Connected Search verändert die Arbeit von Teams, indem es Silos aufbricht, das Wechseln zwischen Apps überflüssig macht und verstreute Daten in Echtzeit in verwertbare Erkenntnisse verwandelt.

Vereinheitliche die Suche über Apps hinweg, nutze KI-gestützte Relevanz und Personalisierung, verbessere die Zusammenarbeit und integriere deinen Workspace in bestehende Tools.

Die Connected Search steht in allen Plänen als Testversion für begrenzte Zeit zur Verfügung. Zukünftige Einschränkungen gelten.

Es gibt zwei Typen der Verbundenen Suche:

• Persönliche Connected Search: Persönliche Verbindungen sind nur für dich. Du kannst alle Dateien durchsuchen, auf die du in der verbundenen App Zugriff hast, und niemand sonst kann Dateien aus deinen persönlichen Verbindungen durchsuchen.
• Verbundene Suche im Workspace: Ermöglicht allen Mitgliedern des Workspaces, Dateien aus dem verbundenen Konto zu suchen. Für weitere Details siehe die Tabelle im Abschnitt zur verbundenen Suche im Workspace unten.

Was du wissen musst

• Workspace- Eigentümer und Administratoren können die Connected Search ClickApp aktivieren und Apps verknüpfen.
• Gäste können Connected Search nicht nutzen.

Deine Connected Search

Verbinden Sie andere Apps, um sie in Ihren ClickUp-Suchergebnissen einzuschließen. Suchergebnisse aus anderen Apps sind nur für Sie sichtbar.

Du kannst nach allen Dateien suchen, auf die du in der verbundenen App Zugriff hast, und keine andere Person kann nach Dateien aus deinen persönlichen Verbindungen suchen.

Die persönliche verbundene Suche ist für folgende Apps verfügbar:

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• SharePoint
• OneDrive
• Notion
• Microsoft Teams

Die persönliche verbundene Suche für Slack ist derzeit nicht verfügbar.

Connected Search im Workspace

Verbinden Sie andere Apps, um sie in den ClickUp-Suchergebnissen für alle in Ihrem Workspace einzuschließen.

Verbundene Suche im Workspace ist für folgende Apps verfügbar:

Aktiviere die Connected Search ClickApp

Ein Workspace-Eigentümer oder Administrator muss die Connected Search ClickApp für deinen Workspace aktivieren:

1. Klicke in der oberen linken Ecke auf deinen Workspace-Avatar.
2. Wähle Apps oder App-Center.
3. Wähle in der linken Seitenleiste des App-Centers im Abschnitt ClickApps KI & Suche aus.
4. Um die Connected Search zu aktivieren, schalte den Connected Search Toggle ein.

Eine App verbinden

Erfahre, wie du eine externe App verbinden kannst, um die Connected Search zu nutzen!

Aktivieren Sie Connected Search

Wenn du eine App verbindest, wird die Connected Search standardmäßig aktiviert sein. 

Um die Connected Search für eine App manuell aus dem App-Center zu aktivieren:

1. Suche und wähle die Integration aus.
2. Klicke auf die Registerkarte Persönlich oder Workspace.
3. Klicke auf das Toggl neben Personal Connected Search oder Workspace Connected Search.
4. Klicke neben deiner Verbindung auf Speichern oder Erneut verbinden.
5. Die Indexierung beginnt. Du kannst den Fortschritt der Indexierung überprüfen, indem du die KI-Befehlsleiste öffnest.
6. Sobald die Indizierung abgeschlossen ist, werden die Dateien der Integration angezeigt, wenn du in deinem Workspace suchst. Ergebnisse zeigen das Icon ihrer App daneben an.

Suchergebnisse nach App filtern

Du kannst die Ergebnisse der Suche nach einzelnen Connected Search Apps filtern, indem du sie an die KI-Befehlsleiste anheftest.

Nutzen Sie ClickUp-KI mit Connected Search

Erhalte mit Connected AI Antworten in Echtzeit über die Arbeit in externen Apps und deinem Workspace.

Bitte die KI, eine Google Tabelle zu durchsuchen, um herauszufinden, welche Interessenten an deinem letzten Event teilgenommen haben, oder frage die KI, welche GitHub-Commits mit einer Aufgabe verbunden sind.

Du kannst AI zu den folgenden Apps befragen:

• Google Drive
• GitHub
• Confluence
• Slack
• Jira
• Salesforce
• SharePoint
• Dropbox
• Box

Suchindexierung

Erfahre mehr über die Suchindexierung.

Was ist ein Index für die Suche?

