Crea estados únicos y codificados por colores para que coincidan con tu flujo de trabajo. Ya sea que gestiones aprobaciones de activos creativos o historias de usuarios desde la ideación hasta la finalización, los estados mantienen el trabajo organizado y el progreso transparente.

Puedes crear estados a nivel de Espacio, Carpeta y Lista.

Reutiliza los estados creando plantillas de estados.

Lo que necesitarás

• Los propietarios, miembros y administradores pueden crear, editar y eliminar estados por defecto.

• Los planes Business Plus y Enterprise pueden utilizar permisos avanzados para controlar si los miembros e invitados pueden crear, editar y eliminar estados.

  • Necesitarás ambos permisos avanzados de Eliminar Elementos y Editar Estados para eliminar estados.

Tipos de estado

Hay tres grupos de estado predeterminados.

No Iniciado es un cuarto grupo de estado que se habilita mediante una ClickApp. 

Los tres grupos de estado por defecto son:

• Activo: Tareas en las que actualmente se está trabajando.
• Terminada: Tareas que están completadas, pero necesitan permanecer abiertas. Por ejemplo, todo el trabajo de ingeniería está completo en una tarea de sprint, pero los equipos de marketing y redacción técnica aún necesitan acceso a ella.
  • Las tareas en este grupo de estado no se consideran vencidas.
  • Cualquier dependencia se elimina cuando se aplica este estado.
• Cerrada: Tareas que están totalmente completadas.
  • Completo es el estado por defecto Cerrado. Puedes cambiarle el nombre, pero no el color.
  • No puedes crear estados personalizados de Cerrado.

Las tareas cerradas en vista Lista están ocultas por defecto. Puedes hacerlos visibles de la siguiente manera:

1. Haz clic en el botón de Mostrar cerradas o Ocultar cerradas , ubicado en la parte superior de la vista Lista.
   
   • Cuando el botón está activado, se resalta.
     
2. Las tareas completadas se muestran en tu Lista.
3. Haz clic en el botón Mostrar cerradas  para ocultar estas tareas de nuevo.

Para asegurar la consistencia en todo tu entorno de trabajo, se proporcionan los estados Pendiente y Completado para marcar el inicio y el fin de tus flujos de trabajo, y el color de Completado no puede cambiarse. 

Crear estados personalizados

Al crear espacios, se te pedirá que establezcas estados para las tareas que añadas allí.

Puedes practicar cómo Crear Tus Estados en la Universidad de ClickUp.

Los estados personalizados no aparecerán en el nivel de Todo. El nivel Todo solo muestra estados que existen en todos los niveles de la jerarquía.

Carpetas y Listas también pueden tener diferentes estados para sus tareas. De forma predeterminada, sus tareas siguen la jerarquía de estados:

• Las carpetas y listas creadas en un espacio heredan los estados de dicho espacio.

• Las listas heredan los estados de su carpeta.

• Las listas que no pertenecen a carpetas heredan los estados de su espacio.

  Puedes crear estados personalizados para cualquier tipo de estado excepto Cerrada.

Los colores de estado son consistentes con la ubicación donde fueron creados. Si mueves una tarea a otra Lista con diferentes colores de estado, retendrá el color de la Lista original.

Para crear estados personalizados al crear un Espacio:

1. Cuando creas un Espacio, te dirigen a la pregunta ¿Qué estados de tarea deseas? modal. Desde el cuadro de diálogo modal, selecciona Usar estados personalizados.
2. Bajo cada grupo de estado, haz clic en Agregar estado para crear nuevos estados. Utiliza el asa de arrastre a la izquierda de los estados para moverlos hacia arriba o hacia abajo.

3. Nombra el nuevo estado.

   Reordena los estados arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo usando las asas de arrastre a la izquierda.

4. Puedes usar el selector de color para cambiar el color predeterminado. Puedes hacer clic en el ícono gotero para más colores.
5. Haz clic en Guardar.

Para crear estados personalizados al crear una carpeta:

1. Cuando creas una carpeta, serás dirigido al cuadro de diálogo modal Crear Carpeta . Desde el modal, haz clic para abrir la pestaña Estados de las tareas.
   
2. Estás dirigido a la sección ¿Qué estados de tarea deseas? modal. Sigue el mismo proceso que al configurar estados para un espacio.

También puedes crear flujos de trabajo personalizados para Carpetas individuales cuando crees una Lista. 

