La Jerarquía de ClickUp te permite organizar el entorno de trabajo del equipo de PMO de manera eficiente, reducir el cambio de contexto y encontrar información rápidamente.
A continuación se exponen las buenas prácticas de jerarquía del entorno de trabajo para los equipos de la PMO.
Organiza tu espacio PMO
Recomendamos que todos los miembros del equipo de la PMO trabajen en el mismo espacio de la PMO. Puedes habilitar ClickApps para personalizar tu espacio, y también filtrar, ordenar, agrupar y guardar vistas para una personalización adicional.
Organiza tus carpetas de PMO
Dentro del espacio PMO, hay varios tipos de carpetas que tu equipo puede encontrar útiles. Puedes usar una, todas o una combinación de estas carpetas dependiendo del tamaño y alcance de los proyectos que gestiona tu equipo de PMO. Puedes filtrar, ordenar, agrupar y guardar vistas dentro de tus carpetas para una personalización adicional.
| carpeta | Descripción |
| Proyectos por Fases | Crea una carpeta de proyectos por fases para cada proyecto o programa por fases en el que trabaje tu equipo. Esto es ideal para proyectos complejos de cascada porque las vistas a nivel de Carpeta proporcionan visibilidad en todas las fases. Cada proyecto debe tener una Carpeta, y cada paso de un proyecto debe tener su propia Lista. Con esta configuración, los miembros del equipo de proyecto pueden concentrarse en las tareas de una sola Lista, dependiendo de la fase del proyecto. |
| Proyectos interfuncionales | Crea una carpeta de proyectos transfuncionales para cada proyecto o programa que requiera colaboración interdepartamental o transfuncional. Cada proyecto debe tener una Carpeta, y cada departamento involucrado debe tener su propia Lista. Con esta configuración, los colaboradores pueden centrarse en las tareas de una sola Lista, en función de su departamento. Crea una vista Gantt a nivel de Carpeta para ver Dependencias y planificar proyectos. Las vistas a nivel de Carpeta proporcionan visibilidad en todos los departamentos y funciones. |
| Proyectos Simples | Crea una Carpeta de proyectos simples para mantener todos tus proyectos pequeños en un solo lugar. Cada proyecto debe tener una Lista dentro de esta Carpeta. |
| Cartera | Crea una carpeta de cartera para que el liderazgo pueda rastrear y priorizar todos tus proyectos en un solo lugar. Recomendamos configurar una Ruta de PMO y una Lista de Salud del Proyecto dentro de esta Carpeta. Estas Listas se tratan en la siguiente sección. Usa Tareas en múltiples listas para que las tareas puedan existir tanto en las listas de sus proyectos como en las listas de carteras. |
| Plantillas | Las plantillas te permiten recrear flujos de trabajo comúnmente utilizados en unos pocos clics. Te recomendamos que crees una carpeta separada para todas tus plantillas, para asegurarte de que no se cambien. |
Organiza tus Listas de PMO
Hay muchas maneras de organizar tus Listas para la gestión de proyectos, así que hemos delineado nuestras recomendaciones favoritas a continuación. Puedes filtrar, ordenar, agrupar y guardar vistas dentro de tus Listas para una personalización adicional.
Listas de Gestión de Programas
Recomendamos crear una Lista de Gestión de Programas para cada carpeta de proyecto, así podrás consolidar las tareas administrativas. Crea una tarea periódica de Informe de Estado para que el gestor del proyecto comunique actualizaciones importantes cada semana.
Listas de Proyectos por Fases
Recomendamos crear una Lista para cada fase de su proyecto. Por ejemplo, un proyecto en cascada puede tener cuatro fases distintas, lo que equivale a 4 Listas. Los gestores de proyectos pueden utilizar las vistas Lista y Tablero filtradas por estado de la tarea para mantener a todos alineados y en el calendario. Puedes utilizar la vista Gantt a nivel de carpeta para ver todas las fases del proyecto en una sola vista. La vista Gantt también permite identificar rápidamente las dependencias de las tareas y hitos.
Listas de proyectos interfuncionales
Recomendamos crear una lista por departamento en tu organización. Por sí sola, cada Lista es una simple lista de tareas. En combinación con otras listas de departamentos en la carpeta, puedes configurar vistas para ver todo el trabajo de todos los equipos en un solo lugar. Esto facilita la identificación de Dependencias de tareas y obstáculos.
Listas Simples de Proyectos
Recomendamos crear una Lista para cada proyecto. Agrupa las tareas por persona asignada, estado, Campos personalizados y más para asegurar que tus proyectos cumplan con sus fechas límite. Guardar las ediciones de agrupación como nuevas vistas para volver a ellas en cualquier momento.
Listas de Carteras
Recomendamos crear las siguientes Listas para tu carpeta de Cartera:
| Hoja de ruta de PMO | Crea una Lista de Ruta de PMO para mantener un seguimiento de todos los proyectos en tu cartera, incluyendo nuevas solicitudes de proyectos. Puedes utilizar Formularios para automatizar el proceso de recepción y Campos personalizados para organizar detalles importantes del proyecto, métricas de éxito y más. |
| Proyecto Salud | Crea una Lista de Salud del Proyecto para destacar las actualizaciones de proyectos en curso. Tanto el liderazgo como los colaboradores individuales pueden usar esta Lista para ver el progreso general y los próximos pasos estratégicos. Utiliza Campos personalizados y Etiquetas para identificar y organizar diferentes tipos de tareas. |
Organiza tus tareas de PMO
Ya sea que uses una Lista de gestión de programas o tarea, recomendamos crear tareas de repetición Informe de Estado en tu Lista de salud del proyecto.
Asegúrate de que la ClickApp de Tareas en Múltiples Listas esté activada y crea una Automatización a nivel de Espacio. Esto te permite añadir automáticamente tareas a la lista de salud del proyecto cuando su campo personalizado cambie a informe de estado. Lee más sobre los Campos personalizados que recomendamos para PMO y las Automatizaciones que recomendamos para PMO.
En lugar de crear y mantener informes de estado separados, el gestor técnico del programa actualiza las tareas periódicas proporcionando un comentario semanal con el estado.
Comunica las actualizaciones del informe de estado a los interesados mediante mencionar a los observadores de la tarea o enviando la tarea por correo electrónico a personas fuera de ClickUp.
Los interesados pueden ser añadidos como observadores para recibir notificaciones de las actualizaciones semanales, y los compañeros de equipo pueden usar comentarios y @menciones para colaborar.
Añade un Campo Personalizado de Comentarios a la salud de tu proyecto vista Lista para que las personas puedan ver el estado más reciente y anterior sin abrir la tarea.