Wiederkehrende Aufgaben erstellen

Eliminieren Sie Verwaltungsarbeit bei wiederholbaren Elementen wie wöchentlichen Berichten, Team-Meeting-Agendas und Updates für Kunden oder Klienten mit wiederkehrenden Aufgaben.

Was du wissen musst

  • Wiederholende Aufgaben sind bei jedem ClickUp-Plan verfügbar. 
  • Jeder, einschließlich Gäste, kann wiederkehrende Aufgaben erstellen.

Erstelle eine wiederkehrende Aufgabe

Sie können Aufgaben so einstellen, dass sie in regelmäßigen Abständen wiederkehren.

Je nachdem, welche Optionen du auswählst, sind einige der folgenden Einstellungen nicht verfügbar.  Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, an dem der Zyklus der Wiederholung stattfindet, nicht das endgültige Enddatum der Aufgabe.

Um eine wiederholende Aufgabe zu erstellen:

  1. Klicke bei einer geöffneten Aufgabe im Feld Daten über der Bezeichnung der Aufgabe auf Leeren.
    • Wenn bereits ein Fälligkeitsdatum eingestellt ist, klicke stattdessen auf das Fälligkeitsdatum.
  2. Klicken Sie unten links im modalen Fenster auf Wiederkehrend einstellen. 
  3. Wählen Sie ein Datum im Kalender aus oder geben Sie es in das Feld Fälligkeitsdatum ein. Sie können Fälligkeitsdaten mit natürlicher Sprache festlegen. 

    Sie können ein Startdatum für Ihre wiederkehrende Aufgabe im Feld Startdatum festlegen. Das Startdatum wird immer die gleiche Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum wiederkehren. Sie können auch eine Zeit für die Erstellung der wiederkehrenden Aufgabe im Feld Zeit hinzufügen festlegen. 

  4. Wählen Sie Ihren Wiederholungsplan:
    • Täglich: Wird jeden Tag wiederholt, mit der Option, die Wochenenden auszulassen.
    • Wöchentlich: Wiederholt sich einmal pro Woche am von Ihnen gewählten Tag.
    • Monatlich: Wählen Sie Denselben Tag jeden Monat, Ersten Tag des Monats, Letzten Tag des Monats oder den Standardtag des Monats. Zum Beispiel haben Sie den zweiten Mittwoch im Juli als Ihr Fälligkeitsdatum festgelegt. Der Tag des Monats wird standardmäßig auf Zweiten Mittwoch gesetzt. Wählen Sie diese Option und alle Aufgaben werden am zweiten Mittwoch jedes Monats wiederholt.
    • Jährlich: Wiederholt sich einmal im Jahr am von Ihnen gewählten Tag.
    • Tage danach: Wiederholt sich eine bestimmte Anzahl von Tagen, nachdem die Aufgabe als erledigt markiert wurde. Wenn das Fälligkeitsdatum aktualisiert wird, wird sofort eine neue wiederkehrende Aufgabe erstellt. 
    • Benutzerdefiniert: Geben Sie an, ob die Aufgabe alle paar Tage, an ausgewählten Tagen in der Woche, in ausgewählten Wochen des Monats oder an ausgewählten Tagen des Jahres wiederholt werden soll.
  5. Wählen Sie, wann die Aufgabe wiederholt werden soll:
    • Bei Abschluss: Die Aufgabe wird wiederholt, wenn sie in den Status geschlossen wechselt. Diese Option zeigt den Namen des geschlossenen Status der Heimatliste der Aufgabe an.
    • Wenn erledigt: Die Aufgabe wird wiederholt, wenn sie in einen erledigten Status verschoben wird oder wenn die Aufgabe geschlossen wird. 
    • Im Zeitplan: Die Aufgabe wird wiederholt, wenn sie sich in den Status "nicht gestartet" oder "aktiv" befindet.
      • Aufgaben wiederholen sich um 23:00 Uhr in der Zeitzone des Benutzers, der die wiederkehrenden Einstellungen vorgenommen hat.
      • Aufgaben, die nach Zeitplan wiederkehrend eingestellt sind und als Erledigt oder Geschlossen markiert wurden, bevor sie wiederkehren sollen, werden sofort wiederholt.
  6. Wähle eine der folgenden Optionen:
    • Wochenenden überspringen: Die wiederholende Aufgabe wird nicht am Wochenende geplant.
    • **Neue Aufgabe erstellen:** 
      • Nicht ausgewählt: Bei einer Wiederholung wird keine neue Aufgabe erstellt, und die aktuelle sowie abgeschlossene Aktivität, Unteraufgaben, Checklisten und zugewiesene Kommentare werden in der Aufgabe beibehalten.
      • Ausgewählt: Die wiederkehrende Aufgabe wird als neue Aufgabe in Ihrem Workspace dupliziert. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie, welche Informationen aus der ursprünglichen Aufgabe in der wiederholenden Aufgabe enthalten sein sollen: 
          • Alles einschließen
          • Beschreibung
          • Anhänge
          • Kommentaranhänge 
          • Unteraufgaben
          • Datumsangaben von Unteraufgaben neu zuordnen
          • Mitarbeiter
          • Zuweisungen für Unteraufgaben
          • Beobachter
          • Tags
          • Checklisten
          • Benutzerdefinierte Felder
          • Kommentare
          • Aktivität
          • Nur zugewiesene Kommentare
    • Unbegrenzt wiederholen: Wählen Sie die Dauer, wie lange die Aufgabe wiederholt wird.
      • Ausgewählt: Die Wiederholung wird auf unbestimmte Zeit fortgesetzt. 
      • Nicht ausgewählt: Abwählen und aus dem Dropdown-Menü auswählen:
        • Wiederholen: Legen Sie fest, wie oft diese Aufgabe wiederholt wird.
        • Endet am: Legen Sie ein Enddatum für die Wiederholung fest.
    • Status aktualisieren auf: Wird angezeigt, wenn die Aufgabe planmäßig wiederkehrt. Wählen Sie einen Status für die neue wiederkehrende Aufgabe aus. 
  7. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre wiederkehrende Aufgabe zu erstellen.