Wenn du eine Integration (wie SharePoint, Google Drive usw.) mit ClickUp über Connected Search verbindest, indizieren wir Assets – das bedeutet, wir organisieren und katalogisieren Dateien und Daten aus deinen verbundenen Integrationen, damit sie innerhalb von ClickUp leicht und schnell durchsuchbar sind.

Wie funktioniert die Indizierung?

Sobald eine Verbindung hergestellt ist, scannt ClickUp und erfasst relevante Daten (wie Dateinamen, Pfade und manchmal Dateiinhalte, abhängig von den Berechtigungen). Das ermöglicht es Benutzern, Informationen über alle verbundenen Tools an einem Ort zu finden, ohne jede Plattform manuell durchsuchen zu müssen.

Wie oft findet die Indizierung statt?

• Erster Scan: Wenn eine neue Integration verbunden wird, führt ClickUp einen Massenscan durch, um alle unterstützten Daten aus der verbundenen Quelle zu indizieren.
• Laufende Aktualisierungen: Nach dem ersten Scan führt ClickUp periodische Neuscans durch, um den Index aktuell zu halten. Die Häufigkeit hängt von der Integration ab, aber die meisten Quellen werden alle paar Stunden aktualisiert.
• Echtzeit-Auslöser (wo verfügbar): Einige Integrationen unterstützen ereignisbasierte Auslöser (z. B. Webhooks), die eine nahezu Echtzeit-Indexierung von neuem oder aktualisiertem Inhalt ermöglichen.

Sicherheit der Indizierung

Wichtige Hinweise für Sicherheitsteams:

• Deaktivierung einer Verbindung: Wenn eine Integration im ClickUp App-Center getrennt wird, werden alle indizierten Daten aus dieser Quelle aus ClickUp gelöscht.
• Indizierung ist automatisiert: Wenn die verbundene Suche aktiviert ist, erfasst unser System automatisch Daten aus verbundenen Konten, was in Protokollen als großer oder wiederholter Zugriff auf Dateien oder Daten erscheinen kann – dies ist ein erwartetes Verhalten des Features und kein Zeichen für böswillige Aktivitäten.
• Zugriff & Berechtigungen: Die Sichtbarkeit indizierter Inhalte in ClickUp hängt davon ab, wie die Integration verbunden ist. Bei Verbindungen für den Workspace (Admin) indizieren wir alles, auf das das verbindende Konto zugreifen kann, auch wenn einige Dateien im Quellsystem eingeschränkt sind. Verwende gemeinsame, unternehmensweite Ordner oder Laufwerke, um das Auftauchen sensibler Dateien zu vermeiden. Bei persönlichen Verbindungen werden nur die für den verbindenden Benutzer zugänglichen Dateien indiziert, und die Ergebnisse sind nur für ihn sichtbar.
• Reaktion auf Sicherheitswarnungen: Automatisierte Indizierungsaktivitäten können Warnungen in Ihren Sicherheitsüberwachungstools (SIEM, DLP usw.) auslösen, insbesondere während der Ersteinrichtung oder bei Massensynchronisierungen. Das ist normal. Wenn dein Sicherheitsteam Bedenken hat, kannst du die Integration trennen und die indizierten Daten werden aus ClickUp gelöscht.
• Google Drive aktivieren: Die Aktivierung der Google Drive-Integration führt dazu, dass alle verfügbaren Kundendateien heruntergeladen werden.

Sicherheit der Connected Search

Erfahre mehr über das Datenmanagement und die Sicherheit der Connected Search.

Datenmanagement und Benutzerzugriff

Die Suche in Verbindungen berücksichtigt die bestehenden Berechtigungen für verbundene Anwendungen. Wir setzen rollenbasierte Kontrollen ein, um den Zugriff aktuell und einheitlich zu halten.

Zusätzlich kannst du auswählen, welche Infos den Leuten in deinem Workspace zur Verfügung stehen. Das sind die zwei Arten von Verbindungen:

• Workspace-Verbindung: Diese Verbindung muss von einem Workspace-Eigentümer oder Administrator eingestellt werden. Mit dieser Verbindung können alle Benutzer im Workspace Daten in den verbundenen Apps über Connected Search und AI suchen. Private Daten sind über Connected Search und ClickUp-KI mit Workspace-Verbindungen nicht verfügbar. 

  Nicht alle verbundenen Apps für die Suche unterstützen diesen Typ von Verbindung.

• Private Verbindung: Diese Verbindung kann von jedem eingestellt werden. Alle Daten, auf die sie Zugriff haben, sind durchsuchbar. Keine andere Person im Workspace kann diese Verbindung nutzen.  

Verpflichtung zu Sicherheit und Datenschutz

ClickUp verpflichtet sich, ein robustes Programm für Sicherheit und Datenschutz anzubieten, das die Daten auf seiner Plattform schützt.

