Invita dipendenti a termine come appaltatori o liberi professionisti come ospiti. Il ruolo di ospite è ideale per le persone che non necessitano del contesto completo della tua organizzazione.
Gli ospiti non possono essere invitati in uno spazio. Invece, inviterai gli ospiti a lavorare con elementi o luoghi specifici, come singole attività, Liste o Documenti.
I titolari e gli amministratori possono consentire o limitare l'utilizzo di determinate funzionalità da parte di ospiti specifici. Ad esempio, puoi concedere a un collaboratore a contratto l'accesso alla funzionalità di monitoraggio del tempo in modo che possa registrare quante ore ha lavorato.
Cosa ti serve
- Tutti i piani di ClickUp includono un numero illimitato di ospiti con autorizzazione di sola visualizzazione.
- Ciascun piano a pagamento include un numero specifico di postazioni per ospiti con autorizzazioni controllate.
- Gli ospiti non possono invitare ospiti.
- Le autorizzazioni per gli ospiti individuali sono disponibili nel piano Unlimited e superiori.
Ospiti interni ed esterni
Con i piani a pagamento gli ospiti possono essere di due tipi: interni ed esterni. Il tipo di ospite e i prezzi sono determinati nel modo seguente:
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Ospiti esterni: gli ospiti esterni sono persone esterne alla tua organizzazione, come partner e collaboratori.
I costi per invitarli sono calcolati in base al rapporto ospite con autorizzazioni-membro. Non è previsto alcun costo per invitare ospiti esterni con autorizzazione di sola visualizzazione. -
Ospiti interni: persone interne alla tua organizzazione.
Per invitare ospiti interni è previsto un costo pari a quello richiesto per aggiungere un membro alla tua area di lavoro.
I due tipi di ospite si basano su diversi aspetti, tra cui l'autenticazione SSO e il dominio email.
Con i piani Free Forever è possibile invitare un numero illimitato solo di ospiti con autorizzazioni complete.
Invitare ospiti nell'area di lavoro
I proprietari dello spazio di lavoro, gli amministratori e i membri possono invitare ospiti in uno spazio di lavoro condividendo un elemento con loro.
Imposta i permessi per l'ospite per quell'elemento
Nei piani a pagamento, quando si invita un ospite, è possibile impostare uno dei quattro tipi di permessi per quell'elemento. Gli ospiti possono avere permessi diversi per diversi elementi.
Nel piano Free Forever, i visitatori possono avere solo pieni poteri.
Accesso e permessi predefiniti per gli ospiti
Ci sono accessi e permessi predefiniti per gli ospiti che non possono essere modificati.
La seguente tabella illustra ciò che gli ospiti possono e non possono accedere o fare per predefinizione nel tuo Spazio di lavoro:
| Gli ospiti possono | Gli ospiti non possono |
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Accesso e permessi con le ClickApps
L'accesso e i permessi di ClickApp variano a seconda della ClickApp. Dai un'occhiata al nostro articolo Introduzione a ClickApps per maggiori informazioni.
Identifica gli ospiti nel tuo spazio di lavoro
Gli ospiti sono facilmente identificabili dai quadratini arancioni nell'angolo in alto a destra dei rispettivi avatar.
Gestire gli ospiti
Le informazioni e le impostazioni di ospiti e membri si trovano nella pagina Gestione Persone. Devi essere un titolare o un amministratore per gestire gli ospiti.
Per aprire la pagina Gestione Persone:
- Fai clic sull'avatar della tua area di lavoro.
- Seleziona Gestisci utenti.
- Dalla pagina Gestisci persone , clicca sulla scheda Ospiti esterni o Ospiti interni .
Visualizza e gestisci le seguenti informazioni sull'ospite:
| Impostazione | Funzione |
| Schede per Ospiti Esterni e Interni | Il numero di ospiti esterni e interni nel tuo spazio di lavoro. |
| Distintivo Solo Visualizzazione | L'ospite è solo visualizzazione. |
| Distintivo in sospeso | L'invito è in attesa. |
| Icona informazioni |
Clicca per vedere le seguenti informazioni: Invitato da: La persona che ha invitato l'ospite. Invitato il: Data e ora in cui l'ospite è stato invitato. Data di adesione: La data e l'ora in cui l'ospite ha accettato l'invito. |
| Colonna email | L'email dell'ospite. |
| Colonna Ruolo | Converti un ospite in un membro o amministratore. |
| Colonna di sicurezza | L'autenticazione a due fattori è attiva se compare l'icona di un dispositivo mobile. |
| Accesso alla colonna | Le schede mostrano gli elementi dello spazio di lavoro che sono stati condivisi con questo ospite. Fai clic sulle schede per visualizzare l'elemento, la posizione e il permesso concesso. |
| Colonna dei permessi | Permessi individuali per gli ospiti relativi a quattro funzionalità. |
| Colonna Ultima Attività | Quando l'ospite è stato attivo l'ultima volta. |
| Colonna delle impostazioni |
Per gestire queste impostazioni per gli ospiti:
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Visualizzare il numero di ospiti nella tua area di lavoro
Puoi visualizzare il numero di ospiti nella tua area di lavoro nelle schede Ospiti della pagina Gestisci persone.
