Invita a empleados temporales como contratistas o freelancers como invitados. El rol de invitado es ideal para personas que no necesitan el contexto completo de tu organización.
No se puede invitar a invitados a un Espacio. En su lugar, invitarás a invitados a trabajar con elementos o ubicaciones específicas, como tareas individuales, Listas o Documentos.
Los propietarios y administradores pueden permitir o restringir el uso de determinadas funciones a invitados específicos. Por ejemplo, puedes darle a un contratista acceso a Control de tiempo para que registre las horas que ha trabajado.
Qué necesitas
- Todos los planes de ClickUp incluyen un número ilimitado de invitados con permiso de solo lectura.
- Los planes de pago incluyen un número determinado de asientos de invitado con permisos controlados.
- Los invitados no pueden invitar a otras personas.
- Los permisos individuales para invitados están disponibles en el plan Unlimited y superiores.
Invitados internos y externos
Los planes de pago distinguen dos tipos de invitados: internos y externos. El tipo de invitado y los precios se determinan de la siguiente manera:
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Invitados externos: personas ajenas a la organización, como socios y contratistas.
Los cargos por invitarlos se calculan según tu proporción de invitados con control de permisos a miembros. No se te cobrará nada por los invitados con permiso de solo lectura. -
Invitados internos: personas de tu organización.
Invitar a una persona interna te costará lo mismo que añadir un miembro a tu entorno de trabajo.
Ambos tipos de invitados se basan en diversos aspectos, como la autenticación de SSO y el dominio de correo electrónico.
Los planes Free Forever pueden invitar a un número ilimitado de invitados con todos los permisos.
Invita a personas a tu entorno de trabajo
Los propietarios de entornos de trabajo, administradores y miembros pueden invitar a invitados a un entorno de trabajo compartiendo un elemento con ellos.
Establecer permisos para invitados para ese elemento
En los planes de pago al invitar a un invitado, establecerás uno de cuatro tipos de permisos para ese elemento. Los invitados pueden tener diferentes permisos para diferentes elementos.
En el plan Free Forever, los invitados solo pueden tener permisos completos.
Acceso y permisos predeterminados para invitados
Hay accesos y permisos predeterminados para invitados que no pueden ser editados.
La siguiente tabla detalla lo que los invitados pueden y no pueden acceder o hacer por defecto dentro de tu entorno de trabajo:
| Los invitados pueden | Los invitados no pueden |
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Acceso y permisos con ClickApps
El acceso y los permisos de ClickApp varían según la ClickApp. Echa un vistazo a nuestro artículo Introducción a ClickApps para más información.
Identifica a los invitados en tu entorno de trabajo
Los invitados se identifican fácilmente por los cuadrados naranjas en la esquina superior derecha de sus avatares.
Gestiona invitados
La información y ajustes de invitados y miembros se encuentran en la página de Gestión de Personas. Debes ser propietario o administrador para gestionar invitados.
Para acceder a la página de Gestión de Personas:
- Haz clic en el avatar de tu entorno de trabajo.
- Selecciona Gestionar usuarios.
- Desde la página de Gestionar personas , haz clic en la pestaña de Invitados externos o Invitados internos .
Ver y gestionar la siguiente información de invitados:
| Configuración | Función |
| Pestañas de Invitados Externos e Internos | El número de invitados externos e internos en tu entorno de trabajo. |
| insignia de Solo Lectura | El invitado es de solo lectura. |
| Insignia de pendiente | La invitación está pendiente. |
| Icono de información |
Haz clic para ver la siguiente información: Invitado por: La persona que invitó al invitado. Invitado el: Fecha y hora en que se invitó al invitado. Fecha de incorporación: La fecha y hora en que el invitado aceptó la invitación. |
| Columna de correo electrónico | El correo electrónico del invitado. |
| Columna de rol | Convertir un invitado en miembro o administrador. |
| columna de Seguridad | La autenticación de dos factores está habilitada si se muestra un icono de dispositivo móvil. |
| Accede a la columna | Las pestañas muestran los elementos del entorno de trabajo que se han compartido con este invitado. Haz clic en las pestañas para ver el elemento, la ubicación y el permiso que se otorgó. |
| Columna de permisos | Permisos individuales para invitados en cuatro características. |
| Columna de última actividad | Cuándo estuvo activo el invitado por última vez. |
| Columna de ajustes |
Para gestionar estos ajustes de invitados:
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Consulta cuántos invitados hay en tu entorno de trabajo
Puedes ver el número de invitados que tiene tu entorno de trabajo en la pestaña Invitados de la página Gestionar personas.
