Gardez vos rapports de temps précis et conformes en soumettant, révisant et approuvant les feuilles de temps dans ClickUp !

Que vous prépariez des factures pour des travaux clients, des rapports hebdomadaires ou mensuels, ou que vous analysiez les données de temps de votre équipe, les approbations vous garantissent d'avoir toujours les informations de suivi du temps les plus récentes et les plus précises !

La disponibilité et les limites de la fonctionnalité d'approbation des feuilles de temps varient selon le forfait et sont susceptibles d'évoluer. En savoir plus

Configurer les approbations de feuilles de temps

Un propriétaire ou un administrateur de l'Environnement de travail peut configurer les approbations de feuilles de temps.

Pour configurer les approbations de feuilles de temps, depuis le Hub des feuilles de temps :

1. Cliquez sur l'onglet Approbations.
2. Cliquez sur Configurer les approbations de feuilles de temps.
3. Sélectionnez une date limite pour la feuille de temps à l'aide des menus déroulants Date d'échéance et Heure.

   

4. Vous pouvez choisir d'envoyer des rappels avant et/ou après la date limite de la feuille de temps chaque semaine.
5. Cliquez sur Continuer.
6. Cliquez sur la barre de recherche et sélectionnez les personnes qui soumettront les feuilles de temps.
   • Facultatif : effectuez cette étape plus tard en cliquant sur Faire cela plus tard.
7. Cliquez sur Ajouter.
8. Dans la colonne Approbateurs, cliquez sur l'icône personne pour ajouter des approbateurs. Utilisez les filtres sous la barre de recherche pour affiner vos résultats.

   

9. Une fois tous les approbateurs ajoutés, cliquez sur Enregistrer.

Modifier les soumetteurs et les approbateurs

Après avoir configuré les approbations de feuilles de temps, les propriétaires et les administrateurs peuvent modifier les soumetteurs et les approbateurs :

1. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Feuilles de temps.
   • Si Feuilles de temps n'est pas épinglé, cliquez sur Plus et sélectionnez Feuilles de temps.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Approbation.
3. Dans les Paramètres d'approbation des feuilles de temps à droite, cliquez sur Modifier sous Modifier les approbateurs et les soumetteurs.
4. Ajoutez, modifiez ou retirez des soumetteurs et leurs approbateurs. Appuyez sur Maj + Clic pour sélectionner ou désélectionner une plage de personnes entre deux individus sélectionnés, ou sur Ctrl/Cmd + Clic pour sélectionner ou désélectionner des personnes une par une.

Ouvrir les approbations de feuilles de temps

Vous pouvez accéder à l'onglet Approbations depuis les feuilles de temps.

L'onglet Approbations contient quatre sous-onglets :

• À réviser : les approbateurs voient toutes les feuilles de temps qu'ils n'ont pas encore approuvées.
• Modifications demandées : les approbateurs voient toutes les feuilles de temps pour lesquelles des modifications ont été demandées.
• Approuvé : les approbateurs voient toutes les feuilles de temps qu'ils ont approuvées.
• Tout : les approbateurs voient toutes les feuilles de temps, y compris celles à réviser, celles pour lesquelles des modifications ont été demandées, et celles qu'ils ont approuvées.

Filtrer les feuilles de temps

Retrouvez des feuilles de temps spécifiques grâce aux trois filtres en haut de chaque onglet :

• Propriétaire de la feuille de temps : filtrez par personnes.
• Équipes : filtrez par équipes.
• Période : filtrez les feuilles de temps selon l'une des périodes suivantes :
  • Tout
  • Cette semaine
  • La semaine dernière
  • Les 2 dernières semaines
  • Ce mois-ci
  • Le mois dernier
  • Ce trimestre
  • Le trimestre dernier
  • Plage...

Soumettre une feuille de temps

Lorsque vous avez terminé de saisir votre temps pour la semaine, vous pouvez soumettre votre feuille de temps.

