La gerarchia di ClickUp ti consente di organizzare l'area di lavoro del tuo team PMO in modo efficiente, ridurre il cambio di contesto e trovare informazioni rapidamente.
Di seguito sono riportate le best practice dell'area di lavoro per i team PMO.
Organizza il tuo spazio PMO
Raccomandiamo che tutti i membri del team PMO lavorino nello stesso spazio PMO. Potete abilitare ClickApps per personalizzare il vostro Spazio, e anche filtrare, ordinare, raggruppare e salvare visualizzazioni per una personalizzazione aggiuntiva.
Organizza le tue cartelle PMO In ClickUp, le cartelle PMO sono essenziali per mantenere organizzati i tuoi progetti e le tue attività. Segui questi passaggi per configurare efficacemente le tue cartelle e migliorare la gestione del tuo ufficio di gestione dei progetti (PMO). 1. **Crea una nuova cartella**: Inizia accedendo al tuo spazio di lavoro ClickUp. Nel pannello laterale, trova l'icona "+" accanto a "Cartelle" e clicca per creare una nuova cartella. 2. **Nomina la cartella**: Dai alla tua cartella un nome che rifletta chiaramente il suo scopo o il progetto correlato. Questo aiuterà te e il tuo team a trovare facilmente i documenti necessari. 3. **Aggiungi liste**: All'interno della cartella, puoi creare diverse liste per separare e organizzare ulteriormente le attività. Ad esempio, potresti avere liste separate per "Pianificazione", "Esecuzione", e "Chiusura". 4. **Personalizza con i Campi Personalizzati**: Utilizza i Campi Personalizzati per adattare le tue liste alle specifiche esigenze del tuo PMO. Puoi aggiungere campi come "
All'interno dello Spazio PMO, ci sono diversi tipi di Cartelle che il tuo team potrebbe trovare utili. Puoi utilizzare una, tutte o una combinazione di queste Cartelle a seconda delle dimensioni e dell'ambito dei progetti gestiti dal tuo team PMO. Puoi filtrare, ordinare, raggruppare e salvare visualizzazioni all'interno delle tue cartelle per una personalizzazione aggiuntiva.
| Cartella | Descrizione |
| Progetti Fasati | Crea una cartella Progetti Fasati per ogni progetto o programma suddiviso in fasi su cui sta lavorando il tuo team. Questo è ideale per progetti complessi a cascata perché le viste a livello di cartella offrono visibilità su tutte le fasi. Ogni progetto dovrebbe avere una cartella, e ogni fase di un progetto dovrebbe avere il proprio elenco. Con questa configurazione, i membri del team di progetto possono concentrarsi sulle attività in un singolo Elenco, a seconda della fase del progetto. |
| Progetti interfunzionali | Crea una cartella per i progetti interfunzionali per ogni progetto o programma che richiede una collaborazione tra dipartimenti o interfunzionali. Ogni progetto dovrebbe avere una Cartella, e ogni reparto coinvolto dovrebbe avere la propria Lista. Con questa configurazione, i collaboratori possono concentrarsi sulle attività in una singola lista, a seconda del loro dipartimento. Crea una visualizzazione Gantt a livello di cartella per vedere Dipendenze e pianificare progetti. Le visualizzazioni a livello di cartella forniscono visibilità su tutti i reparti e le funzioni. |
| Progetti Semplici | Crea una cartella di progetti semplici per tenere tutti i tuoi progetti minori in un unico luogo. Ogni progetto dovrebbe avere una Lista all'interno di questa Cartella. |
| Portfolio | Crea una cartella Portfolio per la leadership per tracciare e dare priorità a tutti i tuoi progetti in un'unica location. Consigliamo di configurare una Mappa del percorso PMO e un elenco Stato del Progetto all'interno di questa cartella. Questi elenchi sono trattati nella sezione successiva. Usa Attività in più elenchi così le attività possono esistere sia nelle liste del progetto che nelle liste del portfolio. |
| Modelli | I modelli ti permettono di ricreare flussi di lavoro comunemente usati con pochi clic. Consigliamo di creare una cartella separata per tutti i vostri modelli per garantire che non vengano apportate modifiche agli stessi. |
Organizza i tuoi elenchi PMO
Ci sono molti modi per organizzare i tuoi Elenco per la gestione dei progetti, quindi di seguito abbiamo delineato i nostri suggerimenti preferiti. Puoi filtrare, ordinare, raggruppare e salvare le viste all'interno dei tuoi Elenco per una personalizzazione aggiuntiva.