Sigue estos pasos para acceder a las pestañas:
- En la página Gestionar personas, haz clic en la pestaña Invitados externos o Invitados internos.
- Invitados externos: Los paréntesis indican el número de invitados externos con permisos controlados/asientos disponibles.
- Invitados Internos: El número de personas de tu organización a quienes has invitado al entorno de trabajo como invitados. Los invitados internos siempre son considerados como miembros y puedes invitar a cualquier número.
Convertir rol de usuario
Asegúrate de tener toda la información sobre Convertir roles de usuario. Puedes ser cobrado al convertir roles de usuario, dependiendo de tu plan.
Solicitar acceso para convertirse en miembro
Esta función se encuentra actualmente en fase beta.
- Los invitados internos ven un cuadro de diálogo en la barra lateral de su entorno de trabajo Sidebar que les permite solicitar la actualización a miembro.
- Cualquiera en el entorno de trabajo con permiso para añadir miembros recibirá la solicitud en su Bandeja de entrada y correo electrónico. Para aceptar, haz clic en la solicitud.
- La persona que acepta la solicitud también puede convertir al invitado en miembro desde los ajustes de su entorno de trabajo.
- Cuando la solicitud es aceptada, el invitado interno se convierte en miembro y puede crear elementos y tener acceso completo a todos los elementos públicos.
- Las solicitudes son válidas durante 14 días. Si una solicitud no se acepta en 14 días, la solicitud se cancela. El invitado interno puede entonces enviar una nueva solicitud.
Asegúrate de tener toda la información sobre cómo actualizar un invitado interno a miembro. Puede que se le cobren cargos, dependiendo de su plan.
Editar permisos para un elemento compartido
Editar los permisos desde la página de gestionar personas anulará los permisos establecidos cuando se compartió el elemento.
Por ejemplo, Cory fue invitado a la carpeta del Equipo Azul con permisos solo de visualización. Luego, el líder del Equipo Azul decidió otorgar a Cory permisos para comentar. Solo Lectura ya no aparece junto al nombre de Cory. Echa un vistazo a nuestro artículo Permisos en detalle para saber más sobre cómo funcionan los permisos.
Para editar los permisos de los invitados:
- En la página Gestionar personas, haz clic en la pestaña Invitados externos o Invitados internos.
- En la columna Acceso , haz clic en la pestaña Carpetas, Listas o Tareas .
No puedes abrir una pestaña que no contiene ningún elemento. Si no se ha compartido ningún elemento con este invitado, no podrá acceder al entorno de trabajo. - Busca el elemento o desplázate para verlo.
- Usa estos ajustes para modificar los permisos:
- Para eliminar el acceso del invitado a todos los elementos, haz clic en Eliminar todo.
- Para eliminar el acceso del invitado al elemento seleccionado, haz clic en la X roja.
- Para cambiar los permisos del invitado para el elemento seleccionado, a la derecha del nombre del elemento, haz clic en el botón Completo, Editar, Comentar o Solo ver .
Permisos de invitado individuales
Los permisos individuales para invitados están disponibles en el plan Unlimited y superiores.
Para editar los permisos individuales de un invitado:
- En la esquina superior izquierda, haz clic en el avatar de tu entorno de trabajo y luego en Ajustes.
- Selecciona Personas.
- En la página de Gestión de Personas, selecciona la pestaña de Invitados Externos o Invitados Internos .
- Haz clic en los iconos de Estimaciones de tiempo, Tiempo registrado, Agregar/eliminar etiquetas o Crear vistas para activar o desactivar funciones.
Si un invitado tiene habilitados permisos individuales, puede realizar lo siguiente:
- Estimaciones de tiempo y control de tiempo están activados por defecto. Si estos ajustes están desactivados, los invitados no pueden utilizarlos.
- Añade o elimina Etiquetas en tareas y documentos.
- Crea vistas, incluyendo Documentos.
Muestra u oculta campos personalizados
Puedes elegir ocultar campos personalizados individuales a todos los invitados en tu entorno de trabajo.
Permisos de roles personalizados
Los entornos de trabajo en nuestro plan Enterprise también pueden aplicar permisos de roles personalizados a los invitados.