Lade Kurzzeitbeschäftigte wie Auftragnehmer oder Freiberufler als Gäste ein. Die Gastrolle eignet sich ideal für Personen, die den vollständigen Kontext Ihrer Organisation nicht benötigen.
Gäste können nicht in einen Space eingeladen werden. Stattdessen laden Sie Gäste ein, mit spezifischen Elementen oder Orten zu arbeiten, wie einzelnen Aufgaben, Listen oder Dokumenten.
Eigentümer und Administratoren können einzelnen Gästen die Nutzung bestimmter Features erlauben oder diese einschränken. Zum Beispiel können Sie einem Auftragnehmer Zugang zur Zeiterfassung geben, damit er die gearbeiteten Stunden aufzeichnen kann.
Was du wissen musst
- Alle ClickUp-Pläne umfassen eine unbegrenzte Zahl an Gästen, die nur über Lesezugriff verfügen.
- Jeder kostenpflichtige Plan umfasst eine bestimmte Anzahl an berechtigungsgesteuerten Gastplätzen.
- Gäste können keine Gäste einladen.
- Einzelne Gastberechtigungen sind im Unlimited-Plan und höher verfügbar.
Interne und externe Gäste
Bei kostenpflichtigen Plänen gibt es zwei Arten von Gästen, interne und externe. Gasttyp und Preisgestaltung werden wie folgt bestimmt:
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Externe Gäste: Externe Gäste sind Personen, die nicht zu deiner Organisation gehören, wie Partner und Auftragnehmer.
Die Kosten für deren Einladung werden gemäß Ihres Verhältnisses von gästegesteuerten zu vollständigen Mitgliedern berechnet. Das Einladen von Gästen, die nur eine externe Ansicht haben, ist kostenlos. -
Interne Gäste: Personen aus deiner Organisation.
Das Einladen interner Gäste kostet genauso viel wie das Hinzufügen eines Mitglieds zu deinem Workspace.
Die beiden Gästetypen basieren auf mehreren Aspekten, darunter SSO-Authentifizierung und E-Mail-Domäne.
Free Forever-Pläne können eine unbegrenzte Anzahl von Gästen mit vollständigen Berechtigungen einladen.
Einladen von Gästen in deinen Workspace
Eigentümer, Administratoren und Mitglieder eines Workspaces können Gäste einladen, indem sie ein Element mit ihnen teilen.
Legen Sie Gastberechtigungen für dieses Element fest
Bei bezahlten Plänen, wenn Sie einen Gast einladen, legen Sie einen von vier Berechtigungstypen für diesen Artikel fest. Gäste können unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Elemente haben.
Im Free Forever-Plan können Gäste nur die vollständige Berechtigung haben.
Standardzugriff und -berechtigungen für Gäste
Es gibt standardmäßige Zugriffe und Berechtigungen für Gäste, die nicht bearbeitet werden können.
Die folgende Tabelle zeigt, was Gäste standardmäßig in Ihrem Workspace zugreifen können und was nicht:
| Gäste können | Gäste können nicht |
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Zugriff und Berechtigungen mit ClickApps
Der Zugriff auf ClickApp und Berechtigungen variieren je nach ClickApp. Lesen Sie unseren Artikel Einführung in ClickApps für weitere Informationen.
Identifizieren Sie die Gäste in Ihrem Workspace
Gäste sind leicht an den orangefarbenen Quadraten in der oberen rechten Ecke ihrer Avatare zu erkennen.
Verwalten von Gästen
Infos und Einstellungen zu Gästen und Mitgliedern findest du auf der Seite Personen verwalten. Sie müssen Eigentümer oder Administrator sein, um Gäste verwalten zu können.
Um die Seite "Personen verwalten" zu öffnen:
- Klicke auf deinen Workspace-Avatar.
- Wählen Sie Benutzer verwalten.
- Auf der Seite Personen verwalten klicken Sie auf den Tab Externe Gäste oder Interne Gäste .
Sehen und verwalten Sie die folgenden Gästeinformationen:
| Einstellung | Funktion |
| Registerkarten für externe und interne Gäste | Die Anzahl der externen und internen Gäste in deinem Workspace anzeigen. |
| Ansicht Nur-Badge | Der Gast ist nur in der Ansicht. |
| Anhängiges Abzeichen | Die Einladung steht noch aus. |
| Info-Symbol |
Klicke, um die folgenden Infos zu sehen: Eingeladen von: Die Person, die den Gast eingeladen hat. Eingeladen am: Datum und Uhrzeit der Einladung des Gastes. Beitrittsdatum: Das Datum und die Uhrzeit, zu der der Gast die Einladung angenommen hat. |
| E-Mail-Spalte | Die E.Mail des Gastes. |
| Rollenspalte | Konvertieren Sie einen Gast in ein Mitglied oder Administrator. |
| Spalte "Sicherheit | Zweistufige Authentifizierung ist aktiviert, wenn ein Mobilgerät -Symbol angezeigt wird. |
| Zugriff auf Spalte | Tabs zeigen Workspace-Elemente, die mit diesem Gast geteilt wurden. Klicken Sie auf die Registerkarten, um das Element, den Ort und die erteilte Berechtigung zu sehen. |
| Spalte für Berechtigungen | Individuelle Gastberechtigungen für vier Funktionen. |
| Spalte "Zuletzt aktiv" | Wann der Gast zuletzt aktiv war. |
| Einstellungsspalte |
Um diese Gast-Einstellungen zu verwalten:
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Die Anzahl der Gäste in deinem Workspace anzeigen
Du kannst die Anzahl der Gäste in deinem Workspace auf der Seite zum Verwalten von Benutzern unter der Registerkarte Gäste sehen.
