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Utiliza campos de fórmula

Los campos de fórmula te permiten realizar cálculos entre campos numéricos, de fecha y de tiempo en las tareas utilizando fórmulas simples o avanzadas.

Desde calcular el número de días entre la fecha de inicio y la fecha límite, diferencias entre Campos personalizados, o cálculos más complejos, utiliza los campos de fórmula para descubrir información adicional que enriquecerá tu experiencia en ClickUp.

Lo que necesitarás

  • 60 usos de Campos personalizados, incluyendo campos de Fórmula, están disponibles en el plan Free Forever.
  • Usos ilimitados disponibles en todos los planes pagos.
  • Puedes calcular los Campos personalizados de fórmulas en todos los planes pagos.
  • Los campos personalizados individuales pueden ocultarse a los invitados.
  • Invitados con permisos de edición o completos permisos pueden editar Campos personalizados existentes pero no pueden crear nuevos.
  • Los Campos de Fórmula que utilizan la función TODAY() no pueden ser ordenados, filtrados, agrupados ni utilizados en tarjetas de Cálculo del Panel.
  • No puedes calcular las columnas de campo de Fórmula si el campo de Fórmula utiliza la función TODAY().
  • Debes tener acceso a todos los campos utilizados en los Campos personalizados de Fórmula para ver los resultados. Si se utiliza un campo privado al que no tienes acceso, no verás resultados.

Crea un campo de fórmula

Para crear un campo de fórmula en una Lista o vista de Tabla:

  1. En la esquina superior derecha, encima de la tabla de tareas, haz clic en el ícono de plus.
  2. Selecciona Fórmula.
  3. Nombrar el campo de fórmula.
  4. Haz clic en Crear.
  5. Desde la nueva columna de Fórmula, haz clic en el símbolo ƒx.
  6. Desde los desplegables, selecciona dos campos y un operador. Puede que necesites crear los campos que necesitas.

Por ejemplo, hay dos Campos Personalizados numéricos llamados Ingresos y Costos. Existe un Campo Personalizado de Fórmula llamado Beneficio. La fórmula establecida para el Campo Personalizado de Fórmula es Ingresos – Costos. La suma aparece en el campo de Ganancias cuando se ingresan valores en los campos de Ingresos y Costos. 

Captura de pantalla de una fórmula que resta los costos de los ingresos.png

La tarjeta de Cálculo muestra la suma de todos los Campos de Fórmula de Ganancias en todas las ubicaciones sobre las cuales se establece que informe la tarjeta. 

Captura de pantalla de la tarjeta de Cálculo.png

Los campos de Fórmula se pueden aplicar en cualquier nivel de la jerarquía de tu entorno de trabajo Jerarquía, pero no se pueden añadir a ubicaciones adicionales.

Crea una columna de campo de fórmula

Para crear un campo de fórmula en vista Lista o vista Tabla:

  1. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de más.
  2. Selecciona la Fórmula.
  3. Nombrar el campo de fórmula.
  4. Haz clic en Agregar columna.

Las opciones de fórmula calculan automáticamente toda la columna. Editar una Fórmula en una tarea modifica la Fórmula para toda la columna.

Campos admitidos

Con más de 70 funciones diferentes, las Fórmulas pueden calcular datos utilizando los siguientes campos:

  • Campos personalizados de número
    Puede usar Campos personalizados de número en tarjetas de cálculo. 
  • Campos personalizados de moneda
  • Campos personalizados desplegables que solo usan números
  • Campos personalizados de fecha
  • Fecha de inicio
  • Fecha límite
  • Fecha de finalización
  • Fecha de creación
  • Fecha de inicio
  • Fecha de actualización
  • Fecha de cierre
  • Tiempo registrado
    • El tiempo registrado está en horas.
  • Duración Estimada
    • El tiempo estimado está en horas.
  • Puntos de sprint
  • Otros campos de fórmula

Emplea fórmulas sencillas

Las Fórmulas simples sirven para sumar, restar, dividir y multiplicar rápidamente.

Para crear una fórmula simple:

  1. Haz clic en tu campo de fórmula.
  2. Seleccione un valor del primer desplegable.
  3. Selecciona un operador:
    • Agregar
    • Resta
    • Multiplicar
    • Dividir
  4. Selecciona un valor del segundo desplegable.
  5. Haz clic en Calcular.

Utiliza fórmulas avanzadas

Las Fórmulas Avanzadas permiten realizar cálculos más complejos y flexibles.

