Die Hierarchie von ClickUp ermöglicht es Ihnen, den Workspace Ihres PMO-Teams effizient zu organisieren, das Wechseln des Kontexts zu reduzieren und schnell Informationen zu finden.
Im Folgenden findest du Best Practices zur Workspace Hierarchie für PMO Teams.
Organisieren Sie Ihren PMO-Space
Wir empfehlen, dass alle Mitglieder des PMO-Teams in demselben PMO Space arbeiten. Sie können ClickApps aktivieren, um Ihren Space anzupassen, und auch filtern, sortieren, gruppieren und Ansichten speichern für weitere Anpassungen.
Organisieren Sie Ihre PMO-Ordner
Im PMO-Space gibt es verschiedene Arten von Ordnern, die für Ihr Team nützlich sein könnten. Sie können je nach Größe und Umfang der Projekte, die Ihr PMO-Team verwaltet, eine, alle oder eine Kombination dieser Ordner verwenden. Sie können innerhalb Ihrer Ordner filtern, sortieren, gruppieren und Ansichten speichern, um zusätzliche Anpassungen vorzunehmen.
| Ordner | Beschreibung |
| Phasenprojekte | Erstellen Sie einen Ordner für phasenweise Projekte für jedes phasenweise Projekt oder Programm, an dem Ihr Team arbeitet. Dies ist ideal für komplexe Wasserfallprojekte, da Ansichten auf Ordnerebene Sichtbarkeit über alle Phasen hinweg bieten. Jedes Projekt sollte einen Ordner haben, und jeder Schritt eines Projekts sollte seine eigene Liste haben. Mit dieser Einrichtung können Projektteammitglieder sich auf Aufgaben in einer einzigen Liste konzentrieren, abhängig von der Phase des Projekts. |
| Abteilungsübergreifende Projekte | Erstellen Sie einen Ordner für funktionsübergreifende Projekte für jedes Projekt oder Programm, das eine bereichsübergreifende oder funktionsübergreifende Zusammenarbeit erfordert. Jedes Projekt sollte einen Ordner haben, und jede beteiligte Abteilung sollte ihre eigene Liste haben. Mit dieser Einrichtung können Mitarbeiter sich auf Aufgaben in einer einzigen Liste konzentrieren, abhängig von ihrer Abteilung. Erstellen Sie auf der Ordner-Ebene eine Gantt-Ansicht, um Abhängigkeiten zu sehen und Projekte zu planen. Ansichten auf der Ordner-Ebene bieten Sichtbarkeit über alle Abteilungen und Funktionen hinweg. |
| Einfache Projekte | Erstellen Sie einen einfachen Projekte-Ordner, um alle Ihre kleineren Projekte an einem Ort zu speichern. Jedes Projekt sollte eine Liste in diesem Ordner haben. |
| Portfolio | Erstellen Sie einen Portfolio-Ordner für die Führungsebene, um alle Ihre Projekte an einem Ort zu verfolgen und zu priorisieren. Wir empfehlen die Einrichtung einer PMO-Roadmap und einer Projektgesundheits -Liste in diesem Ordner. Diese Listen werden im nächsten Abschnitt behandelt. Verwenden Sie Aufgaben in mehreren Listen, damit Aufgaben sowohl in ihren Projektlisten als auch in Portfoliolisten existieren können. |
| Vorlagen | Vorlagen ermöglichen es Ihnen, häufig genutzte Arbeitsabläufe mit wenigen Klicks neu zu erstellen. Wir empfehlen, einen separaten Ordner für all Ihre Vorlagen zu erstellen, um zu verhindern, dass Änderungen daran vorgenommen werden. |
Organisieren Sie Ihre PMO-Listen
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Listen für das Projektmanagementbüro zu organisieren. Nachfolgend haben wir unsere bevorzugten Empfehlungen aufgeführt. Sie können innerhalb Ihrer Listen Ansichten filtern, sortieren, gruppieren und speichern, um zusätzliche Anpassungen vorzunehmen.
Programmmanagement-Listen
Wir empfehlen die Erstellung einer Programmverwaltungs -Liste für jeden Projektordner, um Verwaltungsaufgaben zusammenzufassen. Erstelle eine wiederholende Aufgabe zum Statusbericht für den Projektmanager, um jede Woche wichtige Aktualisierungen zu übermitteln.