Dazu gehören strenge Sicherheitsmaßnahmen, die Einhaltung von Industriestandards und die kontinuierliche Überwachung potenzieller Bedrohungen.

Um Sicherheit und Datenmanagement zu gewährleisten und eine sichere Freigabe von Daten zu aktivieren, implementiert die ClickUp-KI-gestützte Connected Search die folgenden Schutzmaßnahmen:

Zugriffsberechtigungen

• Optionen für die Freigabe von Verbindungen: Die Personen in deinem Workspace können private persönliche Verbindungen herstellen. Administratoren können Workspace-Verbindungen verwalten und Inhalte der Suche für alle freigeben.
• Rollenbasierter Zugriff: Verbundene Suchen können nur auf indexierte Daten zugreifen, auf die das verbundene Konto Zugriff hat. Wenn das verbundene Konto nicht auf die Daten im verbundenen System zugreifen kann, können der Benutzer oder der Workspace diese nicht mit ClickUp-KI und Connected Search nutzen.
• Workspace Verbindung Daten filtern: Für Workspace-Verbindungen fügen wir einen Schritt hinzu, um private Dateien automatisch zu filtern, auch wenn das verbundene Konto Zugriff hat. Diese Filterung ist für jedes verbundene System unterschiedlich, zum Beispiel für die Eigenschaften der Box Datei oder die Einstellungen der Confluence Gruppierung.
• Berechtigungen für die Rolle des Benutzers: Private Inhalte in ClickUp sind für unbefugte Benutzer über die Suche oder ClickUp-KI unzugänglich. Die Personen in deinem Workspace können nur auf ClickUp-Inhalte zugreifen, die für sie freigegeben wurden, wenn sie ClickUp-KI oder die Suche nutzen.
• Freigabe-Kontrollen: ClickUp Administratoren können Daten direkt in ClickUp über die Konfigurationsoptionen der Verbundenen Suche weiter filtern. Diese Filterung ist für jedes verbundene System unterschiedlich, zum Beispiel für Google Drive Dateieigenschaften, GitHub Repos und Speicherorte.
• Freigabe limitieren: IT-Administratoren können den Zugriff auf Daten mit Workspace Connections weiter limitieren, indem sie Dienstkonten verwenden. Dienstkonten sind Konten, die nur zum Zweck der Integration erstellt werden und nicht für die Arbeit eines einzelnen Mitarbeiters verwendet werden. Der tatsächliche Zugriff auf die Daten wird vollständig von dem angeschlossenen System und nicht von ClickUp verwaltet. Einzelne Benutzer müssen ihre Konten für die Arbeit in jedem verbundenen System verwenden, um auf die Ergebnisse der Connected Search zuzugreifen.
• Zugriffssynchronisierung: Zugriffs- und Berechtigungsänderungen in einem verbundenen System werden automatisch in den indexierten Daten aktualisiert.
• OAuth-Authentifizierung: Standardisierte Anmeldungen, wenn die Integration des Drittanbieters diese Methode unterstützt.
• Freischaltung: Eigentümer und Administratoren können die ClickApp für die Verbundene Suche aktivieren oder deaktivieren.

ClickUp-KI Datenschutz und Sicherheit

Weitere Informationen zu den konkreten Maßnahmen, die wir umgesetzt haben, findest du in unserem Artikel ClickUp-KI-Modelle, Datenschutz und Sicherheit. 

Datenschutz

In unserem Artikel zum Datenschutz und zur Sicherheit erfährst du mehr über die spezifischen Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen, die wir implementiert haben. 

Datenaufbewahrung

Indizierte Daten bleiben erhalten, bis das Konto gelöscht oder die Verbindung zu einem Drittanbieter entfernt wird.

Was ist ein Index für die Suche?

Indizierung bedeutet, dass Assets von verbundenen Integrationen auf organisierte Weise aufgenommen werden, sodass sie schnell und einfach durchsucht werden können.

Was wird für die Vernetzte Suche indiziert?

• ClickUp-Assets und -Objekte. Zu den Assets gehören Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Dashboards, Chats, Spaces, Ordner, Listen und Anhänge.
• Objekte von Drittanbieter-Integrationen. Dies umfasst Elemente wie Dokumente, Tabellen, Präsentationen, PDFs, Ordner usw. Dies hängt vom Objektzugriff des Benutzers ab, der die Verbindung erstellt hat. Zum Beispiel, wenn der Benutzer, der die Verbindung eingerichtet hat, die Daten in einem verbundenen Tool sehen kann und es sich um einen Datentyp handelt, den wir suchen, dann wird es für ihre Suche indiziert.