Para crear una Fórmula avanzada:

  1. Haz clic en tu campo de fórmula.
  2. Activa el Editor Avanzado.
  3. Busca entre los Campos personalizados y operadores disponibles.
  4. Escribe una Fórmula válida en el campo de texto de la parte superior.
  5. Haz clic en Calcular.

Captura de pantalla de una fórmula avanzada que muestra el tiempo restante.png

Utiliza fórmulas dentro de fórmulas

¡Puedes utilizar otros campos de fórmula como variables en tus fórmulas simples y avanzadas!

Al crear una nueva fórmula, no hay límite en la cantidad de otras fórmulas que puedes utilizar en su definición, y puedes combinarlas con otros campos numéricos como Números y Fechas.

Las fórmulas anidadas actualmente no pueden exceder un nivel. Por ejemplo, una fórmula que se define utilizando otra fórmula no puede usarse para definir una tercera fórmula.

Campos de fórmula de clasificación

Puedes ordenar tareas en vista Lista o Tabla por campos de fórmula.

No puedes ordenar las tareas por campos de fórmula que contengan la función TODAY() o que devuelvan múltiples tipos de salida.

Para ordenar las tareas por Campos de Fórmula:

  1. Abre la vista.
  2. Haz clic en el encabezado de la columna del campo de fórmula.
  3. Elige una de las opciones de ordenamiento:
    • Ordenar: Ordena el grupo actual de tareas por la columna del campo de fórmula.
    • Ordenar toda la columna: Ordena todas las tareas visibles en la vista por la columna del campo de fórmula.

Para borrar tu selección de clasificación:

  1. Haz clic en el encabezado de la columna del campo de fórmula.
  2. Haz clic en Eliminar orden.

Filtrar campos de fórmula

Puedes filtrar tareas por Campos de Fórmula.

No puedes filtrar tareas por Campos Fórmula que contengan la función HOY() o devuelvan varios tipos de salida.

Para filtrar tareas por campos de Fórmula:

  1. Abre la vista.
  2. En la parte superior de la vista, haz clic en Filtros.
  3. En el primer desplegable, selecciona el campo de Fórmula.
  4. Agrega los criterios de filtro restantes.

Campos de Fórmula de Grupo

Puedes agrupar tareas por campos de fórmula en la vista Lista y la vista Tabla.

Solo puedes agrupar tareas por Campos de Fórmula que produzcan fechas, booleanos o una mezcla de fechas y booleanos.

Para agrupar por un Campo de Fórmula:

  1. Abre la vista.
  2. En la parte superior de la vista, haz clic en Agrupar.
  3. Selecciona Campo personalizado.
  4. Elige el campo de Fórmula.

Calcular columnas de campo de fórmula

Puedes calcular las columnas de campo de fórmula en la vista Lista en todos los planes pagados.

Solo puede calcular columnas para Campos de fórmula que generen números y fechas.

Para calcular una columna de Campo de Fórmula:

  1. En la parte inferior de una columna de Campo de Fórmula, haz clic en Calcular.
  2. Las opciones varían según el resultado de la fórmula:
    • Para fórmulas que devuelven fechas, elige entre Rango, Fecha más temprana y Fecha más tardía.
    • Para fórmulas que devuelven números, elija entre Suma, Promedio o Intervalo.
  3. Los resultados se muestran en la parte inferior de la columna.

Ejemplos avanzados de Fórmulas en situaciones reales

¡Puede utilizar fórmulas avanzadas para sumar o restar días, mostrar signos de porcentaje, redondear decimales y más! Puedes utilizar fórmulas avanzadas para sumar o restar días, mostrar signos de porcentaje, redondear decimales y más. 

Resultado deseado Método Fórmula de ejemplo
Añade un número específico de días al campo de fecha Utiliza la función FECHA y aplica expresiones matemáticas básicas para AÑO(), MES() o DÍA(). Por ejemplo, para añadir siete días a una fecha: DATE(YEAR(field("Fecha límite")),MONTH(field("Fecha límite")),DAY(field("Fecha límite"))+7)
Resta un número específico de días al campo de fecha Utiliza la función FECHA y aplica expresiones matemáticas básicas para AÑO(), MES() o DÍA(). Por ejemplo, para restar cinco días a una fecha: DATE(YEAR(DAYS(field("fecha límite"), 5)), MONTH(DAYS(field("fecha límite"), 5)), DAY(DAYS(field("fecha límite"), 5)))
Calcula la diferencia entre dos fechas Utiliza la función DÍAS para lograr esto.