Phasenweise Projektlisten
Wir empfehlen, für jede Phase Ihres Projekts eine Liste zu erstellen. Zum Beispiel könnte ein Wasserfallprojekt vier verschiedene Phasen haben, was vier Listen entspricht. Projektmanager können Listen- und Boardansichten verwenden, die nach Aufgabenstatus gefiltert sind, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten synchronisiert und im Zeitplan bleiben. Sie können eine Gantt-Ansicht auf der Ordner-Ebene verwenden, um alle Projektphasen in einer Ansicht zu sehen. Die Gantt-Ansicht ermöglicht es Ihnen auch, schnell Abhängigkeiten und Meilensteine von Aufgaben zu identifizieren.
Abteilungsübergreifende Projektlisten
Wir empfehlen, für jede Abteilung in Ihrer Organisation eine Liste zu erstellen. Allein ist jede Liste eine einfache Aufgabenliste. In Kombination mit anderen Listen der Abteilung im Ordner können Sie Ansichten einrichten, um die gesamte Arbeit aller Teams an einem Ort zu sehen. Dies erleichtert die Identifizierung von Aufgabenabhängigkeiten und Blockierungen.
Einfache Projektlisten
Wir empfehlen, für jedes Projekt eine Liste zu erstellen. Gruppieren Sie Aufgaben nach Mitarbeiter, Status, Benutzerdefinierten Feldern und mehr, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte ihre Fristen einhalten. Speichern Sie Gruppierungsänderungen als neue Ansichten, um jederzeit darauf zurückzukommen.
Portfolioliste
Wir empfehlen, die folgenden Listen für deinen Portfolio Ordner zu erstellen:
| PMO-Roadmap | Erstellen Sie eine PMO-Roadmap -Liste, um alle Projekte in Ihrem Portfolio zu verfolgen, einschließlich neuer Projektanfragen. Sie können Formulare verwenden, um den Aufnahmeprozess zu automatisieren und benutzerdefinierte Felder zur Organisation wichtiger Projektdetails, Erfolgsmetriken und mehr. |
| Projektgesundheit | Erstellen Sie eine Projektgesundheit -Liste, um laufende Projektupdates hervorzuheben. Sowohl Führungskräfte als auch einzelne Mitwirkende können diese Liste nutzen, um den Gesamtfortschritt und strategische nächste Schritte zu sehen. Verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder und Tags, um verschiedene Arten von Aufgaben zu identifizieren und zu organisieren. |
Organisieren Sie Ihre PMO-Aufgaben
Ob Sie eine Projektmanagement-Liste oder Aufgabe verwenden, empfehlen wir das Erstellen von wiederholenden Statusbericht -Aufgaben in Ihrer Projektstatus-Liste.
Stellen Sie sicher, dass die ClickApp „Aufgaben in mehreren Listen“ aktiviert ist und erstellen Sie eine Automatisierung auf Space-Ebene. Dies ermöglicht Ihnen, automatisch Aufgaben zur Projektgesundheitsliste hinzuzufügen, wenn ihr benutzerdefiniertes Feld auf Statusbericht geändert wird. Lesen Sie mehr über die benutzerdefinierten Felder, die wir für PMO empfehlen und Automatisierungen, die wir für PMO empfehlen.
Anstatt separate Statusberichte zu erstellen und zu pflegen, aktualisiert der technische Programmmanager die wiederholenden Aufgaben, indem er wöchentlich einen Kommentar mit dem Status abgibt.
Kommuniziere Aktualisierungen des Statusberichts an Stakeholder, indem du Beobachter der Aufgabe erwähnst oder die Aufgabe per E.Mail an Personen außerhalb von ClickUp weiterleitest.
Interessierte Stakeholder können als Beobachter hinzugefügt werden, um wöchentliche Updates zu erhalten, und Teammitglieder können Kommentare und @Erwähnungen zur Zusammenarbeit nutzen.
Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld für Kommentare zu Ihrem Projektstatus in der Listenansicht hinzu, damit Personen den aktuellen und vorherigen Status sehen können, ohne die Aufgabe öffnen zu müssen.