Mantén los informes de tiempo precisos y en regla enviando, revisando y aprobando hojas de tiempo en ClickUp.

Ya sea que estés preparando facturas para trabajos con clientes, generando informes semanales o mensuales, o analizando los datos de tiempo de tu equipo, las aprobaciones garantizan que siempre tengas la información de registro del tiempo más reciente y precisa.

La disponibilidad y los límites de la función de aprobaciones de hojas de tiempo varían según el plan y están sujetos a cambios. Más información

Configurar las aprobaciones de hojas de tiempo

Un propietario o administrador del entorno de trabajo puede configurar las aprobaciones de hojas de tiempo.

Para configurar las aprobaciones de hojas de tiempo, desde el Centro de hojas de tiempo:

1. Haz clic en la pestaña Aprobaciones.
2. Haz clic en Configurar aprobaciones de hojas de tiempo.
3. Selecciona la fecha límite de la hoja de tiempo usando los menús desplegables Fecha de vencimiento y Hora.

   

4. Puedes elegir enviar recordatorios antes y/o después de la fecha límite de la hoja de tiempo cada semana.
5. Haz clic en Continuar.
6. Haz clic en la barra de búsqueda y selecciona a los responsables de enviar las hojas de tiempo.
   • Opcional: completa este paso más tarde haciendo clic en Hacer esto después.
7. Haz clic en Agregar.
8. En la columna Aprobadores, haz clic en el ícono de persona para agregar aprobadores. Usa los filtros debajo de la barra de búsqueda para acotar los resultados.

   

9. Una vez que hayas agregado todos los aprobadores, haz clic en Guardar.

Editar responsables de envío y aprobadores

Después de configurar las aprobaciones de hojas de tiempo, los propietarios y administradores pueden editar a los responsables de envío y a los aprobadores:

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Hojas de tiempo.
   • Si Hojas de tiempo no está fijada, haz clic en Más y selecciona Hojas de tiempo.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobación.
3. En la sección Configuración de aprobación de hojas de tiempo a la derecha, haz clic en Editar debajo de Editar aprobadores y responsables de envío.
4. Agrega, edita o quita responsables de envío y sus aprobadores. Presiona Shift + clic para seleccionar o deseleccionar un rango de personas entre dos individuos seleccionados, o presiona Ctrl/Cmd + clic para seleccionar o deseleccionar personas de forma individual.

Abrir aprobaciones de hojas de tiempo

Puedes acceder a la pestaña Aprobaciones dentro de las hojas de tiempo.

Dentro de Aprobaciones hay cuatro pestañas:

• Por revisar: los aprobadores pueden ver todas las hojas de tiempo que aún no han aprobado.
• Cambios solicitados: los aprobadores pueden ver todas las hojas de tiempo con cambios solicitados.
• Aprobadas: los aprobadores pueden ver todas las hojas de tiempo que han aprobado.
• Todas: los aprobadores pueden ver todas las hojas de tiempo, incluidas las que deben revisar, las que tienen cambios solicitados y las que ya han aprobado.

Filtrar hojas de tiempo

Encuentra hojas de tiempo específicas usando los tres filtros en la parte superior de cada pestaña:

• Propietario de la hoja de tiempo: filtra por personas.
• Equipos: filtra por equipos.
• Período de tiempo: filtra las hojas de tiempo por uno de los siguientes períodos:
  • Todas
  • Esta semana
  • La semana pasada
  • Las últimas 2 semanas
  • Este mes
  • El mes pasado
  • Este trimestre
  • El trimestre pasado
  • Rango...

Enviar una hoja de tiempo

Cuando termines de registrar el tiempo de la semana, puedes enviar tu hoja de tiempo.

Los registros de tiempo se bloquean al momento del envío.

Para enviar tu hoja de tiempo:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo. De forma predeterminada, verás la semana actual.
   • Para cambiar la semana, haz clic en las fechas en la esquina superior izquierda y selecciona una semana.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Enviar para aprobación.
3. Revisa la cantidad de tiempo trabajado y haz clic en Enviar.

Comentar en una hoja de tiempo enviada

Para comentar en una hoja de tiempo enviada:

1. En la barra lateral, haz clic en Hojas de tiempo.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de aprobaciones para abrir la barra lateral de Aprobaciones.
3. Desde la barra lateral de Aprobaciones, selecciona una hoja de tiempo para abrirla.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de comentario para abrir la barra lateral de Comentarios.
5. ¡Responde a un comentario existente o deja uno nuevo!

Reenviar una hoja de tiempo

Si un administrador revisa la hoja de tiempo y solicita cambios, puedes hacerlos y reenviar la hoja de tiempo.

Para reenviar una hoja de tiempo:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. Realiza los cambios necesarios en tu hoja de tiempo.
3. En la esquina superior derecha, haz clic en Enviar para aprobación.
4. En Reenviar anterior, selecciona la hoja de tiempo para reenviarla.

   

5. Revisa el tiempo trabajado actualizado y haz clic en Enviar.

Retirar el envío de una hoja de tiempo

Si cometiste un error en tu hoja de tiempo, puedes retirarla antes de que sea revisada.

Para retirar una hoja de tiempo enviada:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de aprobaciones para abrir la barra lateral de Aprobaciones.
3. Desde la barra lateral de Aprobaciones, pasa el cursor sobre la hoja de tiempo y haz clic en el ícono de puntos suspensivos ....
4. Haz clic en Retirar.

Revisar hojas de tiempo

Los aprobadores pueden aprobar hojas de tiempo enviadas o solicitar cambios en ellas.

Aprobar hojas de tiempo

Puedes aprobar hojas de tiempo desde la columna Revisión o desde una hoja de tiempo abierta.