El siguiente formato se utiliza para esta fórmula: DAYS(fecha_de_finalización, fecha_de_inicio)

Para calcular la diferencia entre la fecha de inicio y vencimiento de una tarea: DÍAS(campo("Fecha de vencimiento"),campo("Fecha de inicio" ) )
Calcula un porcentaje desde un Campo Personalizado En lugar de decimales, usa porcentajes en la fórmula. Por ejemplo: field("Number Field")*10%
Resultados codificados por color Usa una fórmula para codificar los resultados con emojis por colores.

Por ejemplo:

• Si la antigüedad de una tarea es de 10 días o menos, añade un indicador verde.

- Si la antigüedad de una tarea es de 20 días o menos, agrega un indicador amarillo.

• Si la antigüedad de una tarea supera los 20 días, añade un indicador rojo.

La siguiente fórmula lograría el resultado deseado: IF(DÍAS(HOY(), campo("Fecha de creación"))<11, "&🟢", IF(DÍAS(HOY(), campo("Fecha de creación"))<21, "&🟡","🔴"))
Agregue un signo de porcentaje Utiliza la función CONCATENAR para añadir un signo de porcentaje.

Hay dos maneras de agregar un signo de porcentaje:

- Emplea la función CONCATENAR: CONCATENATE((campo(" Número 1" )*campo("Número 2")),"%")
• Use &"%" para ahorrar tiempo: (campo("Número 1")*campo("Número 2" ) )&" % "
Los nombres de campo distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Redondear decimales en los resultados Emplea la función REDONDEAR para redondear los resultados luego de emplear las funciones básicas. El siguiente formato se utiliza para esta fórmula: ROUND(valor, [decimales])
Para sumar dos campos numéricos y redondear el resultado al centésimo decimal, utiliza la siguiente fórmula: ROUND((campo("Número 1") + campo("Número 2")),2)
Los nombres de los campos son sensibles a mayúsculas y minúsculas.
Calcula el número de días que una tarea está vencida

Utiliza una fórmula para ver cuántos días está vencida una tarea.

 Se utiliza el siguiente formato para esta fórmula:

SI(HOY()<=campo("Fecha límite"),0,DÍAS(HOY(),campo("Fecha límite")))
Calcular el número de días que tomó completar una tarea

Utiliza una fórmula para ver cuántos días tomó completar una tarea.

 Se utiliza el siguiente formato para esta fórmula:

DAYS(field("Fecha de cierre"),field("Fecha de creación"))

Alternativamente, calcula usando la fecha de inicio en lugar de la fecha de creación:

DÍAS(campo("Fecha de cierre"), campo("Fecha de inicio"))
Muestra la fecha de hoy en formato DD/MM/AAAA

Usa una fórmula para ver la fecha de hoy en formato DD/MM/AAAA en lugar del predeterminado MM/DD/AAAA.

CONCATENATE(DAY(TODAY()),""/"",MONTH(TODAY()),""/"",YEAR(TODAY()))
Muestra el número de semanas entre las fechas de inicio y de vencimiento

Utiliza una fórmula para ver el número de semanas entre la fecha de inicio y la fecha límite de una tarea.

DÍAS(campo("Fecha límite"), campo("Fecha de inicio"))/7
Mover fechas límite de fin de semana a lunes

Emplea una fórmula para mostrar la fecha de vencimiento de una tarea si se trasladó al lunes siguiente.

Esta fórmula solo funciona si la fecha límite original de la tarea es un sábado o domingo.

SWITCH(WEEKDAY(field("Fecha límite")), 1, DATE(YEAR(field("Fecha límite")), MONTH(field("Fecha límite")), DAY(field("Fecha límite")) + 1), 7, DATE(YEAR(field("Fecha límite")), MONTH(field("Fecha límite")), DAY(field("Fecha límite")) + 2), field("Fecha límite"))

Límites de campos de fórmula

Las siguientes acciones no son compatibles con Campos de Fórmula:

  • Los Campos de fórmula no admiten el uso de Campos personalizados que contienen texto.

  • Los campos de fórmula que utilizan la función TODAY() no pueden ser ordenados, filtrados ni agrupados.

  • No puedes calcular las columnas de campo de fórmula si el campo de fórmula utiliza la función TODAY().

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