ClickUp facilita la programación y organización de las reuniones de tu equipo. Las siguientes buenas prácticas son eficientes y sencillas. ¡Incrementarán tu productividad, ayudarán a tu equipo a concentrarse en los resultados y mantendrán toda la información de tus reuniones en un solo lugar!
Estructura de jerarquía recomendada
Recomendamos organizar la Jerarquía de tu entorno de trabajo para las reuniones de la siguiente manera:
- Crea una única Lista donde existan todas tus reuniones.
- Crea una tarea en la Lista para cada reunión.
- Adjunta un documento a la tarea para tomar notas.
Echa un vistazo a esta plantilla de documento para notas de reuniones lista para usar.
Añadir detalles con campos personalizados
Con Campos personalizados, puedes crear campos de tarea únicos para añadir más información a cada tarea. Los Campos personalizados se pueden configurar a nivel de Lista, por lo que, si es necesario, puedes crear un conjunto diferente de Campos personalizados para cada Lista.
Antes de la reunión
El tiempo antes de una reunión puede ser tan valioso como la propia reunión. Con ClickUp, puedes asegurarte de que todo tu tiempo se invierta de manera eficiente.
Antes de una reunión, recomendamos hacer lo siguiente para aprovechar mejor el tiempo:
Colabora
La colaboración en equipo a veces puede reducir la necesidad de una reunión y es a menudo más eficiente. Recomendamos la colaboración asíncrona con compañeros para determinar si es necesaria una reunión.
- Utiliza tareas y documentos para colaborar.
Utiliza las @menciones en tareas, Chat o Documentos para notificar a los asistentes de reuniones, usuarios individuales o equipos sobre cualquier actualización o información importante.
- Utiliza el Chat para conversaciones detalladas, anuncios y mensajes directos.
- Cree un Clip rápido para actualizaciones o información instructiva en lugar de una reunión.
Crear una agenda para la reunión
Crear una agenda para tu reunión es una excelente manera de ahorrar tiempo a tu equipo y asegurar que todos los asistentes a la reunión sepan qué esperar. Puedes utilizar la Plantilla de Estilo para Notas de Reunión en el Centro de Plantillas para un formato de notas listo para usar.
Configura tu estructura de reuniones
Si tu equipo determina que una reunión es necesaria, el siguiente marco te asegurará que estés preparado:
- Reuniones periódicas: Crea una nueva plantilla de tarea o selecciona una del Centro de plantillas y establece una fecha límite periódica para la tarea.
- Reuniones 1:1: Crea una nueva plantilla de tarea o selecciona una del Centro de plantillas. Recomendamos que la tarea y cualquier documento adjunto se configuren como privados para que la información solo sea accesible para las personas adecuadas. Descubre nuestro curso sobre Buenas prácticas para llevar a cabo reuniones 1:1 exitosas en la Universidad de ClickUp.
- Reuniones únicas: Utiliza la plantilla de tarea de reunión que hayas creado o elegido en el Centro de plantillas y añade los detalles relevantes de la reunión.
Utiliza Google Calendar
Con la integración de ClickUp con Google Calendar, puedes sincronizar tu Google Calendar con tu calendario de ClickUp para que nunca te pierdas una reunión. Recomendamos incluir todos los detalles relevantes en el evento del Calendario, incluyendo:
- Definir objetivos claros para la agenda de la reunión.
- Tiempo estimado para cada punto de la agenda para ayudar a tu equipo a mantenerse en el camino.
- Enlace a la tarea de la reunión o al documento.
Añade una vista Inserción de un Google Calendar compartido en tu Lista de reuniones para mayor visibilidad.
Durante la reunión
Mientras tu equipo se reúne, recomendamos usar el documento adjunto para tomar notas. Las notas podrían incluir:
- Elementos de acción de la reunión.
- Riesgos o impedimentos.
- Progreso del proyecto.
Puedes echar un vistazo a las plantillas de notas de reuniones disponibles en nuestro Centro de plantillas:
También puedes crear tus propias plantillas de notas de reuniones!
Después de la reunión
Después de la reunión, puedes utilizar la tarea de reunión para coordinar y asignar los elementos de acción para tu equipo. Para hacer esto, recomendamos lo siguiente:
- Deja un comentario en la tarea y asigna al miembro del equipo correspondiente.
- Crea tareas y subtareas directamente desde el documento de notas de la reunión. Aprende cómo crear tareas a partir de comentarios consultando este artículo.
- Añade a todos los participantes de la reunión como Observadores en la tarea de la reunión.
- Añada el enlace de la grabación de la reunión y cualquier otro recurso importante a la tarea para que esté fácilmente disponible para el grupo.