Wiederholende Aufgaben werden nicht rückwirkend zu vergangenen Daten hinzugefügt.

Eine wiederholende Aufgabe manuell stoppen 

Wenn Sie verhindern müssen, dass eine Aufgabe vor dem geplanten Zeitpunkt wiederholt wird, können Sie sie manuell beenden. 

Um eine wiederkehrende Aufgabe manuell zu stoppen:

  1. Klicke bei einer geöffneten Aufgabe im Feld Daten über der Bezeichnung der Aufgabe auf Leeren.
    • Wenn bereits ein Fälligkeitsdatum eingestellt ist, klicke stattdessen auf das Fälligkeitsdatum.
  2. Klicken Sie unten links im modalen Fenster auf Wiederkehrend einstellen. 
  3. Gib das heutige Datum in das Feld Fälligkeitsdatum ein.
  4. Unter dem Dropdown-Menü für Wiederholungen finden Sie ein Dropdown-Menü, das Bei Abschluss, Bei Erledigung oder Nach Zeitplan lautet. Um die Wiederholung der Aufgabe zu stoppen, können Sie:
    • Wählen Sie Wenn abgeschlossen, und verschieben Sie Ihre Aufgabe in einen geschlossenen Status. 
    • Wählen Sie Wenn erledigt, dann verschieben Sie Ihre Aufgabe in einen erledigten Status. 
    • Wählen Sie Nach Zeitplan. Ihre Aufgabe wird sich nicht wiederholen.   

Alle wiederholenden Aufgaben anzeigen

Um alle wiederkehrenden Aufgaben in Ihrem Workspace anzuzeigen. Sie können die Übersicht über wiederkehrende Aufgaben verwenden. 

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Es gibt zwei Möglichkeiten, die Übersicht über wiederkehrende Aufgaben zu öffnen. 

Über die Schaltfläche Automatisierungen: 

  1. Klicken Sie oben rechts auf Automatisierungen
  2. Klicken Sie auf den Wiederholende -Tab. 

Aus dem Menü für wiederkehrende Aufgaben: 

  1. Öffnen Sie eine Aufgabe und klicken Sie oberhalb der Aufgabenbeschreibung im Feld "Daten" auf Leeren
    • Wenn bereits ein Fälligkeitsdatum eingestellt ist, klicke stattdessen auf das Fälligkeitsdatum.
  2. Klicken Sie unten links im modales Fenster auf Wiederholung einstellen.
  3. Wähle das Symbol für die Übersicht der Wiederholenden Aufgaben oben im modalen Fenster aus. 

Wiederkehrende Aufgaben und Automatisierungen

Wiederkehrende Aufgaben, die mit Aufgabenvorlagen erstellt wurden, können nicht als Auslöser für Automatisierungen verwendet werden. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie eine Automatisierung mit dem Aufgabe erstellt Auslöser und Vorlage anwenden Aktion erstellen, die Automatisierung nicht durch Aufgaben auslösen können, die über wiederkehrende Einstellungen erstellt wurden.

Screenshot einer Automatisierung, die eine Vorlage anwendet.

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