La hiérarchie de ClickUp vous permet d'organiser efficacement l'environnement de travail de votre équipe de gestion de projet, de réduire le changement de contexte et de trouver rapidement des informations.
Ci-dessous les bonnes pratiques environnement de travail hiérarchie pour PMO équipe.
Organisez votre espace PMO
Nous recommandons que tous les membres de l'équipe de gestion de projet (PMO) travaillent dans le même Espace PMO Espace. Vous pouvez activer ClickApps pour personnaliser votre Espace, et également filtrer, trier, grouper, et sauvegarder des vues pour une personnalisation supplémentaire.
Organisez vos dossiers PMO
Au sein de l’espace PMO, il existe plusieurs types de dossiers qui peuvent être utiles à votre équipe. Vous pouvez utiliser un, tous ou une combinaison de ces dossiers en fonction de la taille et de la portée du projet géré par votre équipe PMO. Vous pouvez filtrer, trier, regrouper et enregistrer des vues dans votre dossier pour une personnalisation supplémentaire.
| dossier | Description |
| Projets par phases | Créez un dossier de projets par phases pour chaque projet ou programme par phases sur lequel votre équipe travaille. C'est idéal pour les projets complexes en cascade car les vues au niveau du dossier offrent une visibilité sur toutes les phases. Chaque projet doit avoir un Dossier, et chaque étape d'un projet doit avoir sa propre liste. Avec cette configuration, les membres de l'équipe de projet peuvent se concentrer sur les tâches dans une seule liste, en fonction de l'étape du projet. |
| Projets transversaux | Créez un Dossier de projets transversaux pour chaque projet ou programme nécessitant une collaboration interdépartementale ou fonctionnelle. Chaque projet doit avoir un Dossier, et chaque département impliqué doit avoir sa propre Liste. Avec cette configuration, les collaborateurs peuvent se concentrer sur les tâches dans une Liste unique, selon leur département. Créez une vue Gantt au niveau du dossier pour visualiser les Dépendances et planifier des projets. Les vues au niveau du Dossier offrent une visibilité sur tous les départements et fonctions. |
| Projets simples | Créez un simple dossier de projets pour regrouper tous vos petits projets en un seul endroit. Chaque projet doit avoir une Liste dans ce Dossier. |
| Portfolio | Créez un dossier de portfolio pour que la direction puisse suivre et prioriser tous vos projets en un seul endroit. Nous vous recommandons de configurer une Feuille de route PMO et une liste de Santé du Projet dans ce dossier. Ces listes sont couvertes dans la section suivante. Utilisez Tâches dans plusieurs listes pour que les tâches puissent exister à la fois dans leurs listes de projet et dans les listes de portefeuille. |
| Modèles | Les modèles vous permettent de recréer des flux de travail fréquemment utilisés en quelques clics. Nous recommandons de créer un dossier séparé pour tous vos modèles afin de garantir que des modifications ne leur soient pas apportées. |
Organisez votre liste de PMO
Il existe de nombreuses façons d'organiser vos listes pour le PMO, nous avons donc décrit ci-dessous nos recommandations préférées. Vous pouvez filtrer, trier, regrouper et enregistrer des vues dans vos listes pour une personnalisation supplémentaire.
Listes de gestion de programmes
Nous recommandons de créer une Liste de Gestion de Programme pour chaque dossier de projet afin de consolider les tâches administratives. Créez une tâche Rapport de statut récurrente pour que le chef de projet communique les mises à jour importantes chaque semaine.
Listes de projets par phases
Nous recommandons de créer une Liste pour chaque phase de votre projet. Par exemple, un projet en cascade peut comporter quatre phases distinctes, correspondant à 4 listes. Les chefs de projet peuvent utiliser les vues Liste et Tableau filtrées par statut de tâche pour maintenir tout le monde aligné et respecter les délais. Vous pouvez utiliser une vue Gantt au niveau du Dossier pour voir toutes les phases du projet en une seule vue. La vue Gantt vous permet également d'identifier rapidement les dépendances et les jalons des tâches.
Liste de projets transverses
Nous recommandons de créer une liste par département au sein de votre organisation. Seule, chaque Liste est une simple liste de tâches. En combinaison avec d'autres listes de départements dans le dossier, vous pouvez configurer des vues pour voir tout le travail de toutes les équipes en un seul endroit. Cela facilite l'identification des dépendances et des obstacles des tâches.
Simple projet liste
Nous recommandons de créer une Liste pour chaque projet. Regroupez les tâches par assigné, statut, champs personnalisés, etc. pour vous assurer que votre projet respecte les délais. Enregistrer les modifications de regroupement comme nouvelles vues pour y revenir à tout moment.
Listes de portefeuilles
Nous recommandons de créer les listes suivantes pour votre dossier de Portfolio :
| Feuille de route PMO | Créez une liste Feuille de route PMO pour suivre tous les projets de votre portefeuille, y compris les nouvelles demandes de projet. Vous pouvez utiliser Formulaires pour automatiser le processus d'intégration et Champs Personnalisés pour organiser les détails importants du projet, les indicateurs de succès, et plus encore. |
| Santé du projet | Créez une liste Santé du Projet pour mettre en avant les mises à jour des projets en cours. Les leaders comme les contributeurs individuels peuvent utiliser cette liste pour visualiser la progression globale et les prochaines étapes stratégiques. Utilisez des champs personnalisés et des Étiquettes pour identifier et organiser différents types de tâches. |
Organisez vos tâches de PMO
Que vous utilisiez une liste de gestion de programme ou une tâche, nous recommandons de créer des tâches de récurrentes Rapport de Statut dans votre liste de santé du projet.
Assurez-vous que l'application ClickApp des tâches dans plusieurs listes est activée et créez une Automatisation au niveau de l'Espace. Cela vous permet d'ajouter automatiquement des tâches à la liste de santé du projet lorsque leur champ personnalisé est modifié en rapport de statut. En savoir plus sur les champs personnalisés que nous recommandons pour le PMO et les automatisations que nous recommandons pour le PMO.
Au lieu de créer et de maintenir des rapports de statut séparés, le gestionnaire de programme technique met à jour les tâches récurrentes en fournissant un commentaire hebdomadaire sur le statut.
Communiquer les mises à jour du rapport d’état aux parties prenantes en mentionnant tâche observateur ou en envoyant la tâche par e-mail à des personnes extérieures à ClickUp.
Les parties prenantes intéressées peuvent être ajoutées en tant qu'observateurs pour être informées des mises à jour hebdomadaires, et les coéquipiers peuvent utiliser commentaires et @mentions pour collaborer.
Ajoutez un champ personnalisé de commentaire à votre santé de projet vue Liste afin que les personnes puissent voir le statut actuel et précédent sans ouvrir la tâche.