So greifst du auf die Registerkarten zu:
- Klicke auf der Seite zum Verwalten von Benutzern auf die Registerkarte Externe Gäste oder Interne Gäste.
- Externe Gäste: Die Klammern zeigen die Anzahl der externen Gäste mit kontrollierten Berechtigungen/verfügbaren Plätzen.
- Interne Gäste: Die Anzahl der Personen aus Ihrer Organisation, die Sie als Gäste zum Workspace eingeladen haben. Interne Gäste werden immer als Mitglieder berechnet und Sie können beliebig viele einladen.
Benutzerrolle konvertieren
Stelle sicher, dass du alle Informationen über Konvertieren von Benutzerrollen hast. Es können Ihnen Kosten entstehen, wenn Sie Benutzerrollen ändern, abhängig von Ihrem Plan.
Beantragen Sie Zugang, um Mitglied zu werden
Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase.
- Interne Gäste sehen in ihrer Workspace Seitenleiste ein modales Fenster, das es ihnen ermöglicht, eine Anfrage zu stellen, um zu einem Mitglied hochgestuft zu werden.
- Jeder im Workspace mit Berechtigung, Mitglieder hinzuzufügen, erhält die Anfrage in seinem Posteingang und per E-Mail. Um die Anfrage zu akzeptieren, klicken Sie auf die Anfrage.
- Die Person, die die Anfrage annimmt, kann auch den Gast zum Mitglied konvertieren über die Einstellungen ihres Workspaces.
- Wenn die Anfrage akzeptiert wird, wird der interne Gast zum Mitglied und kann Elemente erstellen und hat vollen Zugriff auf alle öffentlichen Elemente.
- Anfragen sind 14 Tage lang gültig. Wird eine Anfrage nicht innerhalb von 14 Tagen akzeptiert, wird sie storniert. Der interne Gast kann dann eine neue Anfrage stellen.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen darüber haben, wie Sie einen internen Gast zum Mitglied hochstufen. Je nach Ihrem Plan können Ihnen Kosten entstehen.
Berechtigungen für die Bearbeitung eines freigegebenen Elements bearbeiten
Bearbeitungsberechtigungen von der Seite „Personen verwalten“ überschreiben die Berechtigungen, die beim Teilen des Elements festgelegt wurden.
Zum Beispiel wurde Cory zum Ordner des Blauen Teams eingeladen, jedoch nur mit Leseberechtigungen. Dann entschied der Leiter des Blue Teams, Cory Kommentarberechtigungen zu geben. Nur-Ansicht wird nicht mehr neben Corys Namen angezeigt. Lesen Sie unseren Artikel Berechtigungen im Detail, um mehr über die Funktionsweise von Berechtigungen zu erfahren.
Um Gastberechtigungen zu bearbeiten:
- Klicke auf der Seite zum Verwalten von Benutzern auf die Registerkarte Externe Gäste oder Interne Gäste.
- In der Spalte Zugriff klicken Sie auf die Registerkarte Ordner, Listen oder Aufgaben .
Sie können keinen Tab öffnen, der keine Elemente enthält. Wenn keine Elemente mit diesem Gast geteilt wurden, kann er nicht auf den Workspace zugreifen. - Suche das Element oder scrolle, bis du fündig wirst.
- Aktualisiere die Berechtigungen mit den folgenden Einstellungen:
- Um einem Gast den Zugriff auf alle Elemente zu entziehen, klicken Sie auf Alle entfernen.
- Um einem Gast den Zugriff auf das ausgewählte Element zu entziehen, klicken Sie auf das rote X.
- Um die Berechtigungen des Gastes für das ausgewählte Element zu ändern, klicken Sie rechts vom Elementnamen auf die Schaltfläche Voll, Bearbeiten, Kommentieren oder Nur ansehen .
Individuelle Gastberechtigungen
Einzelne Gastberechtigungen sind im Unlimited-Plan und höher verfügbar.
Um die individuellen Berechtigungen eines Gastes zu bearbeiten:
- Klicke in der oberen linken Ecke auf deinen Workspace-Avatar und dann auf Einstellungen.
- Wähle Personen.
- Auf der Seite "Personen verwalten" wähle den Tab Externe Gäste oder Interne Gäste .
- Klicke auf die Symbole Zeitschätzung, Zeiterfassung, Tags hinzufügen/entfernen oder Ansichten erstellen, um die entsprechenden Features zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Wenn ein Gast individuelle Berechtigungen aktiviert hat, kann er Folgendes tun:
- Zeitschätzungen und Zeiterfassung sind standardmäßig aktiviert. Wenn diese Einstellungen deaktiviert sind, können Gäste sie nicht verwenden.
- Tags zu Aufgaben und Dokumenten hinzufügen oder entfernen.
- Erstelle Ansichten, einschließlich Docs.
Benutzerdefinierte Felder anzeigen oder ausblenden
Sie können wählen, ob Sie einzelne benutzerdefinierte Felder für alle Gäste in Ihrem Workspace ausblenden möchten.
Benutzerdefinierte Rollenberechtigungen
Workspaces in unserem Enterprise-Plan können auch benutzerdefinierte Rollenberechtigungen auf Gäste anwenden.