Invita a empleados de corto plazo como contratistas o freelancers como invitados. El papel de invitado es ideal para personas que no necesitan el contexto completo de tu organización.
Los invitados no pueden ser añadidos a un espacio. En su lugar, podrás invitar a los invitados a trabajar con elementos o ubicaciones específicas, como tareas individuales, Listas o Documentos.
Los propietarios y administradores pueden permitir o restringir a los invitados individuales el uso de características específicas. Por ejemplo, puedes darle acceso a un contratista al registro del tiempo para que pueda registrar las horas trabajadas.
Lo que necesitarás
- Todos los planes de ClickUp incluyen invitados ilimitados con acceso de solo lectura aquí.
- Cada plan de pago incluye un número específico de asientos para invitados controlados por permisos.
- Los invitados no pueden invitar a otros invitados.
- Los permisos individuales para invitados están disponibles en el plan Unlimited y superiores.
Invitados internos y externos
En los planes de pago, hay dos tipos de invitados, internos y externos. El tipo de invitado y la fijación de precios se determinan de la siguiente manera:
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Invitados externos: Los invitados externos son personas ajenas a tu organización, como socios y contratistas.
Los cargos por invitarlos se calculan según tu proporción de invitados controlada por permisos a miembros. No hay ningún cargo por invitar a invitados externos solo de visualización. -
Invitados internos: Personas de dentro de tu organización.
Invitar a invitados internos cuesta lo mismo que agregar un miembro a tu Espacio de trabajo.
Los dos tipos de invitados se basan en varias cosas, incluyendo la autenticación SSO y el dominio de correo electrónico.
Los planes Free Forever pueden invitar a un número ilimitado de invitados con todos los permisos.
Invita a invitados a tu entorno de trabajo
Los propietarios de espacios de trabajo, administradores y miembros pueden invitar a invitados a un espacio de trabajo compartiendo un elemento con ellos.
Establecer licencias de invitado para ese elemento
En los planes pagos, al invitar a un invitado, establecerás uno de cuatro tipos de permisos para ese elemento. Los invitados pueden tener diferentes permisos para diferentes elementos.
En el Plan Forever gratis, los invitados sólo pueden tener licencias completas.
Acceso predeterminado y permisos para invitados
Hay permisos y accesos predeterminados para invitados que no pueden ser editados.
La siguiente tabla describe lo que los invitados pueden y no pueden acceder o hacer por defecto dentro de tu entorno de trabajo:
| Los invitados pueden | Los invitados no pueden |
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Acceso y permisos con ClickApps
El acceso y los permisos de ClickApp varían según la ClickApp. Echa un vistazo a nuestro artículo Introducción a ClickApps para más información.
Identifica a los invitados en tu entorno de trabajo
Los invitados se identifican fácilmente por los cuadrados naranjas en la esquina superior derecha de sus avatares.
Gestionar invitados
La información y ajustes de invitados y miembros se encuentran en la página de Administrar Personas. Debes ser propietario o administrador para gestionar invitados.
Para abrir la página Gestionar Personas:
- Haz clic en tu avatar del entorno de trabajo.
- Selecciona Gestionar usuarios.
- Desde la página Administrar personas , haz clic en la pestaña Invitados externos o Invitados internos .
Consulta y gestiona la siguiente información sobre invitados:
| Configuración | Función |
| Pestañas de Invitados Externos e Internos | El número de invitados externos e internos en tu Espacio de Trabajo. |
| Ver sólo placa | El invitado tiene solo vista. |
| Placa pendiente | La invitación está pendiente. |
| Icono de información |
Haz clic para ver la siguiente información: Invitado por: La persona que invitó al invitado. Invitado el: La fecha y hora en que se invitó al invitado. Se unió el: La fecha y hora en que el invitado aceptó la invitación. |
| Columna de correo electrónico | El correo electrónico del invitado. |
| Columna de rol | Convierte a un invitado en miembro o administrador. |
| Columna de seguridad | La autenticación de dos factores está habilitada si se muestra un icono de dispositivo móvil. |
| Acceso a la columna | Las pestañas muestran los elementos del entorno de trabajo que han sido compartidos con este invitado. Haz clic en las pestañas para ver el elemento, la ubicación y el permiso otorgado. |
| Columna de permisos | Permisos individuales para invitados en cuatro características. |
| Columna Última Actividad | Cuando el invitado estuvo activo por última vez. |
| Columna de ajustes |
Para gestionar estos ajustes de invitado:
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Vea el número de invitados en su entorno de trabajo
Puedes ver el número de invitados en tu entorno de trabajo desde las pestañas de Invitados en la página de Gestión de personas.
