La jerarquía de ClickUp te permite organizar el entorno de trabajo de tu equipo de gestión de proyectos de manera eficiente, reducir el cambio de contexto y encontrar información rápidamente.
A continuación, se presentan las mejores prácticas para la jerarquía del entorno de trabajo para equipos de gestión de proyectos.
Organice su Espacio de Gestión de Proyectos
Recomendamos que todos los miembros del equipo de la PMO trabajen en el mismo Espacio PMO. Puedes activar ClickApps para personalizar tu Espacio, y también filtrar, ordenar, agrupar y almacenar vistas para una personalización adicional.
Organiza tus carpetas de PMO.
Dentro del Espacio PMO, hay varios tipos de Carpetas que pueden ser útiles para tu equipo. Puedes usar una, todas o una combinación de estas carpetas dependiendo del tamaño y alcance de los proyectos que gestiona tu equipo de PMO. Puedes filtrar, ordenar, agrupar y guardar vistas dentro de tus carpetas para una personalización adicional.
| carpeta | Descripción |
| Proyectos por Fases | Crea una carpeta de proyectos por etapas para cada proyecto o programa por etapas en el que esté trabajando tu equipo. Esto es ideal para proyectos complejos de cascada porque las vistas a nivel de Carpeta ofrecen visibilidad en todas las fases. Cada proyecto debe tener una Carpeta, y cada paso del proyecto debe tener su propia Lista. Con esta configuración, los miembros del equipo de proyecto pueden concentrarse en tareas en una única Lista, dependiendo de la etapa del proyecto. |
| Proyectos interfuncionales | Crea una carpeta de proyectos transfuncionales para cada proyecto o programa que requiera colaboración entre departamentos o funciones. Cada proyecto debe tener una Carpeta, y cada departamento involucrado debe tener su propia Lista. Con esta configuración, los colaboradores pueden concentrarse en las tareas de una sola Lista, dependiendo de su departamento. Crea una vista Gantt a nivel de Carpeta para ver Dependencias y planificar proyectos. Las vistas a nivel de Carpeta proporcionan visibilidad en todos los departamentos y funciones. |
| Proyectos simples | Crea una carpeta de Proyectos Simples para mantener todos tus proyectos pequeños en un solo lugar. Cada proyecto debe tener una Lista dentro de esta Carpeta. |
| Cartera | Crea una carpeta de cartera para que el liderazgo pueda rastrear y priorizar todos tus proyectos en un solo lugar. Recomendamos configurar una Lista de Ruta de PMO y Salud del Proyecto dentro de esta Carpeta. Estas Listas se tratan en la siguiente sección. Utiliza Tareas en múltiples listas para que las tareas puedan existir tanto en las listas de proyectos como en las listas de cartera. |
| Plantillas | Las plantillas te permiten recrear flujos de trabajo comúnmente utilizados en unos pocos clics. Recomendamos crear una carpeta separada para todas tus plantillas para asegurar que no se realicen cambios en ellas. |
Organiza tus listas de PMO
Hay muchas maneras de organizar tus Listas para la gestión de proyectos de oficina (PMO), así que hemos delineado nuestras recomendaciones favoritas a continuación. Puedes filtrar, ordenar, agrupar y guardar vistas dentro de tus Listas para una personalización adicional.
Listas de gestión de programas
Recomendamos crear una Lista de Gestión de Programas para cada carpeta de proyecto para que puedas consolidar las tareas administrativas. Crea una tarea periódica de Informe de Estado para que el gestor del proyecto comunique actualizaciones importantes cada semana.
Listas de proyectos por fases
Recomendamos crear una Lista para cada fase de tu proyecto. Por ejemplo, un proyecto en cascada puede tener cuatro fases distintas, lo que equivale a 4 Listas. Los gerentes de proyecto pueden usar las vistas Lista y Tablero filtradas por estado de la tarea para mantener a todos alineados y en el calendario. Puedes utilizar la vista Gantt a nivel de carpeta para ver todas las fases del proyecto en una sola vista. La vista Gantt también te permite identificar rápidamente las Dependencias de las tareas y Hitos.
Listas de Proyectos Transfuncionales
Recomendamos crear una Lista por departamento en tu organización. Por sí sola, cada Lista es una simple lista de tareas. En combinación con otras Listas de diferentes departamentos en la Carpeta, puedes configurar vistas para ver todo el trabajo de todos los equipos en un solo lugar. Esto facilita la identificación de Dependencias de tareas y obstáculos.
Listas de Proyectos Simples
Recomendamos crear una Lista para cada proyecto. Agrupa las tareas por persona asignada, estado, Campos personalizados y más para asegurar que tus proyectos cumplan sus plazos. Guarda las ediciones de agrupación como nuevas vistas para volver a ellas en cualquier momento.
Listas de Carteras
Recomendamos crear las siguientes Listas para tu carpeta de Cartera:
| Hoja de ruta de la PMO | Cree una Lista de Ruta de Gestión de Proyectos para mantener un seguimiento de todos los proyectos en su cartera, incluyendo las nuevas solicitudes de proyectos. Puedes emplear Formularios para automatizar el proceso de admisión y Campos personalizados para organizar detalles importantes del proyecto, métricas de éxito y mucho más. |
| Salud del Proyecto | Crea una Lista de Salud del Proyecto para destacar las actualizaciones en curso del proyecto. Tanto la dirección como los colaboradores individuales pueden emplear esta Lista para ver el progreso general y los próximos pasos estratégicos. Utiliza Campos personalizados y Etiquetas para identificar y organizar diferentes tipos de tareas. |
Organiza tus tareas de la Oficina de Gestión de Proyectos
Tanto si empleas una Lista como una tarea de gestión del programa, te recomendamos que crees tareas recurrentes de Reporte de Estado en la Lista de salud de tu proyecto.
Asegúrate de que la ClickApp de Tareas en Múltiples Listas esté activada y crea una Automatización a nivel de Espacio. Esto te permite añadir automáticamente tareas a la lista de salud del proyecto cuando su Campo personalizado cambia a informe de estado. Lee más sobre los Campos personalizados que recomendamos para la PMO y las Automatizaciones que recomendamos para la PMO.
En lugar de crear y mantener informes de estado separados, el gerente técnico de programa actualiza las tareas periódicas proporcionando un comentario semanal con el estado.
Comunica las actualizaciones del reporte de estado a las partes interesadas mencionando a los observadores de tareas o enviando la tarea por email a personas ajenas a ClickUp.
Los interesados pueden agregarse como observadores para recibir notificaciones de las actualizaciones semanales, y los compañeros de equipo pueden usar comentarios y @menciones para colaborar.
Agrega un Campo Personalizado Comentario a la vista Lista de salud de tu proyecto para que la gente pueda ver el estado más reciente y el anterior sin abrir la tarea.