Les entrées de temps sont verrouillées dès la soumission.

Pour soumettre votre feuille de temps :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps. Par défaut, la semaine en cours s'affiche.
   • Pour changer de semaine, cliquez sur les dates dans le coin supérieur gauche et sélectionnez une semaine.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Soumettre pour approbation.
3. Vérifiez le temps de travail et cliquez sur Soumettre.

Commenter une feuille de temps soumise

Pour commenter une feuille de temps soumise :

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Feuilles de temps.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône approbations pour ouvrir la barre latérale Approbations.
3. Depuis la barre latérale Approbations, sélectionnez une feuille de temps pour l'ouvrir.
4. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône commentaire pour ouvrir la barre latérale Commentaires.
5. Répondez à un commentaire existant ou laissez-en un nouveau !

Resoumettre une feuille de temps

Si un administrateur révise la feuille de temps et demande des modifications, vous pouvez apporter les changements nécessaires et resoumettre la feuille de temps.

Pour resoumettre une feuille de temps :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. Apportez les modifications nécessaires à votre feuille de temps.
3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Soumettre pour approbation.
4. Sous Resoumettre la précédente, sélectionnez la feuille de temps pour la resoumettre.

   

5. Vérifiez le temps de travail mis à jour et cliquez sur Soumettre.

Retirer une soumission de feuille de temps

Si vous avez commis une erreur dans votre feuille de temps, vous pouvez la retirer avant qu'elle ne soit révisée.

Pour retirer une feuille de temps soumise :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône approbations pour ouvrir la barre latérale Approbations.
3. Depuis la barre latérale Approbations, survolez la feuille de temps et cliquez sur l'icône points de suspension...
4. Cliquez sur Retirer.

Réviser les feuilles de temps

Les approbateurs peuvent approuver les feuilles de temps soumises ou demander des modifications.

Approuver des feuilles de temps

Vous pouvez approuver des feuilles de temps depuis la colonne Révision ou depuis une feuille de temps ouverte.

Depuis la colonne Révision :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Approbations.
3. Pour approuver, cliquez sur l'icône Approuver dans la colonne Révision.
4. Ajoutez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur Approuver. Une fois approuvée, la feuille de temps ne peut plus être modifiée.

Depuis une feuille de temps ouverte :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Approbations.
3. Cliquez sur la feuille de temps pour l'ouvrir.
4. Révisez la feuille de temps.
5. Pour approuver, cliquez sur Approuver dans le coin supérieur droit.
6. Ajoutez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur Approuver. Une fois approuvée, la feuille de temps ne peut plus être modifiée.

Demander des modifications sur des feuilles de temps

Vous pouvez demander des modifications sur des feuilles de temps depuis la colonne Révision ou depuis une feuille de temps ouverte.

Depuis la colonne Révision :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Approbations.
3. Pour demander des modifications, cliquez sur l'icône Demander des modifications dans la colonne Révision.
4. Ajoutez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur Demander des modifications. Une fois les modifications demandées, la feuille de temps peut être modifiée.

Depuis une feuille de temps ouverte :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Approbations.
3. Cliquez sur la feuille de temps pour l'ouvrir.
4. Pour demander des modifications, cliquez sur Demander des modifications dans le coin supérieur droit.
5. Ajoutez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur Demander des modifications. Une fois les modifications demandées, la feuille de temps peut être modifiée.

Approuver plusieurs feuilles de temps en lot

Les approbateurs peuvent approuver plusieurs feuilles de temps à la fois.

Pour approuver des feuilles de temps en lot :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Approbations.
3. À gauche de chaque soumission, cochez la case.
4. En bas, cliquez sur Tout approuver.

Rouvrir une feuille de temps

Les approbateurs peuvent rouvrir des feuilles de temps qu'ils ont précédemment approuvées.