Desde la columna Revisión:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. Para aprobar, haz clic en el ícono Aprobar en la columna Revisión.
4. Agrega un comentario si quieres y haz clic en Aprobar. Una vez aprobada, la hoja de tiempo ya no se puede editar.

Desde una hoja de tiempo abierta:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. Haz clic en la hoja de tiempo para abrirla.
4. Revisa la hoja de tiempo.
5. Para aprobar, haz clic en Aprobar en la esquina superior derecha.
6. Agrega un comentario si quieres y haz clic en Aprobar. Una vez aprobada, la hoja de tiempo ya no se puede editar.

Solicitar cambios en hojas de tiempo

Puedes solicitar cambios en hojas de tiempo desde la columna Revisión o desde una hoja de tiempo abierta.

Desde la columna Revisión:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. Para solicitar cambios, haz clic en el ícono Solicitar cambios en la columna Revisión.
4. Agrega un comentario si quieres y haz clic en Solicitar cambios. Una vez solicitados los cambios, la hoja de tiempo se puede editar.

Desde una hoja de tiempo abierta:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. Haz clic en la hoja de tiempo para abrirla.
4. Para solicitar cambios, haz clic en Solicitar cambios en la esquina superior derecha.
5. Agrega un comentario si quieres y haz clic en Solicitar cambios. Una vez solicitados los cambios, la hoja de tiempo se puede editar.

Aprobar hojas de tiempo en masa

Los aprobadores pueden aprobar varias hojas de tiempo a la vez.

Para aprobar hojas de tiempo en masa:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. A la izquierda de cada envío, haz clic en la casilla de selección.
4. En la parte inferior, haz clic en Aprobar todo.

Reabrir una hoja de tiempo

Los aprobadores pueden reabrir hojas de tiempo que hayan aprobado anteriormente.

Para reabrir una hoja de tiempo:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones.
3. En Aprobaciones de hojas de tiempo, haz clic en la pestaña Aprobadas.
4. Haz clic en la hoja de tiempo para abrirla.
5. En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono de puntos suspensivos....

   

6. Selecciona Reabrir.
7. Agrega un comentario y haz clic en Reabrir.
8. La hoja de tiempo se desbloqueará y su estado cambiará a Se necesitan cambios.

Revisar el estado de aprobación de tu hoja de tiempo

Al ver una hoja de tiempo, verás el estado junto al rango de fechas.

Para revisar todos los estados de tus hojas de tiempo enviadas:

1. En la barra lateral, abre las hojas de tiempo.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Aprobaciones para ver tus envíos de hojas de tiempo.
   • También puedes hacer clic en el ícono de aprobaciones en la esquina superior derecha para abrir la barra lateral de Aprobaciones.
3. Filtra tus hojas de tiempo por las pestañas Por revisar, Cambios solicitados, Aprobadas y Todas.

   

4. Las columnas de la derecha indican cuánto tiempo facturable y no facturable se registró, la capacidad, cuánto tiempo se registró por encima de la capacidad y el estado actual de la hoja de tiempo. Los estados posibles son:

• Pendiente: la hoja de tiempo no ha sido revisada. No se pueden hacer cambios en la hoja de tiempo.
• Se necesitan cambios: un aprobador revisó la hoja de tiempo y solicitó cambios. Se pueden hacer cambios en la hoja de tiempo.
• Aprobada: un aprobador revisó y aprobó la hoja de tiempo. No se pueden hacer cambios en la hoja de tiempo.

Notificaciones de hojas de tiempo

Las notificaciones de hojas de tiempo varían según si eres responsable de envío o aprobador. Los recordatorios se envían una sola vez en el momento programado.

Responsables de envío

Los responsables de envío reciben notificaciones por:

• Nuevos comentarios: se notifica a los responsables de envío cuando se agregan nuevos comentarios a sus envíos.
• Recordatorios: se envían notificaciones antes de que venza una hoja de tiempo, después de la hora de vencimiento y cuando se vence. Una vez que se envían las horas, no se envían recordatorios adicionales por nuevos registros de tiempo.

Aprobadores

Los aprobadores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios a los envíos que tienen bajo su revisión.

Administradores

Los administradores y propietarios reciben notificaciones de los comentarios publicados en las hojas de tiempo donde están designados como aprobadores.

Desactivar las aprobaciones de hojas de tiempo

Si ya no necesitas aprobar hojas de tiempo, un propietario o administrador del entorno de trabajo puede desactivar las aprobaciones.

Para desactivar las aprobaciones, desde la pestaña de aprobaciones:

1. En la esquina superior derecha, haz clic en Configuración de aprobación.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en los puntos suspensivos ... y selecciona Desactivar aprobaciones de tiempo.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre las aprobaciones de hojas de tiempo.

¿Quién puede enviar una hoja de tiempo?

Cualquier persona con acceso a las hojas de tiempo puede enviar su tiempo para aprobación.

¿Quién puede ver y aprobar las hojas de tiempo enviadas?

Los administradores y propietarios tienen acceso completo a todos los registros de tiempo, hojas de tiempo y aprobaciones dentro del entorno de trabajo. También pueden editar registros de tiempo bloqueados y aprobados.

¿Puedo tener varias aprobaciones en el mismo período?

Sí, es posible tener varias solicitudes de aprobación para el mismo período de hoja de tiempo.

¿Qué significa que los registros de tiempo estén bloqueados?

Los registros de tiempo bloqueados aparecen desactivados con fondo gris y no se pueden editar. Esto suele ocurrir cuando una hoja de tiempo enviada está pendiente de aprobación.