Per accedere alle schede:
- Nella pagina Gestisci persone, fai clic sulla scheda Ospiti esterni oppure Ospiti interni.
- Ospiti esterni: le parentesi indicano il numero di ospiti esterni con autorizzazioni controllate rispetto alle postazioni disponibili.
- Ospiti interni: il numero di persone all'interno della tua organizzazione che hai invitato nell'area di lavoro come ospiti. Gli ospiti interni vengono sempre addebitati come membri e puoi invitarne quanti vuoi.
Converti il ruolo dell'utente
Assicurati di avere tutte le informazioni su Conversione dei ruoli utente. Potresti incontrare dei costi quando modifichi i ruoli degli utenti, a seconda del tuo piano.
Richiedi l'accesso per diventare un membro
Questa funzionalità è attualmente in beta.
- Gli ospiti interni vedono un modal nella barra laterale del loro Spazio di lavoro che permette loro di richiedere l'aggiornamento a membro.
- Chiunque nello spazio di lavoro con permesso di aggiungere membri riceverà la richiesta nella propria finestra In arrivo e via e-mail. Per accettare, clicca sulla richiesta.
- La persona che accetta la richiesta può anche convertire l'ospite in membro dalle impostazioni del proprio spazio di lavoro.
- Quando la richiesta viene accettata, l'ospite interno diventa un membro e può creare elementi e avere accesso completo a tutti gli elementi pubblici.
- Le richieste sono valide per 14 giorni. Se una richiesta non viene accettata entro 14 giorni, la richiesta viene annullata. L'ospite interno può quindi inviare una nuova richiesta.
Assicurati di avere tutte le informazioni riguardo l'aggiornamento di un ospite interno a membro. Potresti essere addebitato, a seconda del tuo piano.
Modifica i permessi per un elemento condiviso
Modificare i permessi dalla pagina Gestione persone sovrascriverà i permessi impostati quando l'elemento è stato condiviso.
Ad esempio, Cory è stato invitato alla cartella del Team Blu con permessi di sola visualizzazione. Poi il capo del Team Blu ha deciso di dare a Cory i permessi di commento. Solo Visualizzazione non appare più accanto al nome di Cory. Dai un'occhiata al nostro articolo Permessi dettagliati per scoprire di più sul funzionamento dei permessi.
Per modificare i permessi degli ospiti:
- Nella pagina Gestisci persone, fai clic sulla scheda Ospiti esterni oppure Ospiti interni.
- Nella colonna Accesso, clicca sulla scheda Cartelle, Liste, o attività .
Non è possibile aprire una scheda che non contiene elementi. Se nessun elemento è stato condiviso con questo ospite, non potrà accedere allo Spazio di lavoro. - Cerca l'elemento o scorri fino a trovarlo.
- Aggiorna le autorizzazioni usando le seguenti impostazioni:
- Per rimuovere l'accesso dell'ospite a tutti gli elementi, fai clic su Rimuovi tutto.
- Per rimuovere l'accesso dell'ospite all'elemento selezionato, fai clic sulla X rossa.
- Per modificare le autorizzazioni dell'ospite per l'elemento selezionato, a destra del nome dell'elemento clicca sul pulsante Completo, Modifica, Commenta o Sola visualizzazione .
Autorizzazioni per singoli ospiti
Le autorizzazioni per gli ospiti individuali sono disponibili nel piano Unlimited e superiori.
Per modificare le autorizzazioni individuali di un ospite:
- Nell'angolo superiore sinistro, clicca sull'avatar della tua area di lavoro, poi su Impostazioni.
- Seleziona Persone.
- Nella pagina Gestione Persone, seleziona la scheda Ospiti Esterni o Ospiti Interni.
- Clicca sulle icone Stime di tempo, Tempo tracciato, Aggiungi/rimuovi etichette o Crea visualizzazioni per abilitare o disabilitare le funzionalità.
Se un ospite ha le autorizzazioni individuali abilitate, può fare quanto segue:
- Stime di Tempo e Monitoraggio del Tempo sono abilitati per impostazione predefinita. Se queste impostazioni sono disabilitate, gli ospiti non possono utilizzarle.
- Aggiungi o rimuovi tag su attività e documenti.
- Crea viste, inclusi Documenti.
Mostrare o nascondere i campi personalizzati
Puoi scegliere di nascondere singoli Campi personalizzati a tutti gli ospiti nel tuo spazio di lavoro.
Autorizzazioni per ruoli personalizzati
Gli spazi di lavoro sul nostro piano Enterprise possono anche applicare autorizzazioni di ruolo personalizzate agli ospiti.