Para acceder a las pestañas:
- En la página Gestionar personas, haz clic en la pestaña Invitados externos o Invitados internos.
- Invitados externos: Los paréntesis muestran el número de invitados externos con licencia/plazas disponibles.
- Invitados internos: El número de personas de su organización a quienes ha invitado al entorno de trabajo como invitados. Los invitados internos siempre se consideran como miembros y puedes invitar a cualquier cantidad.
Convertir rol de usuario
Cerciórate de que tienes toda la información sobre Convertir roles de usuario. Puede que se te cobre al convertir los roles de usuario, dependiendo de tu plan.
Solicitar acceso para convertirse en miembro
Esta función se encuentra actualmente en fase beta.
- Los invitados internos ven un cuadro de diálogo modal en su entorno de trabajo barra lateral que les permite solicitar una actualización a miembro.
- Cualquier persona en el entorno de trabajo con permiso para añadir miembros recibirá la solicitud en su Bandeja de entrada y correo electrónico. Para aceptar, haz clic en la solicitud.
- La persona que acepta la solicitud también puede convertir al invitado en miembro desde los ajustes de su entorno de trabajo.
- Cuando se acepta la solicitud, el invitado interno se convierte en un miembro y puede crear elementos y tener acceso completo a todos los elementos públicos.
- Las solicitudes son válidas por 14 días. Si una solicitud no es aceptada en 14 días, la solicitud se cancela. El invitado interno puede entonces enviar una nueva solicitud.
Asegúrate de tener toda la información sobre cómo actualizar un invitado interno a miembro. Puedes ser cobrado, dependiendo de tu plan.
Editar permisos para un elemento compartido
La edición de licencias desde la página Gestionar personas anulará las licencias establecido cuando se compartió el elemento.
Por ejemplo, Cory fue invitado a la carpeta del Equipo Azul con permisos solo de visualización. Luego, el líder del Equipo Azul decidió otorgar a Cory permisos para comentar. Solo Vista ya no aparece junto al nombre de Cory. Echa un vistazo a nuestro artículo Permisos en detalle para aprender más sobre cómo funcionan los permisos.
Para editar los permisos de invitado:
- En la página Gestionar personas, haz clic en la pestaña Invitados externos o Invitados internos.
- En la columna Acceso, haz clic en las pestañas de Carpetas, Listas o tareas .
No puedes abrir una pestaña que contenga cero elementos. Si no se ha compartido ningún elemento con este invitado, no podrá acceder al Espacio de trabajo. - Busca o desplázate hasta el elemento.
- Actualiza los permisos utilizando los siguientes ajustes:
- Para eliminar el acceso del invitado a todos los elementos, haz clic en Eliminar todo.
- Para eliminar el acceso del invitado al elemento seleccionado, haz clic en la X roja.
- Para cambiar los permisos del invitado para el elemento seleccionado, a la derecha del nombre del elemento, haga clic en el botón Completo, Editar, Comentar o Solo ver .
Permisos individuales para invitados
Los permisos individuales para invitados están disponibles en el plan Unlimited y superiores.
Para editar las licencias individuales de un invitado:
- En la esquina superior izquierda, haga clic en su avatar del entorno de trabajo, luego en Ajustes.
- Seleccione Personas.
- En la página de Gestión de Personas, seleccione la pestaña de Invitados Externos o Invitados Internos.
- Haz clic en los iconos Estimaciones de tiempo, Seguimiento del tiempo, Agregar/eliminar etiquetas o Crear vistas para activar o desactivar funciones.
Si un invitado tiene activados las licencias individuales, puede hacer lo siguiente:
- Las funciones de Duración Estimada y Registro del Tiempo están activadas de forma predeterminada. Si estos ajustes están desactivados, los invitados no pueden utilizarlos.
- Agrega o elimina Etiquetas en tareas y documentos.
- Crea vistas, incluyendo Documentos.
Mostrar u ocultar Campos personalizados
Puedes elegir ocultar Campos Personalizados individuales a todos los invitados de tu Espacio de Trabajo.
Permisos de rol personalizado
Los entornos de trabajo en nuestro plan Enterprise también pueden aplicar permisos de roles personalizados a los invitados.