Invitez des employés temporaires, comme des contractuels ou des freelances, en tant qu'invités. Le rôle d'invité est idéal pour les personnes qui n'ont pas besoin de comprendre le contexte complet de votre organisation.
Les invités ne peuvent pas être invités dans un Espace. Au lieu de cela, vous inviterez des invités à travailler sur des éléments ou des emplacements spécifiques, comme des tâches individuelles, des listes ou des documents.
Les propriétaires et administrateurs peuvent autoriser ou restreindre l’utilisation de certaines fonctionnalités par les invités. Par exemple, vous pouvez autoriser un prestataire à accéder au suivi du temps pour qu’il puisse enregistrer ses heures travaillées.
Ce dont vous aurez besoin
- Tous les forfaits ClickUp incluent un nombre illimité d’invités en lecture seule.
- Chaque forfait payant inclut un nombre précis de places d'invité dont les permissions peuvent être restreintes.
- Les invités ne peuvent pas ajouter d’autres invités.
- Les permissions individuelles pour les invités sont disponibles dans le forfait Unlimited et supérieurs.
Invités internes et externes
Les forfaits payants disposent de deux types d’invité : interne et externe. Le type d’invité et la tarification sont déterminés de la manière suivante :
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Invités externes : les invités externes sont des personnes extérieures à votre organisation comme des partenaires ou des sous-traitants.
Il n’y a pas de frais d’invitation pour les invités externes qui possèdent uniquement un accès en lecture seule. -
Invités internes : personnes internes à votre organisation.
L’invitation interne coûte la même chose que l’ajout d’un membre à votre environnement de travail.
Les deux types d’invité se basent sur plusieurs éléments, notamment l’authentification SSO et le domaine de l’adresse e-mail.
Les forfaits Free Forever peuvent inviter un nombre illimité d'invités avec toutes les permissions uniquement.
Ajouter des invités à votre environnement de travail
Les propriétaires d'environnement de travail, les administrateurs et les membres peuvent inviter des invités dans un environnement de travail en partageant un élément avec eux.
Définir les permissions pour cet invité sur cet élément.
Sur forfait payant, lorsque vous invitez un invité, vous définissez l’un des quatre types de permission pour cet élément. Les invités peuvent avoir différentes permissions pour différents éléments.
Sur le forfait Free Forever, les invités peuvent uniquement avoir toutes les permissions.
Accès et permissions par défaut pour les invités
Il existe des accès et permissions par défaut pour les invités qui ne peuvent pas être modifiés.
Le tableau suivant détaille ce que les invités peuvent et ne peuvent pas accéder ou faire par défaut au sein de votre environnement de travail :
| Les invités peuvent | Les invités ne peuvent pas |
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Accès et permissions avec ClickApps
ClickApp 'accès et l’autorisation varient selon ClickApp. Consultez notre article Introduction à ClickApps pour en savoir plus.
Identifier les invités dans votre environnement de travail
Les invités sont facilement identifiables grâce aux carrés oranges dans le coin supérieur droit de leurs avatars.
Gérer les invités
Les informations et paramètres des invités et des membres se trouvent sur la page Gérer les personnes. Vous devez être propriétaire ou administrateur pour gérer les invités.
Pour ouvrir la page Gérer les personnes :
- Cliquez sur l’avatar de votre environnement de travail.
- Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Depuis la page Gérer les personnes , cliquez sur l'onglet Invités externes ou Invités internes .
Consultez et gérez les informations suivantes sur les invités :
| Paramètre | Fonction |
| des onglets Invités externes et internes | Le nombre d’invités externes et internes dans votre environnement de travail. |
| Badge Lecture seule | L'invité est en lecture seule. |
| Badge en attente | L'invitation est en attente. |
| Icône d'information |
Cliquez pour voir les informations suivantes : Invité par : La personne qui a invité l'invité. Invité le : La date et l'heure à laquelle l'invité a été convié. Inscrit le : La date et l'heure à laquelle l'invité a accepté l'invitation. |
| e-mail colonne | L'e-mail de l'invité. |
| Colonne de rôle | Convertissez un invité en membre ou administrateur. |
| Colonne de sécurité | L'authentification en deux étapes est activée si une icône appareil mobile s'affiche. |
| Accéder à la colonne | Les onglets montrent les éléments de l'environnement de travail qui ont été partagés avec cet invité. Cliquez sur les onglets pour voir l'élément, l'emplacement et la permission accordée. |
| Colonne Permissions | Permissions individuelles pour quatre fonctionnalités pour les invités. |
| Colonne "Dernière activité" | Quand l'invité a été actif pour la dernière fois. |
| Colonne des paramètres |
Pour gérer ces paramètres d’invité :
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Visualiser le nombre d’invités dans votre environnement de travail
Vous pouvez visualiser le nombre d’invités dans votre environnement de travail à partir des onglets Invités de la page Gérer les personnes.