Para crear flujos de trabajo personalizados de Carpeta:

1. Cuando creas una Lista, tienes la opción de empezar desde cero o heredar estados. Haz clic en Comenzar desde cero.
   
2. Se te dirigirá al cuadro de diálogo modal ¿Qué estados de tarea deseas?. Sigue el mismo proceso que al configurar estados para un Espacio.

Editar o eliminar estados desde la barra lateral, vista Lista y vista Tablero

Puede cambiar el nombre, el color o eliminar todos los predeterminados, personalizados y plantillas de estado.

Puedes cambiar el nombre del estado, pero no puedes cambiar el color del estado por defecto Cerrado.

Cuando elimines un estado de un Espacio, Carpeta o Lista, se te pedirá que actualices las tareas y Automatizaciones que actualmente empleen ese estado.

Para editar o eliminar estados desde la barra lateral:

1. Pasa el cursor sobre un espacio, carpeta o lista.
2. Haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .

3. Selecciona los Ajustes de Espacio, Carpeta o Lista.

4. Haz clic en estados de Lista o estados de Tarea.

5. Desde el modal de estados, selecciona Usar estado personalizado.

Los estados heredados de una Carpeta o Espacio no pueden ser editados desde este cuadro de diálogo modal. Puedes acceder a los ajustes de la Carpeta o del Espacio para actualizar sus estados o elegir utilizar estados personalizados en su lugar.

Para actualizar los ajustes de Carpeta o Espacio:

1. A la derecha del estado, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .
2. Selecciona Renombrar, Cambiar Color o Eliminar Estado.
3. Haz clic en Guardar.

Para editar o eliminar estados desde la vista Lista:

1. Desde la vista Lista, coloca el cursor sobre la columna de estado y haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .

2. Desde el menú Opciones de Grupo, selecciona Gestionar Estados.

   

3. En el modal de estados , selecciona Emplear estados personalizados.

4. A la derecha de un estado, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ....

5. Selecciona Renombrar, Cambiar Color o Eliminar Estado.

A continuación se muestran las otras selecciones en el menú de Opciones de Grupo:

• Renombrar: Cambia el nombre del grupo de estado.
• Nuevo estado: Abre un cuadro de diálogo donde puedes añadir un nuevo estado. Si estás añadiendo un nuevo estado a una Lista que hereda estados de una Carpeta, también tendrás la opción de añadir el estado a esa Carpeta.
• Seleccionar todo: Selecciona todas las tareas en la Lista que compartan el mismo estado. Abre la barra de herramientas multitarea donde puedes realizar cambios en lote a esas tareas.
• Colapsar grupo: Colapsa el grupo que comparte el mismo estado.
• Contraer todos los grupos: Colapsa todos los grupos de estado.
• Ocultar estado: Oculta ese estado en la vista Lista.

Para editar o borrar estados desde la vista de Tablón:

Asegúrate de que tu vista esté organizada por estado:

1. En la Barra de Vistas, haz clic en Grupo y selecciona Estado.  
2. Coloca el cursor en una columna de estado y haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .
   
3. Desde el menú desplegable, selecciona una de estas opciones de estado:

• Renombrar estado: Cambia el nombre del estado.
• Solo disponible cuando estás viendo un tablero donde las tareas tienen todos los mismos estados.
• Editar estados: Realiza cambios en los estados de la Lista que estás viendo.
• Solo disponible cuando estás viendo un tablero donde las tareas tienen todos los mismos estados.
• Archivar todas las tareas en esta columna: Archivar una tarea la oculta de la vista pero te permite restaurarla en cualquier momento. Todas las tareas se conservan y aún pueden buscarse.
• Colapsar esta columna: Colapsa la columna y la fija al lado de la vista.
• Seleccionar todo: Selecciona todas las tareas en la Lista que compartan el mismo estado. Abre la barra de herramientas multitarea donde puedes realizar cambios en lote a esas tareas.

Ver todos los estados del espacio

Propietarios y administradores pueden ver todos los estados del Espacio en sus ajustes.

Para ver todos los estados del Espacio:

1. En la esquina superior izquierda, haz clic en tu avatar del entorno de trabajo.
2. Seleccione Ajustes.
3. Desde la barra lateral, haz clic en Espacios.
   

Reordenar estados

Para ajustar el orden de tus estados:

1. En la barra lateral, coloca el cursor sobre el Espacio, Carpeta o Lista.

2. Haz clic en el icono de puntos suspensivos ... .

3. Selecciona los Ajustes de Espacio, Carpeta o Lista.

4. Haz clic en estados de Lista o estados de Tarea.

5. Desde el cuadro de diálogo modal de estados , haz clic en la manija de arrastre a la izquierda del estado para moverlo.