Elenchi di gestione del programma
Ti consigliamo di creare un Elenco di gestione del programma per ogni cartella di progetto, in modo da consolidare le attività amministrative. Crea una attività Report di Stato ricorrente per il project manager per comunicare aggiornamenti importanti ogni settimana.
Elenchi di Progetti Fasati
Ti consigliamo di creare un Elenco per ogni fase del progetto. Ad esempio, un progetto a cascata può avere quattro fasi distinte, equivalenti a 4 elenchi. I responsabili di progetto possono utilizzare le visualizzazioni Lista e Quadro filtrate per stato delle attività per mantenere tutti allineati e rispettare le scadenze. Puoi utilizzare una visualizzazione Gantt a livello di Cartella per vedere tutte le fasi del progetto in un'unica vista. La visualizzazione Gantt ti permette anche di identificare rapidamente le dipendenze e le attività cardine delle attività.
Liste di progetti interfunzionali
Consigliamo di creare una Lista per ogni dipartimento della tua organizzazione. Da sola, ogni Lista è una semplice lista di compiti. In combinazione con altre Liste di reparti nella Cartella, puoi configurare visualizzazioni per vedere tutto il lavoro di tutti i team in un unico luogo. Questo rende semplice identificare le dipendenze e gli ostacoli delle attività.
Elenchi di Progetti Semplici
Consigliamo di creare un Elenco per ogni progetto. Raggruppa le attività per assegnatario, stato, campi personalizzati e altro per garantire il rispetto delle scadenze dei tuoi progetti. Salva le modifiche di raggruppamento come nuove viste per poterci tornare in qualsiasi momento.
Elenchi di Portfolio
Raccomandiamo di creare le seguenti liste per la tua cartella Portafoglio:
| Roadmap PMO | Crea una lista Tabella di marcia PMO per tenere traccia di tutti i progetti nel tuo portafoglio, inclusi i nuovi progetti richiesti. Puoi utilizzare Formulari per automatizzare il processo di acquisizione e Campi personalizzati per organizzare i dettagli importanti del progetto, le metriche di successo e altro ancora. |
| Salute del Progetto | Crea una Lista Stato del Progetto per evidenziare gli aggiornamenti del progetto in corso. Sia i leader che i collaboratori individuali possono utilizzare questa Lista per vedere il progresso complessivo e i prossimi passi strategici. Utilizza i Campi personalizzati e Tag per identificare e organizzare diversi tipi di task. |
Organizza le tue tarefa del PMO
Che tu utilizzi una lista di gestione del programma o una tarefa, ti consigliamo di creare ricorrenti Relazioni di Stato nelle tue liste di salute del progetto.
Assicurati che l'ClickApp Tarefas em Múltiplas Listas sia attivato e crea un'Automazione a livello di Spazio. Questo ti consente di aggiungere automaticamente le tarefa alla lista della salute del progetto quando il loro campo personalizzato viene modificato in rapporto di stato. Leggi di più sui Campi personalizzati che raccomandiamo per la PMO e sulle Automazioni che raccomandiamo per la PMO.
Invece di creare e mantenere separati i rapporti di stato, il responsabile tecnico del programma aggiorna le attività ricorrenti fornendo un commento settimanale sullo stato.
Comunica gli aggiornamenti del rapporto di stato agli stakeholder menzionando i seguidori delle attività o inviando l'attività via email a persone esterne a ClickUp.
Gli osservatori interessati possono essere aggiunti come osservatori per essere avvisati degli aggiornamenti settimanali e i compagni di squadra possono utilizzare i commenti e le menzioni per collaborare.
Aggiungi un campo personalizzato Commento alla salute del tuo progetto visualizzazione Lista così le persone possono vedere lo stato attuale e precedente senza aprire la task.