Pour accéder aux onglets :
- Sur la page Gérer les personnes, cliquez sur l’onglet Invités externes ou Invités internes.
- Invités externes : Les parenthèses indiquent le nombre d'invités contrôlés par permission/ places disponibles.
- Invités internes : Nombre de personnes de votre organisation que vous avez invitées en tant qu'invités dans l'environnement de travail. Les invités internes sont toujours facturés comme des membres et vous pouvez en inviter autant que vous le souhaitez.
Convertir le rôle de l'utilisateur
Assurez-vous d'avoir toutes les informations concernant la conversion des rôles d'utilisateur. Vous pourriez être facturé lors de la conversion des rôles d'utilisateur, selon votre forfait.
Demander l'accès pour devenir membre
Cette fonctionnalité est actuellement en phase bêta.
- Les invités internes voient un modal dans la barre latérale de leur environnement de travail Sidebar qui leur permet de demander une mise à niveau vers membre.
- Toute personne dans l'environnement de travail disposant de la permission d'ajouter des membres recevra la demande dans sa boîte de réception et par e-mail. Pour accepter, cliquez sur la demande.
- La personne acceptant la demande peut également convertir l'invité en membre depuis les paramètres de son environnement de travail.
- Lorsque la demande est acceptée, l'invité interne devient un membre et peut créer des éléments et avoir un accès complet à tous les éléments publics.
- Les demandes sont valides pendant 14 jours. Si une demande n'est pas acceptée dans les 14 jours, la demande est annulée. L'invité interne pourra alors soumettre une nouvelle demande.
Assurez-vous d'avoir toutes les informations concernant la mise à niveau d'un invité interne en membre. Des frais peuvent vous être facturés, selon votre forfait.
Modifier l’autorisation d’un élément partagé
Modifier les permissions depuis la page Gérer les personnes annulera les permissions définies lors du partage de l'élément.
Par exemple, Cory a été invité au dossier de l'équipe Bleue avec des permissions de lecture seule. Ensuite, le responsable de l'équipe Bleue a décidé d'accorder à Cory les permissions de commentaire. Lecture seule n'apparaît plus à côté du nom de Cory. Consultez notre article Les permissions en détail pour en savoir plus sur le fonctionnement des permissions.
Pour modifier les permissions des invités :
- Sur la page Gérer les personnes, cliquez sur l’onglet Invités externes ou Invités internes.
- Dans la colonne Accès , cliquez sur l'onglet Dossiers, Listes ou tâches .
Vous ne pouvez pas ouvrir un onglet qui ne contient aucun élément. Si aucun élément n'a été partagé avec cet invité, il ne peut pas accéder à l'environnement de travail. - Recherchez ou faites défiler l’écran pour trouver l’élément souhaité.
- Mettez à jour les permissions avec les paramètres suivants :
- Pour retirer l'accès de l'invité à tous les éléments, cliquez sur Tout retirer.
- Pour retirer l'accès de l'invité à l'élément sélectionné, cliquez sur le X rouge.
- Pour modifier les permissions de l'invité pour l'élément sélectionné, cliquez à droite du nom de l'élément sur le bouton Complet, Modifier, Commenter ou Lecture seule .
Permissions spécifiques à un invité
Les permissions individuelles pour les invités sont disponibles dans le forfait Unlimited et supérieurs.
Pour modifier les permissions individuelles d'un invité :
- Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur votre avatar de l'environnement de travail, puis sur Paramètres.
- Sélectionnez Personnes.
- Sur la page Gérer les personnes, sélectionnez l'onglet Invités externes ou Invités internes .
- Cliquez sur les icônes d’ estimation de durée, de suivi du temps, d’ ajout/suppression d’étiquettes ou de création de vues pour activer ou désactiver la fonctionnalité.
Si un invité dispose de permissions individuelles activées, il peut effectuer les actions suivantes :
- Estimations de temps et Suivi du temps sont activés par défaut. Si ces paramètres sont désactivés, les invités ne peuvent pas les utiliser.
- Ajouter ou supprimer des étiquettes sur les tâches et les documents.
- Créer des vues, y compris des Documents.
Afficher ou masquer les champs personnalisés
Vous pouvez choisir de masquer certains champs personnalisés à tous les invités dans votre environnement de travail.
Permissions de rôle personnalisées
Les environnements de travail sous notre forfait Enterprise peuvent également appliquer des permissions de rôle personnalisées aux invités.