Pour rouvrir une feuille de temps :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Approbations.
3. Sous Approbations des feuilles de temps, cliquez sur l'onglet Approuvé.
4. Cliquez sur la feuille de temps pour l'ouvrir.
5. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône points de suspension...

   

6. Sélectionnez Rouvrir.
7. Ajoutez un commentaire et cliquez sur Rouvrir.
8. La feuille de temps se déverrouille et son statut passe à Modifications requises.

Vérifier le statut d'approbation de votre feuille de temps

Lorsque vous consultez une feuille de temps, le statut s'affiche à côté de la plage de dates.

Pour consulter le statut de toutes vos feuilles de temps soumises :

1. Dans la barre latérale, ouvrez les feuilles de temps.
2. En haut, cliquez sur l'onglet Approbations pour voir vos soumissions de feuilles de temps.
   • Vous pouvez également cliquer sur l'icône approbations dans le coin supérieur droit pour ouvrir la barre latérale Approbations.
3. Filtrez vos feuilles de temps à l'aide des onglets À réviser, Modifications demandées, Approuvé et Tout.

   

4. Les colonnes à droite indiquent le temps facturable et non facturable suivi, la capacité, le temps saisi au-delà de la capacité, et le statut actuel de la feuille de temps. Les statuts possibles sont :

• En attente : la feuille de temps n'a pas encore été révisée. Elle ne peut pas être modifiée.
• Modifications requises : un approbateur a révisé la feuille de temps et des modifications ont été demandées. Elle peut être modifiée.
• Approuvé : la feuille de temps a été révisée et approuvée par un approbateur. Elle ne peut pas être modifiée.

Notifications relatives aux feuilles de temps

Les notifications relatives aux feuilles de temps varient selon qu'il s'agit de soumetteurs ou d'approbateurs. Les rappels sont envoyés une seule fois à l'heure programmée.

Soumetteurs

Les soumetteurs reçoivent des notifications pour :

• Nouveaux commentaires : les soumetteurs sont notifiés lorsque de nouveaux commentaires sont ajoutés à leurs soumissions.
• Rappels : des notifications sont envoyées avant l'échéance d'une feuille de temps, après l'heure d'échéance, et lorsqu'elle est en retard. Une fois les heures soumises, aucun rappel supplémentaire n'est envoyé pour les nouvelles entrées de temps.

Approbateurs

Les approbateurs reçoivent des notifications lorsque de nouveaux commentaires sont ajoutés aux soumissions qu'ils doivent réviser.

Administrateurs

Les administrateurs et les propriétaires reçoivent des notifications pour les commentaires publiés sur les feuilles de temps pour lesquelles ils sont désignés comme approbateurs.

Désactiver les approbations de feuilles de temps

Si vous n'avez plus besoin d'approuver des feuilles de temps, un propriétaire ou un administrateur de l'Environnement de travail peut désactiver les approbations.

Pour désactiver les approbations, depuis l'onglet des approbations :

1. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Paramètres d'approbation.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur les points de suspension ... et sélectionnez Désactiver les approbations de temps.

FAQ

Questions fréquentes sur les approbations de feuilles de temps.

Qui peut soumettre une feuille de temps ?

Toute personne ayant accès aux feuilles de temps peut soumettre son temps pour approbation.

Qui peut consulter et approuver les feuilles de temps soumises ?

Les administrateurs et les propriétaires ont un accès complet à toutes les entrées de temps, feuilles de temps et approbations au sein de l'Environnement de travail. Ils peuvent également modifier les entrées de temps verrouillées et approuvées.

Est-il possible d'avoir plusieurs approbations pour la même période ?

Oui, il est possible d'avoir plusieurs demandes d'approbation pour la même période de feuille de temps.

Que signifie le verrouillage des entrées de temps ?

Les entrées de temps verrouillées sont désactivées, affichées sur fond gris, et ne peuvent pas être modifiées. Cela se produit généralement lorsqu'une feuille de temps soumise est en attente d'approbation.