uno dei seguenti periodi:
  • Tutti
  • Questa settimana
  • Settimana scorsa
  • Ultime 2 settimane
  • Questo mese
  • Mese scorso
  • Questo trimestre
  • Trimestre scorso
  • Intervallo...

Invia un foglio presenze

Quando hai finito di registrare il tempo per la settimana, puoi inviare il tuo foglio presenze.

Le voci di tempo vengono bloccate al momento dell'invio.

Per inviare il tuo foglio presenze:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze. Per impostazione predefinita, visualizzerai la settimana corrente.
   • Per cambiare settimana, fai clic sulle date nell'angolo in alto a sinistra e seleziona una settimana.
2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Invia per approvazione.
3. Controlla il totale delle ore lavorate e fai clic su Invia.

Commenta un foglio presenze inviato

Per commentare un foglio presenze inviato:

1. Nella barra laterale, fai clic su Fogli presenze.
2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic sull'icona approvazioni per aprire la barra laterale Approvazioni.
3. Dalla barra laterale Approvazioni, seleziona un foglio presenze per aprirlo.
4. Nell'angolo in alto a destra, fai clic sull'icona commento per aprire la barra laterale Commenti.
5. Rispondi a un commento esistente o lascia un nuovo commento!

Invia nuovamente un foglio presenze

Se un amministratore esamina il foglio presenze e richiede modifiche, puoi apportarle e inviarlo di nuovo.

Per inviare nuovamente un foglio presenze:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. Apporta le modifiche necessarie al tuo foglio presenze.
3. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Invia per approvazione.
4. In Reinvia precedente, seleziona il foglio presenze per inviarlo nuovamente.

   

5. Controlla il totale aggiornato delle ore lavorate e fai clic su Invia.

Ritira l'invio di un foglio presenze

Se hai commesso un errore nel tuo foglio presenze, puoi ritirarlo prima che venga esaminato.

Per ritirare un foglio presenze inviato:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic sull'icona approvazioni per aprire la barra laterale Approvazioni.
3. Dalla barra laterale Approvazioni, passa il cursore sul foglio presenze e fai clic sull'icona puntini di sospensione ....
4. Fai clic su Ritira.

Esamina i fogli presenze

Gli approvatori possono approvare i fogli presenze inviati o richiedere modifiche.

Approva i fogli presenze

Puoi approvare i fogli presenze dalla colonna Revisione o da un foglio presenze aperto.

Dalla colonna Revisione:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. In alto, fai clic sulla scheda Approvazioni.
3. Per approvare, fai clic sull'icona Approva nella colonna Revisione.
4. Aggiungi un commento se vuoi e fai clic su Approva. Una volta approvato, il foglio presenze non può più essere modificato.

Da un foglio presenze aperto:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. In alto, fai clic sulla scheda Approvazioni.
3. Fai clic sul foglio presenze per aprirlo.
4. Esamina il foglio presenze.
5. Per approvare, fai clic su Approva nell'angolo in alto a destra.
6. Aggiungi un commento se vuoi e fai clic su Approva. Una volta approvato, il foglio presenze non può più essere modificato.

Richiedi modifiche ai fogli presenze

Puoi richiedere modifiche ai fogli presenze dalla colonna Revisione o da un foglio presenze aperto.

Dalla colonna Revisione:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. In alto, fai clic sulla scheda Approvazioni.
3. Per richiedere modifiche, fai clic sull'icona Richiedi modifiche nella colonna Revisione.
4. Aggiungi un commento se vuoi e fai clic su Richiedi modifiche. Una volta richieste le modifiche, il foglio presenze può essere modificato.

Da un foglio presenze aperto:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. In alto, fai clic sulla scheda Approvazioni.
3. Fai clic sul foglio presenze per aprirlo.
4. Per richiedere modifiche, fai clic su Richiedi modifiche nell'angolo in alto a destra.
5. Aggiungi un commento se vuoi e fai clic su Richiedi modifiche. Una volta richieste le modifiche, il foglio presenze può essere modificato.

Approva più fogli presenze contemporaneamente

Gli approvatori possono approvare più fogli presenze in una sola volta.

Per approvare più fogli presenze contemporaneamente:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. In alto, fai clic sulla scheda Approvazioni.
3. A sinistra di ogni invio, fai clic sulla casella di controllo.
4. In basso, fai clic su Approva tutto.

Riapri un foglio presenze

Gli approvatori possono riaprire i fogli presenze che hanno precedentemente approvato.

Per riaprire un foglio presenze:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. In alto, fai clic sulla scheda Approvazioni.
3. In Approvazioni fogli presenze, fai clic sulla scheda Approvati.
4. Fai clic sul foglio presenze per aprirlo.
5. Nell'angolo in alto a destra, fai clic sull'icona puntini di sospensione....

   

6. Seleziona Riapri.
7. Aggiungi un commento e fai clic su Riapri.
8. Il foglio presenze verrà sbloccato e il suo stato verrà aggiornato a Modifiche necessarie.

Controlla lo stato di approvazione del tuo foglio presenze

Quando visualizzi un foglio presenze, vedrai lo stato mostrato accanto all'intervallo di date.

Per controllare lo stato di tutti i tuoi fogli presenze inviati:

1. Nella barra laterale, apri i fogli presenze.
2. In alto, fai clic sulla scheda Approvazioni per vedere i tuoi invii.
   • In alternativa, fai clic sull'icona approvazioni nell'angolo in alto a destra per aprire la barra laterale Approvazioni.
3. Filtra i tuoi fogli presenze tramite le schede Da esaminare, Modifiche richieste, Approvati e Tutti.

   

4. Le colonne a destra indicano il tempo fatturabile e non fatturabile registrato, la capacità, il tempo registrato oltre la capacità e lo stato attuale del foglio presenze. Gli stati possibili sono:

• In sospeso: il foglio presenze non è stato esaminato. Non è possibile apportare modifiche.
• Modifiche necessarie: un approvatore ha esaminato il foglio presenze e ha richiesto modifiche. È possibile apportare modifiche.
• Approvato: il foglio presenze è stato esaminato e approvato. Non è possibile apportare modifiche.

Notifiche dei fogli presenze

Le notifiche dei fogli presenze variano per mittenti e approvatori. I promemoria vengono inviati una sola volta all'orario pianificato.

Mittenti

I mittenti ricevono notifiche per:

• Nuovi commenti: i mittenti vengono notificati quando vengono aggiunti nuovi commenti ai loro invii.
• Promemoria: le notifiche vengono inviate prima della scadenza del foglio presenze, dopo l'orario di scadenza e quando diventa in ritardo. Una volta inviate le ore, non vengono inviati ulteriori promemoria per eventuali nuove voci di tempo.

Approvatori

Gli approvatori ricevono notifiche quando vengono aggiunti nuovi commenti agli invii sotto la loro revisione.

Amministratori

Gli amministratori e i titolari ricevono notifiche per i commenti pubblicati sui fogli presenze in cui sono designati come approvatori.

Disabilita le approvazioni dei fogli presenze

Se non hai più bisogno di approvare i fogli presenze, il titolare o un amministratore dell'area di lavoro può disabilitare le approvazioni.

Per disabilitare le approvazioni, dalla scheda delle approvazioni:

1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Impostazioni di approvazione.
2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic sui puntini di sospensione ... e seleziona Disabilita le approvazioni del tempo.

FAQ

Domande frequenti sulle approvazioni dei fogli presenze.

Chi può inviare un foglio presenze?

Chiunque abbia accesso ai fogli presenze può inviare il proprio tempo per l'approvazione.

Chi può visualizzare e approvare i fogli presenze inviati?

Gli amministratori e i titolari hanno accesso completo a tutte le voci di tempo, ai fogli presenze e alle approvazioni nell'area di lavoro. Possono inoltre modificare le voci di tempo bloccate e approvate.

Posso avere più approvazioni nello stesso periodo?

Sì, è possibile avere più richieste di approvazione per lo stesso periodo del foglio presenze.

Cosa significa quando le voci di tempo sono bloccate?

Le voci di tempo bloccate si trovano in uno stato disabilitato con sfondo grigio e non possono essere modificate. Questo accade di solito quando un foglio presenze inviato è in attesa di approvazione.